# Fakturnia.pl Centrum pomocy (pełna treść)

> Baza wiedzy serwisu Fakturnia.pl: poradniki krok po kroku, instrukcje i FAQ dotyczące wystawiania faktur online, integracji z KSeF (Krajowy System e-Faktur), magazynu, dokumentów cyklicznych i kont pracowniczych.

Centrum pomocy (pomoc.fakturnia.pl) to oficjalna dokumentacja użytkownika serwisu Fakturnia.pl, programu do wystawiania faktur dla polskich przedsiębiorców, freelancerów i małych firm. Treści są w języku polskim. Każdy artykuł opisuje konkretne zadanie wykonywane w aplikacji przeglądarkowej (app.fakturnia.pl) lub mobilnej (iOS, Android). Fragmenty oznaczone "Wersja przeglądarkowa:" i "Wersja mobilna:" opisują ten sam krok w obu wersjach aplikacji.

Plik zawiera pełną treść wszystkich 69 artykułów centrum pomocy w kolejności działów. Każdy artykuł zaczyna się od nagłówka z tytułem, ścieżką w bazie wiedzy i adresem URL.

## Pierwsze kroki

Ścieżka: Pierwsze kroki
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki

Fakturnia.pl to aplikacja do wystawiania faktur online, dostępna w przeglądarce internetowej oraz jako aplikacja mobilna na Androida i iOS. W tej sekcji założysz konto i poznasz podstawy działania aplikacji.

### Od czego zacząć

1. [Co to jest Fakturnia?](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/co-to-jest-fakturnia): krótki przegląd możliwości.
2. [Rejestracja w serwisie](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/rejestracja-w-serwisie): załóż konto przez e-mail, Google lub Apple.
3. [Dokończ rejestrację](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/dokoncz-rejestracje): uzupełnij dane firmy, które trafią na dokumenty.
4. [Aplikacja mobilna](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/aplikacja-mobilna): zainstaluj Fakturnię na telefonie.

### Wymagania

Wersja przeglądarkowa:

Serwis działa we wszystkich popularnych przeglądarkach. Zalecamy aktualne wersje Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge lub Safari.

Wersja mobilna:

Aplikacja mobilna dostępna jest na telefony z systemem Android (Google Play) oraz iOS (App Store).

## Co to jest Fakturnia?

Ścieżka: Pierwsze kroki > Co to jest Fakturnia?
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/co-to-jest-fakturnia

Fakturnia.pl to aplikacja do wystawiania faktur online dla przedsiębiorców. Działa w przeglądarce internetowej oraz jako aplikacja mobilna na telefonach z systemem Android i iOS. Wystawisz w niej faktury zgodne z KSeF, zbudujesz bazę kontrahentów i produktów, a także odbierzesz faktury kosztowe bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur.

### Co potrafi Fakturnia

- **Dokumenty**: faktury VAT, faktury zaliczkowe i rozliczeniowe, faktury korygujące, proformy, zamówienia i inne typy dokumentów. Formularz podpowiada dane i pilnuje wymagań KSeF.
- **Dokumenty cykliczne**: automatyczne wystawianie powtarzalnych faktur, na przykład abonamentów i najmu, według ustawionego harmonogramu.
- **KSeF**: wysyłanie faktur ustrukturyzowanych, automatyczne pobieranie faktur kosztowych i kody QR do weryfikacji dokumentów.
- **Kontrahenci**: baza kontrahentów z automatycznym pobieraniem danych z GUS po numerze NIP.
- **Produkty**: baza produktów i usług z jednostkami, stawkami VAT oraz kodami GTU i PKWiU.
- **Magazyn**: stany magazynowe prowadzone razem z fakturami, dokumenty WZ, PZ, PW, RW i MM oraz inwentaryzacje.
- **Konta pracownicze**: osobne loginy dla współpracowników z uprawnieniami do wybranych modułów i historią aktywności.
- **Ustawienia**: numeracja dokumentów, automatyczne adnotacje (MPP, procedura marży, zwolnienie z VAT), konta bankowe, konta pocztowe do wysyłki z własnej skrzynki, logo firmy i wiele innych opcji opisanych w tej bazie wiedzy.
- **Bezpieczeństwo**: weryfikacja dwuetapowa, zarządzanie urządzeniami i powiązane konta dla osób prowadzących kilka firm.

### Gdzie korzystać z aplikacji

Wersja przeglądarkowa:

Wersja przeglądarkowa dostępna jest pod adresem [https://app.fakturnia.pl](https://app.fakturnia.pl). Zalecamy aktualne wersje przeglądarek Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge lub Safari.

