Konfiguracja KSeF

Fakturnię połączysz z KSeF na dwa sposoby: tokenem KSeF albo certyfikatem KSeF. Obie metody działają w Fakturni tak samo, czyli wysyłasz faktury sprzedażowe i automatycznie odbierasz kosztowe. Konfigurację wykonujesz raz.

Rekomendujemy token: to jeden ciąg znaków, który generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF i wklejasz w Fakturni. Zajmuje to około 2 minut, bez plików i bez hasła.

Token czy certyfikat

	Token KSeF	Certyfikat KSeF
Co dostajesz z KSeF	jeden ciąg znaków do skopiowania	dwa pliki (certyfikat i klucz prywatny) oraz hasło
Czas konfiguracji	około 2 minut	około 5 minut
Ważność	do czasu, aż go unieważnisz	2 lata, potem trzeba go odnowić
Uprawnienia	wybierasz przy generowaniu tokena	wynikają z uprawnień Twojego identyfikatora w KSeF
Wysyłka i odbiór faktur w Fakturni	tak	tak

Konto łączy się z KSeF jedną metodą naraz. Gdy połączysz je tokenem, zapisany wcześniej certyfikat zostanie usunięty, i odwrotnie.

Jeżeli konto ma już działające połączenie, nowy token najpierw sprawdzamy w KSeF. Gdy KSeF go nie przyjmie, nic się nie zmienia: dotychczasowy certyfikat albo token zostaje i połączenie działa dalej.

Sposób 1: token KSeF (rekomendowany)

Krok 1: Wygeneruj token w Aplikacji Podatnika KSeF

Ten etap wykonujesz na stronie Ministerstwa Finansów, niezależnie od tego, czy korzystasz z Fakturni w przeglądarce czy na telefonie.

1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF i zaloguj się Profilem Zaufanym, aplikacją mObywatel albo podpisem kwalifikowanym.

2. W menu po lewej stronie rozwiń pozycję "Tokeny" i kliknij "Generuj token".

3. W polu "Nazwa tokena" wpisz dowolną nazwę, na przykład Fakturnia_pl.

4. Zaznacz uprawnienia: "wystawianie faktur", "przeglądanie faktur" i "przeglądanie uprawnień". Bez dwóch pierwszych Fakturnia nie wyśle ani nie pobierze faktur.

5. Kliknij przycisk "Generuj token".

6. Skopiuj wygenerowany token ikoną obok niego.

Krok 2: Wklej token w Fakturni

Sposób 2: certyfikat KSeF

Certyfikat wybierz, jeżeli wolisz tę metodę albo masz już pliki certyfikatu. Certyfikat jest ważny 2 lata, potem trzeba wygenerować nowy.

Krok 1: Wygeneruj certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF

1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF i zaloguj się Profilem Zaufanym, aplikacją mObywatel albo podpisem kwalifikowanym.

2. W menu po lewej stronie wybierz zakładkę "Certyfikaty".

3. Następnie kliknij opcję "Wnioskuj o certyfikat".

4. W polu "Nazwa certyfikatu" wpisz dowolną nazwę, pod którą zapisany zostanie klucz prywatny oraz certyfikat.

5. W polu "Hasło" utwórz hasło zabezpieczające klucz prywatny. Hasło musi mieć minimum 15 znaków, w tym co najmniej 1 wielką literę, 1 małą literę, 1 cyfrę i 1 znak specjalny.

6. W polu "Powtórz hasło" wpisz ponownie to samo hasło.

7. Kliknij przycisk "Generuj". System pobierze plik klucza prywatnego i wyświetli ekran potwierdzający jego utworzenie.

8. W sekcji "Przeznaczenie certyfikatu" wybierz opcję "Uwierzytelnienie w systemie KSeF".

9. W polu "Certyfikat ważny od" ustaw dzisiejszą datę. Certyfikat z późniejszą datą nie zadziała do tego dnia.

10. Kliknij przycisk "Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu".

11. Po poprawnym przesłaniu wniosku system wyświetli komunikat potwierdzający zakończenie procesu generowania certyfikatu.

12. Kliknij przycisk "Pobierz certyfikat". Masz teraz dwa pliki (certyfikat i klucz prywatny) oraz hasło.

Krok 2: Wgraj certyfikat w Fakturni

Po połączeniu

Po poprawnej konfiguracji zobaczysz komunikat o aktywnym połączeniu z KSeF. Od tego momentu faktury mogą być wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio z aplikacji, a faktury kosztowe będą pobierane automatycznie, do 30 minut od pojawienia się w KSeF.

Zmiana tokena, certyfikatu lub metody

W panelu integracji KSeF, w sekcji "ZARZĄDZANIE POŁĄCZENIEM", wybierz "Zmień token lub certyfikat". Otworzy się to samo okno "Połącz z KSeF", a metoda, z której konto korzysta teraz, ma plakietkę "Obecna metoda". Możesz wkleić nowy token, wgrać nowy certyfikat albo przejść z jednej metody na drugą.

Uprawnienia

Zakres tego, co Fakturnia może robić w Twoim imieniu, wynika z uprawnień w systemie KSeF (na przykład odczyt i wystawianie faktur). Aktualny stan uprawnień sprawdzisz w panelu integracji KSeF. Jeżeli brakuje uprawnień do odczytu lub wystawiania faktur, panel wyświetli ostrzeżenie z wyjaśnieniem.

• Przy tokenie uprawnienia są zapisane w tokenie w chwili generowania i nie da się ich zmienić. Gdy czegoś brakuje, wygeneruj nowy token z właściwymi uprawnieniami i wklej go w Fakturni.
• Przy certyfikacie uprawnienia nie są zapisane w certyfikacie. Wystarczy nadać brakujące uprawnienia w KSeF dla identyfikatora (NIP), którym się logujesz. Nowy certyfikat nie jest potrzebny.

Najczęstsze problemy

• "KSeF odrzucił uwierzytelnienie tokenem": token został unieważniony w Aplikacji Podatnika KSeF, wygenerowano go dla innego NIP albo został skopiowany niepełny. Wygeneruj nowy token i wklej go ponownie.
• "KSeF odrzucił uwierzytelnienie certyfikatem": certyfikat ma inne przeznaczenie niż "Uwierzytelnienie w systemie KSeF", nie jest jeszcze ważny, wygasł albo został wystawiony na inny NIP.
• "Nieprawidłowe hasło klucza prywatnego": hasło różni się od utworzonego w Aplikacji Podatnika KSeF. Przepisz je ręcznie, bez spacji na początku i na końcu.
• "Serwer KSeF jest niedostępny lub przeciążony": sprawdź komunikaty techniczne KSeF i spróbuj ponownie za kilka minut.

Zobacz też

• Wysyłanie faktur do KSeF
• Faktury kosztowe z KSeF
• Panel integracji KSeF