Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa
Gdy otrzymujesz zaliczkę przed realizacją zamówienia, wystawiasz fakturę zaliczkową. Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę rozliczeniową, która rozlicza wpłacone zaliczki i zamyka zamówienie. Oba typy są w pełni zgodne z KSeF.
Jak to działa
- Zamówienie: tworzysz dokument typu "Zamówienie" z pełną wartością transakcji.
- Faktura zaliczkowa: do zamówienia wystawiasz jedną lub więcej faktur zaliczkowych na otrzymane wpłaty.
- Faktura rozliczeniowa: na końcu wystawiasz fakturę rozliczeniową, która wykazuje zaliczki i pozostałą kwotę do zapłaty.
Wystawianie faktury zaliczkowej
Kliknij "Wystaw dokument" lub przejdź pod adres https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw.
Naciśnij przycisk "+" na ekranie Pulpit lub Dokumenty.
- W polu "Typ dokumentu" wybierz "Faktura zaliczkowa".
- W sekcji "Zamówienie" wybierz zamówienie, którego dotyczy zaliczka.
- W polu kwoty zaliczki wprowadź otrzymaną kwotę brutto. Formularz pilnuje, aby suma zaliczek nie przekroczyła wartości zamówienia, i wyświetla maksymalną możliwą kwotę.
- Sprawdź tabelę rozkładu VAT zaliczki: kwota brutto jest automatycznie dzielona na stawki VAT proporcjonalnie do pozycji zamówienia.
- Uzupełnij nabywcę i płatność, a następnie kliknij "Utwórz dokument".
Do jednego zamówienia możesz wystawić kilka faktur zaliczkowych, na przykład przy płatności w ratach.
Gdy zaliczka jest już zapłacona, ustaw status płatności "Zapłacono" i podaj datę otrzymania zapłaty. Na fakturze zaliczkowej to ona jest dniem powstania obowiązku podatkowego (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), więc od niej zależy też kurs waluty.
Kilka wpłat na jednej fakturze zaliczkowej
Gdy zaliczka wpłynęła w kilku częściach, zanim wystawiłeś fakturę, wszystkie wpłaty udokumentujesz jedną fakturą zaliczkową. Obowiązek podatkowy powstaje osobno w dniu każdej wpłaty, dlatego każda ma swoją datę, kwotę i, przy walucie obcej, własny kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed wpłatą. Do KSeF wpłaty trafiają jako zaliczki częściowe (element ZaliczkaCzesciowa, najwyżej 31 wpłat na fakturze).
Fakturę zaliczkową wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Jedna faktura obejmie więc wpłaty z dwóch miesięcy tylko wtedy, gdy wystawisz ją w terminie dla najwcześniejszej z nich.
- W formularzu faktury zaliczkowej, w panelu "Płatność", ustaw "Status płatności" na "Zapłacono".
- Pod polem "Data otrzymania zapłaty" kliknij "Kilka wpłat zaliczki". Formularz doda dwie wpłaty po połowie kwoty zaliczki.
- W każdej wpłacie podaj "Data otrzymania" i "Kwota". Przy walucie obcej wpłata ma też pole kursu z kursem NBP i podpowiedzią "NBP z dnia …".
- "Dodaj wpłatę" dodaje kolejną wpłatę, a ikona kosza ("Usuń wpłatę") ją usuwa.
- W edytorze faktury zaliczkowej, w sekcji Płatność, ustaw Status płatności na Zapłacono.
- Pod wierszem Data otrzymania zapłaty naciśnij Kilka wpłat zaliczki. Edytor doda dwie wpłaty po połowie kwoty zaliczki.
- W każdej wpłacie (Wpłata 1, Wpłata 2 i kolejne) podaj kwotę i Data otrzymania. Przy walucie obcej wpłata ma też pole kursu z podpowiedzią "NBP z dnia …".
- Dodaj wpłatę dodaje kolejną wpłatę, a ikona kosza (Usuń wpłatę) ją usuwa.
Pod wpłatami widzisz sumę, na przykład "Suma wpłat … z …". Suma wpłat musi być równa kwocie zaliczki. Pole "Data otrzymania zapłaty" pokazuje wtedy datę ostatniej wpłaty i nie da się go zmienić. Faktura z kilkoma wpłatami nie ma wspólnego kursu, kurs jest przy każdej wpłacie. Przycisk "Jedna wpłata" wraca do jednej daty otrzymania zapłaty.
Na PDF faktury jest lista "Otrzymane wpłaty" z datą, kwotą i kursem każdej wpłaty.