Wersja mobilna:

Aplikację mobilną pobierzesz ze sklepów App Store (iOS) oraz Google Play (Android). Więcej znajdziesz w artykule [Aplikacja mobilna](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/aplikacja-mobilna).

Informacja: Instrukcje w tej bazie wiedzy są podzielone na wersję przeglądarkową i mobilną. U góry artykułu znajdziesz przełącznik, który zapamiętuje Twój wybór.

### Od czego zacząć

1. [Zarejestruj konto](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/rejestracja-w-serwisie), zajmuje to mniej niż minutę.
2. [Dokończ rejestrację](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/dokoncz-rejestracje), czyli uzupełnij dane swojej firmy.
3. [Wystaw pierwszą fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture).
4. Jeśli korzystasz z KSeF, [skonfiguruj połączenie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef).

## Rejestracja w serwisie

Ścieżka: Pierwsze kroki > Rejestracja w serwisie
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/rejestracja-w-serwisie

Konto w Fakturni założysz na trzy sposoby: przez adres e-mail i hasło, przez konto Google lub przez konto Apple. Rejestracja zajmuje mniej niż minutę.

### Rejestracja przez e-mail

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/rejestracja](https://app.fakturnia.pl/rejestracja).

Wersja mobilna:

Pobierz aplikację ze sklepu App Store lub Google Play (linki znajdziesz w artykule [Aplikacja mobilna](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/aplikacja-mobilna)), otwórz ją i na ekranie logowania wybierz opcję rejestracji.

1. Wprowadź swój adres e-mail, na który ma zostać założone konto.
2. Ustaw hasło, którym będziesz się logować.
3. Zaakceptuj regulamin serwisu.
4. Kliknij przycisk *"Utwórz konto"*.

Informacja: Hasło powinno mieć co najmniej 8 znaków. Zalecamy połączenie małych i dużych liter, cyfr oraz znaków specjalnych.

Po założeniu konta otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem rejestracji, a aplikacja przeprowadzi Cię przez [dokończenie rejestracji](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/dokoncz-rejestracje).

### Rejestracja przez Google lub Apple

Zamiast tworzyć hasło, możesz użyć swojego konta Google lub Apple. Na ekranie rejestracji i logowania znajdziesz przyciski logowania przez Google i Apple. Po wybraniu jednej z opcji potwierdź logowanie u dostawcy, a konto w Fakturni zostanie utworzone automatycznie.

Uwaga: Logowanie przez Google i Apple korzysta z zabezpieczeń Twojego dostawcy, dlatego weryfikacja dwuetapowa w Fakturni dotyczy wyłącznie logowania hasłem. Jeśli logujesz się przez Google lub Apple, zadbaj o dobre zabezpieczenie tego konta u dostawcy.

### Najczęstsze problemy

- **Nie dotarła wiadomość z potwierdzeniem**: sprawdź folder SPAM. Wiadomość może dotrzeć z opóźnieniem, w zależności od dostawcy poczty.
- **Adres e-mail jest już zajęty**: prawdopodobnie masz już konto w serwisie. Skorzystaj z [odzyskiwania konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/odzyskiwanie-konta), aby ustawić nowe hasło.

### Zobacz też

- [Dokończ rejestrację](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/dokoncz-rejestracje)
- [Weryfikacja dwuetapowa](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa)

## Dokończ rejestrację

Ścieżka: Pierwsze kroki > Dokończ rejestrację
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/dokoncz-rejestracje

Po pierwszym zalogowaniu aplikacja poprosi Cię o uzupełnienie podstawowych informacji o Twojej działalności. Te dane trafią na wystawiane dokumenty jako dane sprzedawcy, dlatego warto zadbać o ich poprawność już na starcie. Konfigurator prowadzi przez te same kroki w przeglądarce i w aplikacji mobilnej, różni się tylko sposobem otwarcia i kilkoma etykietami.

Wersja przeglądarkowa:

Konfigurator otwiera się jako okno zaraz po zalogowaniu i wraca przy każdym kolejnym logowaniu, dopóki nie zakończysz rejestracji. Nie da się go zamknąć bez uzupełnienia danych, możesz jedynie użyć przycisku *"Wyloguj się"*.

Wersja mobilna:

Konfigurator otwiera się jako pełnoekranowy kreator z nagłówkiem *"Witaj w Fakturnia.pl"*. Dopóki go nie ukończysz, aplikacja po każdym zalogowaniu wraca do niego zamiast do panelu.

### Krok 1: NIP Twojej firmy

Wersja przeglądarkowa:

W polu *"NIP Twojej firmy"* wprowadź numer NIP swojej działalności, a następnie kliknij przycisk *"Wyszukaj automatycznie"*. Dane firmy zostaną pobrane automatycznie z bazy GUS.

