Dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe rejestrują przyjęcia i wydania towarów. Każdy zapisany dokument automatycznie tworzy ruchy magazynowe i aktualizuje stany, bez dodatkowego księgowania.
Typy dokumentów magazynowych
| Typ | Pełna nazwa | Zastosowanie |
|---|---|---|
| PZ | Przyjęcie zewnętrzne | Przyjęcie towaru od dostawcy |
| WZ | Wydanie zewnętrzne | Wydanie towaru kontrahentowi, np. do faktury sprzedaży |
| PW | Przychód wewnętrzny | Przyjęcie wewnętrzne, np. z produkcji lub zwrot |
| RW | Rozchód wewnętrzny | Wydanie na potrzeby własne, straty, zużycie |
| MM | Przesunięcie międzymagazynowe | Przeniesienie towaru między magazynami |
Jak wystawić dokument magazynowy
Na formularzu wystawiania dokumentu ("Wystaw dokument") wybierz typ z grupy "Magazyn". Szybsze ścieżki: na liście stanów magazynowych przycisk "Dodaj" tworzy PZ lub WZ, a akcje przy pozycji otwierają dokument z wypełnionym produktem.
Na ekranie Dokumenty naciśnij "+" i wybierz typ dokumentu z grupy magazynowej. PZ i WZ utworzysz też z ekranu Stany magazynowe, przyciskiem "Dodaj" lub z akcji przy pozycji.
Na dokumencie wskazujesz "Magazyn" (podpowiada się magazyn domyślny). Dokument MM wymaga wskazania "Magazynu źródłowego" i "Magazynu docelowego", potrzebujesz więc co najmniej dwóch magazynów.
Ruchy magazynowe naliczają się tylko dla pozycji z kartoteki oznaczonych jako towar. Usługi i pozycje wpisane ręcznie nie zmieniają stanów.
Czym różnią się od faktur
- Ceny podajesz w kwotach netto, bez rozliczenia VAT. Kolumny z ceną i wartością pozycji pojawiają się na wydruku tylko przy włączonym ustawieniu "Wartości na dokumentach magazynowych" (domyślnie wyłączone), zobacz niżej.
- Nie mają statusu płatności ani terminu zapłaty.
- Numeracja może zawierać oznaczenie magazynu (symbol ustawiony w zarządzaniu magazynami).
- Jeżeli towary mają uzupełnioną wagę jednostkową, dokument pokazuje kolumnę "Waga (kg)" i sumę "Waga towarów", przydatne przy pakowaniu i wysyłce.
Blokada wydania bez pokrycia w stanie
Dokumentów wydań (WZ, RW, MM) nie zapiszesz, jeżeli ilości przekraczają dostępny stan. Aplikacja pokaże komunikat "Niewystarczający stan magazynowy" z listą brakujących pozycji. Zmniejsz ilości albo najpierw uzupełnij stan, na przykład dokumentem PZ.
Blokada działa przy zapisie formularza: dokument nie zostanie zapisany, dopóki nie poprawisz ilości brakujących pozycji.
Aplikacja mobilna przy zapisie WZ, RW lub MM pokazuje okno "Niewystarczający stan magazynowy" z listą pozycji: ile jest dostępne, ile chcesz wydać i ile brakuje. Jeżeli towar leży w innym magazynie, okno podpowie w którym, abyś mógł przesunąć go dokumentem MM. Stan dostępny uwzględnia towar zarezerwowany przez dokumenty czekające na potwierdzenie wydania.
Potwierdzanie wydań i przyjęć
Domyślnie zapis dokumentu magazynowego od razu zmienia stany. Jeżeli w ustawieniach magazynu włączysz "Potwierdzanie wydań i przyjęć", nowe dokumenty powstają jako oczekujące: WZ i RW ze statusem "Do wydania", PZ i PW ze statusem "Do przyjęcia", MM ze statusem "Do realizacji". Taki dokument rezerwuje towar, ale nie tworzy jeszcze ruchów magazynowych. To wygodne, gdy dokument przygotowuje biuro, a towar fizycznie wydaje magazyn.
- Rezerwacja pomniejsza stan dostępny dla innych wydań, więc tego samego towaru nie wydasz dwa razy.
- Ruch magazynowy powstaje dopiero po potwierdzeniu: na podglądzie dokumentu wybierz "Potwierdź wydanie" i podaj faktyczną datę wydania. Ruchy dostają tę datę, a nie datę wystawienia dokumentu, dzięki czemu stan na dany dzień pozostaje zgodny z rzeczywistością. Opcja "Cofnij wydanie" przywraca dokument do oczekujących.
- Status pojedynczego dokumentu możesz też ustawić ręcznie w formularzu, niezależnie od ustawienia konta.
- Oczekujące wydania odfiltrujesz na liście dokumentów filtrem "Do wydania".
Wartości i podpisy na wydruku
Dwa ustawienia z panelu magazynu decydują o wyglądzie dokumentów magazynowych:
- "Wartości na dokumentach magazynowych": gdy jest wyłączone (domyślnie), dokument pokazuje tylko ilości, bez kolumn z ceną i wartością. Taki dokument nadaje się dla magazynu, kuriera i odbiorcy, a wartości zostają na fakturze. Ustawienie działa od razu w formularzu, w podglądzie i na PDF, także dla dokumentów wystawionych wcześniej. Koszt zakupu na PZ i PW nadal wpisujesz w edycji pozycji, niezależnie od tego przełącznika.
- "Podpisy na dokumentach magazynowych": dodaje pola "Wydał" i "Odebrał". Jest niezależne od podpisów na fakturach z Autouzupełniania, więc możesz mieć podpisy na dokumentach magazynowych i nie mieć ich na fakturach. Dotyczy tylko nowych dokumentów; w pojedynczym dokumencie podpisy włączysz lub wyłączysz w "Dostosuj dokument".
Wystaw WZ do faktury
Do faktury sprzedaży wystawisz WZ jednym kliknięciem:
- Otwórz podgląd faktury.
- Wybierz opcję "Wystaw WZ do faktury".
- Otworzy się formularz WZ z przepisanym odbiorcą i pozycjami faktury. Pozycje spoza kartoteki oraz usługi są pomijane.
- Sprawdź dokument i zapisz go. WZ zostaje powiązane z fakturą.
Numery WZ na fakturze
Przy włączonym ustawieniu "Numery WZ na fakturze" (domyślnie tak) wydruk faktury zawiera linię "Wydania:" z numerami powiązanych dokumentów WZ. Niezależnie od tego ustawienia numery WZ trafiają do e-faktury w KSeF, bo schemat FA(3) ma na nie osobne pole.
Zobacz też
Zapytaj AI o ten artykuł
Wybierz asystenta. Otworzy się z gotowym pytaniem, przeczyta ten artykuł i odpowie na Twoje pytania.