Jak wystawić fakturę

W tym artykule wystawisz fakturę krok po kroku: od wybrania typu dokumentu, przez nabywcę i pozycje, po płatność i pobranie PDF. Podczas tworzenia dokumentu korzystaj z podglądu, aby mieć pewność, że dane na dokumencie wyglądają tak, jak chcesz.

Otwórz formularz

1. Wybierz typ dokumentu

W polu "Typ dokumentu" wybierz "Faktura VAT" (lub inny typ z listy). Faktura VAT to podstawowy typ zgodny z KSeF. Przegląd wszystkich typów znajdziesz w artykule Wystawianie dokumentów.

2. Numer dokumentu

Pole "Symbol" i numer uzupełniają się automatycznie, jeżeli masz włączone automatyczne numerowanie. Ikona koła zębatego obok numeru otwiera ustawienia formatu numeracji. Więcej w artykule Autouzupełnianie.

3. Daty i miejsce wystawienia

Ustaw datę wystawienia, datę sprzedaży oraz miejsce wystawienia. Zamiast pojedynczej daty sprzedaży możesz włączyć zakres dat. Miejsce wystawienia trafia też do KSeF. Formularz od razu sprawdza, czy daty się nie wykluczają, zobacz Sprawdzanie dat na fakturze.

Przy usługach budowlanych, mediach, najmie, dzierżawie, leasingu, ochronie i stałej obsłudze prawnej lub biurowej ustaw też pole "Obowiązek podatkowy". Opisuje to artykuł Obowiązek podatkowy z datą wystawienia faktury.

W przypadku faktury w walucie obcej wybierz walutę. Kurs przeliczeniowy podpowiada się automatycznie według kursu NBP. Kurs pochodzi z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego, zwykle przed datą sprzedaży, a pod polem kursu widzisz dzień i numer tabeli NBP. Szczegóły w artykule Kurs waluty na fakturze.

4. Wybierz nabywcę

1. Kliknij pole nabywcy i zacznij wpisywać nazwę lub NIP. Kontrahenci z Twojej bazy podpowiedzą się automatycznie.
2. Jeżeli kontrahenta nie ma w bazie, dodaj go: wpisz NIP i pobierz dane z bazy GUS albo wprowadź je ręcznie. Więcej w artykule Jak dodać kontrahenta.

Jeżeli dokument ma zawierać odbiorcę (podmiot inny niż nabywca, na przykład jednostkę podrzędną JST), użyj przycisku "Dodaj odbiorcę". Więcej w artykułach Faktura dla JST i Faktura do paragonu.

5. Dodaj pozycje

1. Dodaj pozycję i wprowadź nazwę. Produkty z Twojej bazy podpowiedzą się automatycznie.
2. Wybierz jednostkę miary, ilość, cenę oraz stawkę VAT.
3. Jeżeli masz włączone kody GTU lub PKWiU, wybierz je przy pozycji.

6. Adnotacje

W sekcji "Adnotacje" zaznaczysz mechanizm podzielonej płatności, procedurę marży, zwolnienie z VAT lub samofakturowanie. Szczegóły w artykule Adnotacje na fakturze. Adnotacje mogą też uzupełniać się automatycznie, zobacz Automatyczne adnotacje.

7. Płatność

W sekcji płatności ustaw:

• "Status płatności": "Do zapłaty" lub "Zapłacono". Przy statusie "Do zapłaty" wybierz termin zapłaty, przy "Zapłacono" datę otrzymania zapłaty.
• "Sposób płatności": na przykład przelew lub gotówka.
• Numer konta bankowego: przy przelewie wybierz konto z listy swoich kont bankowych. Możesz dodać więcej niż jedno konto, na przykład w różnych walutach.

Przy statusie "Do zapłaty" pod terminem zapłaty dodasz "Termin opisowy", na przykład 14 dni od doręczenia faktury, albo "Płatność w ratach" (przycisk "Rozłóż na raty" dzieli kwotę na równe raty). Obie opcje włączysz w ustawieniach, w Autouzupełnianiu, w sekcji "Raty i termin opisowy". Opisuje to artykuł Płatność w ratach i termin opisowy.

Status "Zapłacono" oznacza zapłatę otrzymaną najpóźniej w dniu wystawienia faktury, więc data otrzymania zapłaty nie może być późniejsza niż data wystawienia. Gdy pieniądze wpłyną później, wybierz "Do zapłaty", a po wpłacie oznacz fakturę jako zapłaconą.

8. Utwórz dokument

Sprawdź podgląd i kliknij przycisk "Utwórz dokument". Z podglądu dokumentu możesz następnie:

• pobrać PDF ("Pobierz PDF"),
• wysłać dokument e-mailem,
• wysłać fakturę do KSeF ("Wystaw i wyślij do KSeF").

Wskazówki

• Opcja "Wystaw podobny" na liście dokumentów tworzy nowy dokument z danymi przepisanymi z istniejącego. To najszybszy sposób na powtarzalne faktury.
• Nowy dokument trafia do grupy "Szkice". Po przekazaniu kontrahentowi oznacz go jako wystawiony.