Wersja mobilna:

W polu *"NIP firmy"* wprowadź numer NIP swojej działalności, a następnie wybierz *"Wyszukaj automatycznie"*. Dane firmy zostaną pobrane z bazy GUS i wykazu Ministerstwa Finansów.

Informacja: Jeżeli Twoja firma została założona niedawno, może jeszcze nie figurować w bazie GUS. W takiej sytuacji wybierz ręczne uzupełnienie danych: przycisk *"Wypełnij dane ręcznie"* w przeglądarce lub *"Wypełnij ręcznie"* w aplikacji mobilnej.

### Krok 2: Dane firmy

Potwierdź dane firmy. Jeżeli zostały pobrane automatycznie, upewnij się, że są aktualne. Uzupełnij wymagane pola, takie jak nazwa firmy oraz imię i nazwisko.

Uwaga: Numeru NIP nie można zmienić po zakończeniu rejestracji. Sprawdź go dokładnie przed przejściem dalej.

### Krok 3: Dane kontaktowe

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij przycisk *"Dalej"*, aby przejść do kroku *"Dane kontaktowe"*.

Wersja mobilna:

Naciśnij *"Dalej"*, aby przejść do kroku *"Adres i kontakt"*.

Uzupełnij numer telefonu, ulicę i numer, kod pocztowy oraz miejscowość.

Informacja: W polu ulicy nie dodawaj przedrostka "ul." przed nazwą.

### Krok 4: Konto bankowe

Kliknij przycisk *"Dalej"*, aby przejść do kroku *"Konto bankowe"*. Aplikacja pobierze z wykazu Ministerstwa Finansów numery kont zgłoszone dla Twojej działalności. Wybierz domyślne konto, które będzie automatycznie przypisywane do nowych dokumentów.

Wersja przeglądarkowa:

Możesz pominąć ten krok, wybierając opcję *"Dodam później"*.

Wersja mobilna:

Możesz pominąć ten krok, wybierając opcję *"Dodam numer konta później"*.

Konta bankowe dodasz w każdej chwili w ustawieniach, więcej w artykule [Konta bankowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe).

### Krok 5: Zakończenie

Naciśnij przycisk *"Zakończ konfigurację"*. Gotowe, aplikacja jest przygotowana do wystawiania dokumentów.

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Dane firmy](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-firmy)

## Aplikacja mobilna

Ścieżka: Pierwsze kroki > Aplikacja mobilna
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/aplikacja-mobilna

Fakturnia jest dostępna jako aplikacja mobilna na telefony z systemem Android i iOS. Znajdziesz w niej te same dokumenty, kontrahentów i ustawienia co w wersji przeglądarkowej, wszystko synchronizuje się automatycznie na tym samym koncie.

### Instalacja

Pobierz aplikację z oficjalnego sklepu:

[Pobierz z App Store](https://apps.apple.com/pl/app/fakturnia-pl-wystaw-faktury/id6746215170)
[Pobierz z Google Play](https://play.google.com/store/apps/details?id=io.fakturnia.mobile)

Po instalacji zaloguj się tymi samymi danymi co w przeglądarce: adresem e-mail i hasłem albo przez Google lub Apple.

### Układ aplikacji

Aplikacja mobilna ma trzy główne zakładki na dolnym pasku:

- **Pulpit**: wykres przychodów, ostatnie dokumenty, ogłoszenia i powiadomienia. Duży przycisk *"+"* w prawym dolnym rogu tworzy nowy dokument.
- **Dokumenty**: lista wszystkich dokumentów z wyszukiwarką (numer, kontrahent, NIP) oraz filtrami. Przycisk *"+"* tworzy nowy dokument, a ikona filtra otwiera filtry zaawansowane.
- **Więcej**: dostęp do pozostałych modułów i ustawień.

Gdy włączysz moduł magazynu, na pasku pojawia się czwarta zakładka **Magazyn** ze stanami magazynowymi.

### Na tablecie i iPadzie

Na tablecie dolny pasek zastępuje boczny pasek nawigacji, widoczny na każdym ekranie. Oprócz zakładek **Pulpit**, **Dokumenty**, **Magazyn** (gdy moduł jest włączony) i **Więcej** ma on skróty do najczęściej używanych modułów: **Kontrahenci**, **Produkty i usługi** oraz **Pracownicy** (tylko dla właściciela konta). Na dole paska przypięte są **Ustawienia** oraz Twój awatar, który otwiera ekran **Moje konto**. Formularze i listy są zawężone i wyśrodkowane, a większość okien otwiera się jako wyśrodkowane arkusze zamiast na całym ekranie; edytor dokumentu pozostaje pełnoekranowy. Aplikację możesz obracać do poziomu.