Dokumentu z błędnymi wpłatami nie zapiszesz. Komunikat wskaże, co poprawić:
| Komunikat | Co zrobić |
|---|---|
| "Przy jednej wpłacie podaj datę otrzymania zapłaty zamiast listy wpłat." | Dodaj drugą wpłatę albo kliknij "Jedna wpłata" |
| "Faktura dokumentująca otrzymane wpłaty ma status Zapłacono." | Ustaw status "Zapłacono" |
| "Faktura zaliczkowa może dokumentować najwyżej 31 wpłat." | Wystaw część wpłat na osobnej fakturze zaliczkowej |
| "Podaj poprawną datę otrzymania wpłaty." | Uzupełnij datę wpłaty |
| "Data otrzymania wpłaty nie może być późniejsza niż data wystawienia." | Na fakturę zaliczkową trafiają tylko wpłaty otrzymane do dnia jej wystawienia |
| "Kwota wpłaty musi być większa od zera i mieć najwyżej dwa miejsca po przecinku." | Popraw kwotę wpłaty |
| "Podaj kurs waluty z dnia poprzedzającego otrzymanie wpłaty." | Pobierz kurs albo wpisz go ręcznie |
| "Suma wpłat (…) musi być równa kwocie zaliczki (…)." | Popraw kwoty tak, żeby suma zgadzała się z kwotą zaliczki |
Blokada edycji zamówienia
Po wystawieniu pierwszej faktury zaliczkowej zamówienie zostaje zablokowane do edycji. Zaliczka zapisuje migawkę zamówienia (nazwę, pozycje, sumę brutto) i wyliczony z niej rozkład VAT, więc późniejsza zmiana zamówienia rozjechałaby te dane, także w XML wysłanym do KSeF. Przy próbie zapisu zobaczysz komunikat "To zamówienie ma powiązane faktury zaliczkowe (...) i nie może być edytowane.". Takiego zamówienia nie można też usunąć.
W podglądzie zamówienia, pod listą "Powiązane zaliczki:", widać dopisek "Edycja zablokowana".
Blokada działa tak samo w aplikacji mobilnej: formularz edycji zamówienia z zaliczkami nie zapisze zmian i pokaże ten sam komunikat.
Jeżeli zamówienie wymaga zmian, skoryguj wystawione zaliczki albo utwórz nowe zamówienie.
Wystawianie faktury rozliczeniowej
- W polu "Typ dokumentu" wybierz "Faktura rozliczeniowa".
- W sekcji faktur zaliczkowych kliknij "Wybierz faktury zaliczkowe" i zaznacz zaliczki, które rozliczasz.
- Formularz wykaże sumę zaliczek i wyliczy pozostałą kwotę do zapłaty.
- Sprawdź podgląd i kliknij "Utwórz dokument".
Skróty w podglądzie dokumentu
Nie musisz zaczynać od pustego formularza, podgląd dokumentu podpowiada kolejny krok:
- Zaraz po utworzeniu zamówienia zobaczysz podpowiedź "Wystaw fakturę zaliczkową do tego zamówienia". Ten sam skrót, "Wystaw fakturę zaliczkową", jest wśród akcji podglądu zamówienia.
- W podglądzie wystawionej faktury zaliczkowej, która nie ma jeszcze faktury rozliczeniowej, wybierz "Wystaw fakturę rozliczeniową": formularz otworzy się z tą zaliczką już wybraną.
- W podglądzie zamówienia akcja "Wystaw fakturę rozliczeniową" wczytuje do formularza komplet zaliczek tego zamówienia.
Korekty zaliczek i rozliczeń
Jeżeli kwota zaliczki lub rozliczenia wymaga zmiany, wystaw dokument typu "Faktura korygująca zaliczkową" lub "Faktura korygująca rozliczeniową". Korekta faktury rozliczeniowej pokazuje w podglądzie kwotę pozostałą do zapłaty po korekcie, a jej kolejne korekty tworzą łańcuch. Szczegóły w artykule Jak wystawić fakturę korygującą.
Faktura rozliczeniowa pobrana z KSeF
Gdy fakturę rozliczeniową (lub jej korektę) otrzymasz od dostawcy przez KSeF, jej podgląd odczytuje z XML rozliczone zaliczki.
W podglądzie takiej faktury znajdziesz sekcję "Rozliczone faktury zaliczkowe". Każda zaliczka jest opisana numerem KSeF (oznaczenie "(numer KSeF)") albo, gdy zaliczka była wystawiona poza systemem, jej numerem własnym ("(poza KSeF)"). Zaliczki częściowe pojawiają się jako "Zaliczka częściowa z ..." z datą i kwotą.
Lista rozliczonych zaliczek z XML jest dostępna w przeglądarce. Na telefonie otwórz taką fakturę w przeglądarce, jeżeli potrzebujesz numerów KSeF zaliczek.
Więcej o pobieraniu faktur od dostawców w artykule Faktury kosztowe z KSeF.
Zaliczki w raportach
- W rejestrze sprzedaży VAT i w pliku JPK_V7 opłacona faktura zaliczkowa trafia do okresu, w którym otrzymano zaliczkę. Dlatego gdy zaliczka wpłynęła przed wystawieniem faktury, ustaw w fakturze status "Zapłacono" i datę otrzymania zapłaty. Przy kilku wpłatach na jednej fakturze każda wpłata trafia do miesiąca, w którym ją otrzymano.
- W KPiR zaliczka nie jest przychodem. Całą sprzedaż wykazuje faktura rozliczeniowa.
- W raporcie sprzedaży według kontrahentów i produktów sprzedaż z zamówienia liczy się w całości przy fakturze rozliczeniowej.
Zobacz też
Zapytaj AI o ten artykuł
Wybierz asystenta. Otworzy się z gotowym pytaniem, przeczyta ten artykuł i odpowie na Twoje pytania.