Księga przychodów i rozchodów (KPiR)
Raport "Księga przychodów i rozchodów (KPiR)" układa dokumenty z Fakturni w podatkową księgę przychodów i rozchodów według wzoru obowiązującego od 1 stycznia 2026 roku. Przyda się, gdy rozliczasz się na zasadach ogólnych albo podatkiem liniowym i chcesz sprawdzić przychody albo przekazać księgę biuru rachunkowemu.
Jak otworzyć księgę
W przeglądarce przejdź pod adres https://app.fakturnia.pl/konto/raporty/kpir albo wybierz "Raporty" w menu i kartę "Księga przychodów i rozchodów (KPiR)". W aplikacji mobilnej wybierz Więcej → Raporty → Księga przychodów i rozchodów (KPiR).
Co trafia do księgi
- Przychody: faktury sprzedaży wystawione w Fakturni, każda jako osobny wpis. Przychodem jest kwota netto. Data zdarzenia to wcześniejsza z dwóch dat: sprzedaży i wystawienia faktury. Wyjątkiem jest faktura z okresem sprzedaży (zakresem dat), na przykład za abonament: datą zdarzenia jest ostatni dzień okresu, także gdy fakturę wystawiono wcześniej (art. 14 ust. 1e ustawy o PIT).
- Korekty sprzedaży: osobne wpisy z opisem "Korekta sprzedaży" i różnicą kwot. Ich okres opisuje artykuł Korekty w raportach.
- Koszty: faktury zakupu pobrane z KSeF i faktury wystawione w samofakturowaniu. Faktura kosztowa trafia do księgi z datą wystawienia, a korekta zakupu z datą otrzymania w KSeF. Kosztów nie dopiszesz ręcznie.
Kilka dokumentów ma własne zasady:
- Faktura zaliczkowa nie jest przychodem. Zaliczki nie trafiają do księgi, a całą sprzedaż wykazuje faktura rozliczeniowa. Komunikat podaje, jakie zaliczki pominięto i na jaką kwotę.
- Faktura do paragonu (FP) nie trafia do księgi. Sprzedaż z kasy fiskalnej wpisuje się na podstawie raportów fiskalnych.
- Faktura z adnotacją marży i zwykłą stawką VAT trafia do księgi kwotą brutto. Przychód z marży wylicza księgowość, raport przypomina o tym w komunikacie.
- Faktura z pozycjami ze stawką "marża" trafia do księgi przychodem pomniejszonym o VAT od marży, policzony z kwot nabycia. Pozycja bez kwoty nabycia zostaje z kwotą brutto i ostrzeżeniem. Więcej w artykule Procedura marży na fakturze.
Koszty z KSeF
Ustawienie "Faktury zakupu z KSeF" decyduje, gdzie trafiają koszty:
- "kolumna 15: pozostałe wydatki" (domyślnie),
- "kolumna 12: zakup towarów i materiałów",
- "nie ujmuj w księdze".
Ustawienie "Kwota kosztu" wybiera "netto (czynny podatnik VAT)" (domyślnie) albo "brutto (zwolniony z VAT)". Firma zwolniona z VAT nie odlicza podatku, więc jej kosztem jest kwota brutto.
Oba ustawienia Fakturnia zapamiętuje na koncie. Wszystkie koszty trafiają do jednej, wybranej kolumny, więc przejrzyj je i sprawdź, czy każda faktura jest kosztem firmy i czy pasuje do tej kolumny.
Kolumny księgi
| Kolumna | Zawartość |
|---|---|
| 1 | Lp. |
| 2 | Data zdarzenia gospodarczego |
| 3 | Numer KSeF faktury, jeśli faktura go ma |
| 4 | Numer dowodu księgowego, czyli numer dokumentu |
| 5 | Identyfikator podatkowy kontrahenta, na przykład NIP |
| 6 i 7 | Nazwa i adres kontrahenta |
| 8 | Opis zdarzenia gospodarczego, na przykład "Sprzedaż towarów i usług" |
| 9 | Wartość sprzedanych towarów i usług |
| 10 | Pozostałe przychody |
| 11 | Razem przychód (9+10) |
| 12 | Zakup towarów handlowych i materiałów |
| 13 | Koszty uboczne zakupu |
| 14 | Wynagrodzenia w gotówce i w naturze |
| 15 | Pozostałe wydatki |
| 16 | Razem wydatki (14+15) |
| 17 | Kolumna wolna |
| 18 | Koszty działalności badawczo-rozwojowej |
| 19 | Uwagi |
Kolumny 10, 13, 14 i 18 zostają puste: Fakturnia nie ma danych o pozostałych przychodach, kosztach ubocznych, wynagrodzeniach ani kosztach prac badawczo-rozwojowych.
Numeracja i sumy
- "Lp." biegnie od 1 stycznia. Księga za inny miesiąc niż styczeń zaczyna się od kolejnego numeru, a komunikat podaje, od którego.
- Księga za kilka miesięcy ma wiersze miesięcy i sumy "Razem za" każdy miesiąc.
- Na końcu są sumy kolumn 9 do 16: za wybrany okres i od początku roku.
- U góry raportu widzisz liczbę wpisów, przychód, koszty i przychód minus koszty.
Czego księga nie zawiera
Księga zawiera zapisy z dokumentów wystawionych i pobranych w Fakturni. Nie ma w niej zapisów, które wprowadza się ręcznie, takich jak wynagrodzenia, składki ZUS, amortyzacja czy raporty z kasy fiskalnej, ani spisu z natury. Te zapisy dopisuje księgowość.
Przychody i koszty są ujęte memoriałowo. Jeżeli korzystasz z kasowego PIT (art. 14c ustawy o PIT), przychody z faktur dla firm i koszty ujmuje się w dniu zapłaty, więc daty w księdze trzeba poprawić.
Waluty
Dokumenty w walucie obcej są przeliczone po kursie zapisanym na dokumencie. W podatku dochodowym obowiązuje jednak średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu albo poniesienia kosztu, dlatego raport oznacza takie wpisy komunikatem do sprawdzenia.
Zobacz też
Zapytaj AI o ten artykuł
Wybierz asystenta. Otworzy się z gotowym pytaniem, przeczyta ten artykuł i odpowie na Twoje pytania.