### Co znajdziesz w zakładce Więcej

- **Moje konto**: wiersz z Twoim imieniem i adresem e-mail na górze ekranu. Otwiera dane personalne, dane firmy, konta bankowe, powiązane konta oraz sekcję bezpieczeństwa (urządzenia, aktywność konta, hasło, e-mail, weryfikacja dwuetapowa) i usuwanie konta.
- **Ustawienia**: sekcje Ogólne, Autouzupełnianie, Sprzedawca, Stawki VAT, Magazyn, Powiadomienia i KSeF.
- **Kontrahenci**: lista kontrahentów i dodawanie nowych.
- **Produkty i usługi**: baza produktów i usług oraz dodawanie nowych.
- **Magazyn**: stany magazynowe, ruchy magazynowe i magazyny.
- **Dokumenty cykliczne**: reguły automatycznego wystawiania powtarzalnych dokumentów.
- **Pracownicy**: konta pracownicze z uprawnieniami (widoczne tylko dla właściciela konta).
- **Konta pocztowe**: wysyłka dokumentów z własnej skrzynki e-mail.
- **Krajowy System e-Faktur**: panel połączenia z KSeF.
- **Przewodnik po aplikacji**: interaktywny samouczek, dostępny tylko na koncie właściciela (pracownik nie ma tej pozycji).
- **Pomoc**: link do tej bazy wiedzy.
- **Wyślij zgłoszenie**: otwiera wiadomość e-mail do zespołu Fakturni.

### Czym różni się aplikacja mobilna od przeglądarki

- Powiadomienia push o nowych fakturach kosztowych z KSeF włączysz tylko z poziomu aplikacji mobilnej, więcej w artykule [Powiadomienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia).
- Moduł Integracji (REST API, webhooki) dostępny jest wyłącznie w wersji przeglądarkowej.
- Opcje, które w przeglądarce mają bezpośredni adres www, w aplikacji znajdziesz przechodząc przez zakładkę **Więcej**. Instrukcje w tej bazie wiedzy zawsze pokazują obie ścieżki.

### Zobacz też

- [Rejestracja w serwisie](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/rejestracja-w-serwisie)
- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Powiadomienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia)

## Baza wiedzy

Ścieżka: Baza wiedzy
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy

Baza wiedzy zawiera instrukcje obsługi wszystkich modułów Fakturni: dokumentów, KSeF, kontrahentów, produktów oraz ustawień. Instrukcje są podzielone na wersję przeglądarkową i mobilną, u góry artykułu znajdziesz przełącznik, który zapamiętuje Twój wybór.

### Działy bazy wiedzy

- [KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef): konfiguracja połączenia, wysyłanie faktur i odbieranie faktur kosztowych.
- [Dokumenty](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty): wystawianie faktur i innych dokumentów, dokumenty cykliczne, adnotacje, korekty, wysyłka.
- [Kontrahenci](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/klienci): baza kontrahentów i dane wymagane przez KSeF.
- [Produkty](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/produkty): baza produktów i usług.
- [Magazyn](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn): stany magazynowe, dokumenty WZ, PZ, PW, RW i MM oraz korekty stanów.
- [Konta pracownicze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze): dostęp dla współpracowników z uprawnieniami i historią aktywności.
- [Ustawienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia): konfiguracja aplikacji, numeracja, automatyczne adnotacje, konta bankowe, konta pocztowe i inne.

## KSeF

Ścieżka: Baza wiedzy > KSeF
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Fakturnia łączy się z KSeF bezpośrednio: wysyłasz faktury sprzedażowe i automatycznie odbierasz faktury kosztowe bez logowania się do rządowej aplikacji.

### Artykuły w tej sekcji

- [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef): wygenerowanie certyfikatu i połączenie konta z KSeF.
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef): wysyłka faktur, statusy i numer KSeF.
- [Faktury kosztowe z KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/faktury-kosztowe-z-ksef): automatyczne pobieranie faktur zakupowych i powiadomienia.
- [Panel integracji KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/panel-integracji-ksef): status połączenia, uprawnienia, synchronizacja i diagnostyka.

Informacja: Widoczność funkcji KSeF w aplikacji oraz obsługę faktur dla JST włączysz w [ustawieniach KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ksef).

## Konfiguracja KSeF

Ścieżka: Baza wiedzy > KSeF > Konfiguracja KSeF
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef

Autoryzacja w KSeF wymaga wygenerowania certyfikatu w systemie Ministerstwa Finansów. Certyfikat pozwala aplikacji na bezpieczną komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur. Konfigurację wykonujesz raz, certyfikat jest ważny przez 2 lata.

