Sprawdzanie dat na fakturze

Fakturnia sprawdza, czy daty na dokumencie się nie wykluczają i czy zgadzają się z ustawą o VAT. Te same zasady działają w przeglądarce, w aplikacji mobilnej, w REST API i u asystenta AI, więc dokument ze sprzecznymi datami nie zapisze się żadną drogą.

Komunikaty są dwóch rodzajów:

• błąd (czerwony): dokumentu nie zapiszesz, dopóki nie poprawisz dat,
• ostrzeżenie (żółte): dokument zapiszesz, ale sprawdź, czy tak ma być.

Komunikaty i co oznaczają

Okres sprzedaży

"Początek okresu sprzedaży nie może być późniejszy niż jego koniec."

Błąd. W zakresie dat sprzedaży data "Od" jest późniejsza niż data "Do". Popraw jedną z nich.

Sprzedaż ponad 60 dni po wystawieniu

"Fakturę można wystawić najwcześniej 60 dni przed dostawą lub wykonaniem usługi (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT)."

Błąd. Data sprzedaży wypada ponad 60 dni po dacie wystawienia, a ustawa nie pozwala wystawić faktury tak wcześnie. Wyjątkiem są usługi rozliczane w okresach, na przykład najem, media czy abonament: faktura może być wcześniejsza, jeżeli podaje okres, którego dotyczy (art. 106i ust. 8). Włącz wtedy zakres dat sprzedaży, a komunikat zniknie.

Termin płatności przed datą wystawienia

"Termin płatności jest wcześniejszy niż data wystawienia. Sprawdź, czy tak ma być."

Ostrzeżenie. Faktura wystawiona z opóźnieniem może mieć termin płatności, który już minął, dlatego dokument zapiszesz. Sprawdź jednak, czy to nie pomyłka w dacie.

Data zapłaty po dacie wystawienia

"Data zapłaty nie może być późniejsza niż data wystawienia. Gdy zapłata wpłynie po wystawieniu, wybierz status Do zapłaty i oznacz wpłatę po jej otrzymaniu."

Błąd. Faktura ma status "Zapłacono", a data otrzymania zapłaty jest późniejsza niż data wystawienia. Status "Zapłacono" opisuje zapłatę otrzymaną do dnia wystawienia faktury i tak trafia do KSeF. Gdy pieniądze wpłyną później, ustaw "Do zapłaty", a po wpłacie oznacz fakturę jako zapłaconą.

Gdy data zapłaty jest równa dacie wystawienia, zmiana daty wystawienia przesuwa także datę zapłaty.

Korekta wcześniejsza niż faktura korygowana

"Korekta nie może mieć daty wystawienia wcześniejszej niż faktura, którą koryguje."

Błąd. Data wystawienia korekty jest wcześniejsza niż data wystawienia faktury korygowanej. Zmień datę korekty.

Korekta bez daty skutku

"Podaj datę, od której korekta działa. Bez niej raport VAT zostawi korektę w miesiącu jej wystawienia."

Ostrzeżenie. Na korekcie wybrano ręcznie skutek "W innym miesiącu", ale pole "Data skutku korekty" jest puste. Opisuje to artykuł Jak wystawić fakturę korygującą.

Raty i wpłaty zaliczki

Komunikaty o ratach opisuje artykuł Płatność w ratach i termin opisowy, a o kilku wpłatach na fakturze zaliczkowej artykuł Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa.

Nazwa daty sprzedaży na fakturze KSeF

Na fakturze, która trafia do KSeF, data sprzedaży trafia do KSeF jako data dostawy towaru lub wykonania usługi. Dlatego jako jej nazwę wybierzesz tylko taką, która opisuje dostawę: "Data sprzedaży", "Data wykonania usługi", "Data dokonania dostawy towarów", "Data zakończenia dostawy towarów", "Data zakończenia świadczenia usług", "Data otrzymania towaru" albo "Data wydania towaru".

Nazwy takie jak "Termin ważności oferty", "Termin realizacji zamówienia" czy "Data otrzymania zaliczki" zostają na proformie, zamówieniu i dokumentach spoza KSeF. Gdy zmienisz typ dokumentu na fakturę KSeF, taka nazwa wróci do "Data sprzedaży".

Na fakturze zaliczkowej do KSeF trafia data otrzymania zapłaty, więc formularz nie pokazuje tam daty sprzedaży.

Data sprzedaży na korekcie

Nowa korekta przejmuje datę albo okres sprzedaży z faktury korygowanej. W KSeF korekta opisuje transakcję po korekcie, więc data sprzedaży nie zmienia się na dzień wystawienia korekty. Zmień ją tylko wtedy, gdy sama data sprzedaży na fakturze była błędna. Korekta faktury zaliczkowej nie ma daty sprzedaży.

Dzisiejsza data

Gdy Fakturnia sprawdza, czy data nie jest z przyszłości, na przykład przy oznaczaniu faktury jako zapłaconej, liczy dzisiejszy dzień według czasu polskiego.

REST API i asystent AI

Integracje sprawdzają te same zasady. Sprzeczne daty kończą się odmową zapisu z kodem DOCUMENT_DATES_INVALID i opisem w polu errors. Asystent AI nie przygotuje korekty z datą wcześniejszą niż faktura korygowana i powie dlaczego. Szczegóły dla programistów są w artykule API i integracje.

Gdy serwer odrzuci daty bez szczegółowego opisu, przeglądarka pokaże komunikat "Daty dokumentu się wykluczają. Sprawdź je i zapisz ponownie.". Starsze wersje aplikacji mobilnej mogą w takiej sytuacji pokazać ogólny błąd zapisu: zaktualizuj aplikację i sprawdź daty na dokumencie.

Zobacz też

• Jak wystawić fakturę
• Kurs waluty na fakturze
• Obowiązek podatkowy z datą wystawienia faktury