Tworzenie reguły cyklicznej
Regułę cykliczną utworzysz na dwa sposoby: z listy reguł albo jednym kliknięciem z istniejącego dokumentu. W obu przypadkach podstawą jest dokument źródłowy, który staje się szablonem: może to być faktura VAT, proforma (również bez VAT) lub zamówienie. Dokumenty cykliczne są dostępne od pakietu MAX, zobacz Plany i funkcje.
Jak rozpocząć
Na liście dokumentów cyklicznych kliknij "Nowa reguła" i wyszukaj dokument źródłowy po numerze lub kontrahencie. Szybsza droga: na liście dokumentów otwórz menu przy wybranej fakturze i wybierz "Utwórz cykl z tej faktury".
Na liście dokumentów cyklicznych naciśnij przycisk "+" ("Dodaj regułę") i wybierz dokument źródłowy. Możesz też otworzyć dokument z listy i w opcjach wybrać "Utwórz cykl z tego dokumentu".
Szablon dokumentu
Każda generacja tworzy kopię wybranego dokumentu z nową datą i kolejnym numerem. Późniejsza edycja reguły wpływa tylko na przyszłe dokumenty, wygenerowane wcześniej pozostają bez zmian. W nazwach pozycji i uwagach działają placeholdery, na przykład {miesiac-1_slownie} {rok}.
Nazwa i tryb pracy
Wprowadź "Nazwę reguły", na przykład "Obsługa księgowa dla Firma Sp. z o.o.". Nazwa jest tylko dla Ciebie i nie trafia na dokument. Następnie wybierz, co ma się stać w dniu generacji: dokument może zostać wystawiony automatycznie, czekać jako szkic do akceptacji albo reguła tylko przypomni Ci o wystawieniu. Szczegóły znajdziesz w artykule Tryby pracy i automatyzacje.
Harmonogram
- "Częstotliwość": co tydzień, co miesiąc, co 2 miesiące, co kwartał, co pół roku, co rok albo własna (co N dni, tygodni lub miesięcy).
- "Dzień miesiąca" (cykle miesięczne i dłuższe): od 1 do 31 albo "Ostatni dzień miesiąca". Dzień 31 w krótszym miesiącu oznacza jego ostatni dzień.
- "Dzień tygodnia" (cykle tygodniowe): od poniedziałku do niedzieli.
- "Data startu": od tego dnia liczony jest harmonogram.
- "Generuj tylko w dni robocze": gdy termin wypada w weekend lub święto, cykle miesięczne cofają się do piątku, a tygodniowe przechodzą na poniedziałek.
Koniec cyklu ustawisz na trzy sposoby:
- "Bezterminowo": reguła działa do ręcznego wstrzymania lub usunięcia.
- "Do daty": ostatnia generacja wypada najpóźniej w podanym dniu (włącznie).
- "Po N dokumentach": reguła kończy się po wystawieniu zadanej liczby dokumentów. Na liście reguł widzisz postęp, na przykład "3 z 12".
Data sprzedaży
Wybierz, jaką datę sprzedaży mają dostawać generowane dokumenty:
- "Taka sama jak data wystawienia",
- "Ostatni dzień poprzedniego miesiąca": typowy abonament rozliczany z dołu,
- "Ostatni dzień bieżącego miesiąca",
- "Przesunięcie o N dni": dowolne przesunięcie względem daty wystawienia, również ujemne.
Status płatności
Zdecyduj, z jakim statusem płatności ma powstawać dokument:
- "Do zapłaty": dokument dostaje termin płatności liczony od daty wystawienia (od 1 do 14 dni).
- "Zapłacono": dokument od razu ma status opłaconego, z datą płatności równą dacie wystawienia. Wygodne, gdy kontrahent płaci stałym zleceniem.
Własny symbol numeracji
Opcjonalnie nadaj generowanym dokumentom osobną serię numeracji, wpisując "Własny symbol numeracji", na przykład "ABON/". Puste pole oznacza domyślną serię dokumentów.
Podgląd następnej faktury
Przed zapisaniem reguły kliknij "Podejrzyj następną fakturę". Zobaczysz dokładnie ten dokument, który reguła wystawi przy najbliższym wywołaniu: z rozwiązanymi placeholderami, przewidywanym numerem i datami. To tylko podgląd, nic nie zostaje zapisane.
Panel "Tak zadziała ta reguła" podsumowuje na bieżąco wszystkie ustawienia i pokazuje daty najbliższych generacji oraz nazwy pozycji pierwszego dokumentu.
Po uzupełnieniu ustawień kliknij "Utwórz regułę".
Zobacz też
Zapytaj AI o ten artykuł
Wybierz asystenta. Otworzy się z gotowym pytaniem, przeczyta ten artykuł i odpowie na Twoje pytania.