Uwaga: Starsza metoda połączenia, token autoryzacyjny, zostanie wyłączona przez KSeF 1 stycznia 2027 roku. Jeżeli Twoje konto nadal łączy się tokenem, przejdź na certyfikat według poniższej instrukcji.

### Krok 1: Wygeneruj certyfikat w systemie KSeF

Ten etap wykonujesz na stronie Ministerstwa Finansów, niezależnie od tego, czy korzystasz z Fakturni w przeglądarce czy na telefonie.

1. Wejdź na stronę [aplikacji podatnika KSeF](https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) Ministerstwa Finansów.

2. Zaloguj się do systemu, korzystając z dostępnej metody logowania (na przykład Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany).

3. W menu po lewej stronie wybierz zakładkę *"Certyfikaty"*.

4. Następnie kliknij opcję *"Wnioskuj o certyfikat"*.

[Ilustracja: Gov - generowanie certyfikatu]

5. W polu *"Nazwa certyfikatu"* wpisz dowolną nazwę, pod którą zapisany zostanie klucz prywatny oraz certyfikat.

6. W polu *"Hasło"* utwórz hasło zabezpieczające klucz prywatny. Hasło musi mieć minimum 15 znaków, w tym co najmniej 1 wielką literę, 1 małą literę, 1 cyfrę i 1 znak specjalny.

Informacja: Zapisz hasło klucza prywatnego w bezpiecznym miejscu. Będziesz musiał wprowadzić je później w Fakturni, w polu *"Hasło klucza prywatnego"*.

7. W polu *"Powtórz hasło"* wpisz ponownie to samo hasło.

8. Kliknij przycisk *"Generuj"*.

9. Po wygenerowaniu klucza prywatnego system wyświetli ekran potwierdzający jego utworzenie.

[Ilustracja: Gov - przesłanie wniosku o certyfikat]

10. W sekcji *"Przeznaczenie certyfikatu"* wybierz opcję *"Uwierzytelnienie w systemie KSeF"*.

11. W polu *"Certyfikat ważny od"* ustaw datę rozpoczęcia ważności certyfikatu. Certyfikat będzie ważny przez 2 lata od wskazanej daty.

12. Kliknij przycisk *"Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu"*.

13. Po poprawnym przesłaniu wniosku system wyświetli komunikat potwierdzający zakończenie procesu generowania certyfikatu.

[Ilustracja: Gov - certyfikat wygenerowany]

14. Kliknij przycisk *"Pobierz certyfikat"*, aby zapisać certyfikat na swoim urządzeniu.

15. Zapisz pobrany plik certyfikatu w bezpiecznym miejscu, będzie potrzebny w następnym kroku.

### Krok 2: Połącz Fakturnię z KSeF

Wersja przeglądarkowa:

1. Kliknij w menu zakładkę *"Inne"* i wybierz opcję *"KSeF - Krajowy System e-Faktur"* lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ksef](https://app.fakturnia.pl/konto/ksef).

[Ilustracja: Fakturnia - konfiguracja KSeF]

2. Na karcie *"Połącz konto z KSeF"* kliknij przycisk *"Połącz z KSeF"*. Jeżeli wymieniasz istniejący certyfikat albo przechodzisz z tokena, w sekcji *"ZARZĄDZANIE POŁĄCZENIEM"* na dole strony wybierz *"Zmień certyfikat"* (przy tokenie: *"Skonfiguruj certyfikat"*).

[Ilustracja: Fakturnia - dodanie certyfikatu KSeF]

3. W oknie *"Połącz z KSeF"* wybierz *"Mam pliki certyfikatu"* i w kroku *"Wgraj certyfikat"* dodaj oba pliki pobrane z systemu KSeF. Aplikacja rozpoznaje pliki po zawartości (format PEM), a nie po rozszerzeniu, więc .crt, .cer, .pem i .key działają tak samo. Po wgraniu zobaczysz potwierdzenia *"Certyfikat rozpoznany"* i *"Klucz prywatny rozpoznany"*.

4. W polu *"Hasło klucza prywatnego"* wpisz hasło ustawione podczas generowania certyfikatu.

5. Kliknij przycisk *"Połącz z KSeF"*. Po chwili zobaczysz ekran *"Połączono z KSeF"* z informacją o uprawnieniach.

[Ilustracja: Fakturnia - połączono z KSeF]

Wersja mobilna:

1. Wybierz **Więcej → Krajowy System e-Faktur**.
2. Naciśnij przycisk *"Skonfiguruj certyfikat"* (lub *"Zmień certyfikat"*, jeżeli wymieniasz istniejący).
3. Wskaż oba pliki pobrane z systemu KSeF: certyfikat i klucz prywatny. Aplikacja rozpoznaje je po zawartości (format PEM), nie po rozszerzeniu.
4. Wprowadź hasło klucza prywatnego i zatwierdź połączenie.

Informacja: Pliki są sprawdzane po zawartości: certyfikat musi zawierać blok PEM certyfikatu, a klucz prywatny blok PEM klucza. Przy niepoprawnym pliku zobaczysz komunikat, że plik nie został rozpoznany, wtedy pobierz pliki ponownie z Aplikacji Podatnika KSeF.

Po poprawnej konfiguracji zobaczysz komunikat o aktywnym połączeniu z KSeF. Od tego momentu faktury mogą być wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio z aplikacji, a faktury kosztowe będą pobierane automatycznie, do 30 minut od pojawienia się w KSeF.

### Uprawnienia

Zakres tego, co Fakturnia może robić w Twoim imieniu, wynika z uprawnień nadanych w systemie KSeF (na przykład odczyt i wystawianie faktur). Aktualny stan uprawnień sprawdzisz w [panelu integracji KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/panel-integracji-ksef). Jeżeli brakuje uprawnień do odczytu lub wystawiania faktur, panel wyświetli ostrzeżenie z wyjaśnieniem.

### Zobacz też

- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)
- [Faktury kosztowe z KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/faktury-kosztowe-z-ksef)
- [Panel integracji KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/panel-integracji-ksef)

## Wysyłanie faktur do KSeF

Ścieżka: Baza wiedzy > KSeF > Wysyłanie faktur do KSeF
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef

Po [skonfigurowaniu połączenia z KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef) możesz wysyłać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio z aplikacji.

### Wymagania przed wysyłką

- Dokument musi być typem obsługiwanym przez KSeF, na przykład *"Faktura VAT"*. Zobacz [tabelę typów dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow).
- Nabywca musi mieć pełne dane adresowe: ulicę, kod pocztowy i miejscowość. Formularz ostrzeże Cię, jeżeli czegoś brakuje.
- Pozycje ze stawką *"zw."* wymagają podstawy prawnej zwolnienia, zobacz [Adnotacje na fakturze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze).

### Wysyłanie faktury do KSeF

Wersja przeglądarkowa:

1. W zakładce *"Dokumenty"* kliknij przycisk *"Wystaw dokument"*.
2. Wypełnij formularz faktury: kontrahent, pozycje, płatność.
3. Zapisz dokument. Pojawi się podgląd utworzonej faktury.
4. Sprawdź, czy wszystkie dane na dokumencie są poprawne.
5. W panelu po prawej stronie kliknij przycisk *"Wystaw i wyślij do KSeF"* (lub *"Wyślij do KSeF"* dla dokumentu już wystawionego).

[Ilustracja: Wysyłanie faktur do KSeF]

Wersja mobilna:

1. Naciśnij przycisk *"+"* na ekranie **Pulpit** lub **Dokumenty** i wypełnij formularz faktury.
2. Zapisz dokument i otwórz jego podgląd.
3. Wybierz opcję wysyłki do KSeF.

Po wykonaniu tej operacji faktura zostanie wystawiona i przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur. Status wysyłki będzie widoczny na liście dokumentów.

### Status wysłania faktury do KSeF

Po poprawnym wysłaniu dokumentu status faktury zostanie zaktualizowany:

- W podglądzie faktury pojawi się oznaczenie *"KSeF"* informujące, że dokument został zarejestrowany w systemie.
- W panelu informacji pojawi się komunikat *"Wysłano do KSeF - Faktura zarejestrowana"* wraz z numerem KSeF nadanym fakturze oraz datą i godziną wysłania. Numer KSeF skopiujesz ikoną kopiowania.

[Ilustracja: Fakturnia - status wysłania do KSeF]

Na liście dokumentów, w kolumnie *"KSeF"*, pojawi się zielona ikona potwierdzająca rejestrację faktury.

[Ilustracja: Fakturnia - status na liście dokumentów]

### Kolejka wysyłki i stany dokumentu

Wysyłka nie zawsze kończy się od razu. Gdy KSeF odpowiada z opóźnieniem albo chwilowo odrzuca połączenia, faktura trafia do kolejki wysyłek i system ponawia próbę sam. Aktualny stan widzisz na karcie KSeF w podglądzie dokumentu.

Wersja przeglądarkowa:

Na karcie KSeF w podglądzie dokumentu zobaczysz jeden z nagłówków:

- *"Oczekuje na wysyłkę"*: faktura czeka w kolejce, wysyłka rozpocznie się za chwilę.
- *"Trwa wysyłka"*: faktura jest właśnie przesyłana, poniżej widać *"Oczekuje na potwierdzenie z KSeF"*.
- *"Przetwarzanie w KSeF"*: faktura dotarła do KSeF i czeka na potwierdzenie. Status uzupełni się automatycznie.
- *"Wysyłka nie powiodła się"*: próba się nie udała, ale system ponowi ją sam. Karta pokazuje treść błędu, godzinę kolejnej próby i licznik, na przykład "próba 2 z 5". Przycisk *"Wyślij teraz"* pozwala nie czekać i wysłać dokument od razu.
- *"Nie wysłano do KSeF"* z dopiskiem *"Minął dzień wystawienia"*: ponawianie zakończyło się, bo minęła doba, w której faktura miała trafić do KSeF. Zaktualizuj datę wystawienia i wyślij dokument ponownie.
- *"Błąd wysyłki"*: KSeF odrzucił dokument, na przykład z powodu błędnych danych. Popraw dokument według treści komunikatu i wyślij go jeszcze raz.

Kolejka wykonuje najwyżej 5 prób w rosnących odstępach (od minuty do godziny) i tylko w dniu wystawienia dokumentu. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień jej przesłania do KSeF, dlatego po północy ponawianie się kończy.

Wersja mobilna:

W aplikacji mobilnej karta KSeF w podglądzie dokumentu pokazuje status *"Wysyłanie do KSeF"*, *"Przetwarzanie w KSeF"* (status zaktualizuje się automatycznie), *"Wysłano do KSeF"* z numerem KSeF albo *"Błąd wysyłki"* z treścią komunikatu. Szczegóły kolejki, czyli godzinę kolejnej próby, licznik prób i przycisk *"Wyślij teraz"*, zobaczysz w przeglądarce.

Informacja: Wysyłka natychmiastowa (*"Wyślij teraz"*, *"Wyślij do KSeF"* oraz *"Wystaw i wyślij do KSeF"*) to jedna operacja: dokument zostaje przesłany do KSeF i w tym samym kroku oznaczony jako wystawiony. Szkicu nie musisz wcześniej oznaczać ręcznie.

### Pobieranie UPO

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to plik XML potwierdzający przyjęcie faktury przez KSeF. Opcja pobrania pojawia się tylko przy fakturach, które mają numer KSeF i zapisane UPO. Plik zapisuje się pod nazwą `UPO-.xml`.

Wersja przeglądarkowa:

Na liście dokumentów otwórz menu przy fakturze i wybierz *"Pobierz UPO"*. Ten sam link znajdziesz w podglądzie dokumentu, obok *"Pobierz PDF"*.

Wersja mobilna:

Otwórz podgląd faktury, naciśnij *"Udostępnij"* i w arkuszu *"Opcje"* wybierz *"Pobierz UPO"*.

### Kod QR na wydruku

Jeżeli chcesz, aby na PDF faktury wysłanej do KSeF pojawiał się kod QR do weryfikacji dokumentu w systemie KSeF, włącz opcję *"Pokaż QR KSeF"* w [Autouzupełnianiu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie) albo jednorazowo w [dostosowaniu formularza](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dostosowanie-formularza).

### Najczęstsze problemy

- **Błąd danych nabywcy**: uzupełnij pełny adres kontrahenta w bazie, zobacz [Jak dodać kontrahenta](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/klienci/jak-dodac-klienta).
- **Faktura wysłana z błędem merytorycznym**: faktury zarejestrowanej w KSeF nie można wycofać. Wystaw [fakturę korygującą](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-korygujaca).
- **Brak przycisków KSeF w aplikacji**: sprawdź, czy [funkcje KSeF są włączone](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ksef) i czy [połączenie jest aktywne](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/panel-integracji-ksef).
- **Komunikat o limicie zapytań KSeF**: KSeF ogranicza liczbę zapytań w krótkim czasie. Kolejka traktuje taką odpowiedź jak chwilową awarię: na karcie zobaczysz *"Wysyłka nie powiodła się"* z godziną kolejnej próby, a wysyłka wznowi się automatycznie, bez Twojego udziału. Przy ręcznym pobieraniu faktur kosztowych ten sam limit daje komunikat *"KSeF ogranicza częstotliwość pobierania faktur. Odczekaj około minutę i spróbuj ponownie."*.

### Zobacz też

- [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef)
- [Faktury kosztowe z KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/faktury-kosztowe-z-ksef)

## Faktury kosztowe z KSeF

Ścieżka: Baza wiedzy > KSeF > Faktury kosztowe z KSeF
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/faktury-kosztowe-z-ksef

Po połączeniu konta z KSeF Fakturnia automatycznie pobiera faktury kosztowe (zakupowe) wystawione na Twoją firmę. Wszystkie faktury od dostawców masz w jednym miejscu, bez logowania się do rządowej aplikacji KSeF.

### Jak działa pobieranie

Faktury kosztowe pobierają się automatycznie, do 30 minut od pojawienia się w KSeF. Każda nowa faktura zakupowa wystawiona na NIP Twojej firmy w KSeF pojawi się w aplikacji.

Wersja przeglądarkowa:

Pobrane faktury znajdziesz w zakładce *"KSeF - Krajowy System e-Faktur"* pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/ksef](https://app.fakturnia.pl/konto/ksef).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Krajowy System e-Faktur**. Na ekranie znajdziesz informację o ostatniej synchronizacji i liczbie pobranych faktur.

### Ręczna synchronizacja

Jeżeli nie chcesz czekać na automatyczne pobranie, kliknij przycisk *"Synchronizuj faktury"* w panelu KSeF. Obok przycisku zobaczysz czas ostatniej synchronizacji, a w razie problemów również szczegóły błędu.

### Powiadomienia o nowych fakturach

Możesz otrzymywać powiadomienie push za każdym razem, gdy z KSeF zostanie pobrana nowa faktura kosztowa:

- na telefonie: włącz powiadomienia w aplikacji mobilnej (**Więcej → Ustawienia → Powiadomienia**),
- w przeglądarce: włącz powiadomienia push w [ustawieniach powiadomień](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia).

### Najczęstsze pytania

- **Nie widzę faktur kosztowych**: sprawdź w [panelu integracji](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/panel-integracji-ksef), czy połączenie jest aktywne i czy konto ma uprawnienie do odczytu faktur.
- **Jak długo trwa pobranie?** Do 30 minut od pojawienia się faktury w KSeF. W razie potrzeby użyj ręcznej synchronizacji.
- **Komunikat o limicie przy ręcznej synchronizacji**: KSeF ogranicza częstotliwość pobierania. Jeżeli zobaczysz *"KSeF ogranicza częstotliwość pobierania faktur. Odczekaj około minutę i spróbuj ponownie."*, odczekaj chwilę; automatyczne pobieranie działa dalej bez Twojego udziału.
- **Faktura rozliczeniowa od dostawcy**: jej podgląd wypisuje rozliczone zaliczki z numerami KSeF, zobacz [Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-zaliczkowa-i-rozliczeniowa).

### Zobacz też

- [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef)
- [Panel integracji KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/panel-integracji-ksef)
- [Powiadomienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia)

## Panel integracji KSeF

Ścieżka: Baza wiedzy > KSeF > Panel integracji KSeF
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/panel-integracji-ksef

Panel integracji KSeF to centrum zarządzania połączeniem z Krajowym Systemem e-Faktur: sprawdzisz tu status połączenia, uprawnienia, synchronizację faktur i przeprowadzisz diagnostykę.

### Gdzie znajdziesz panel

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij w menu zakładkę *"Inne"* i wybierz *"KSeF - Krajowy System e-Faktur"* lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ksef](https://app.fakturnia.pl/konto/ksef).

[Ilustracja: Fakturnia - panel integracji z KSeF]

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Krajowy System e-Faktur**.

### Status połączenia

W górnej części panelu znajduje się karta *"Status połączenia"*. Przy poprawnej konfiguracji zobaczysz komunikat *"Połączono z KSeF"* oraz:

- *"NIP"*: numer firmy połączonej z KSeF,
- *"Metoda"*: sposób uwierzytelnienia (na przykład certyfikat),
- *"Certyfikat ważny do"*: data, do której certyfikat jest ważny,
- *"Sprawdzono"*: moment ostatniego sprawdzenia połączenia, obok przycisk *"Odśwież"*.

Gdy certyfikat zbliża się do końca ważności, na karcie pojawi się przycisk *"Certyfikat wygasa za N dni, odnów go"*, który od razu otwiera okno zmiany certyfikatu.

Uwaga: Jeżeli zamiast certyfikatu widzisz aktywny *"Token autoryzacyjny"*, pamiętaj, że ta metoda zostanie wyłączona przez KSeF 1 stycznia 2027 roku. Przejdź na certyfikat według artykułu [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef).

### Uprawnienia

Sekcja *"Uprawnienia"* wyświetla uprawnienia przypisane do Twojego identyfikatora w KSeF, na przykład odczyt i wystawianie faktur. Jeżeli brakuje kluczowego uprawnienia, zobaczysz ostrzeżenie *"Brakujące uprawnienia w KSeF"* z wyjaśnieniem, czego dotyczy. Uprawnienia nadaje się w systemie Ministerstwa Finansów.

### Zmiana certyfikatu KSeF

Jeżeli certyfikat wygasa lub chcesz użyć nowego:

1. W sekcji *"ZARZĄDZANIE POŁĄCZENIEM"* wybierz *"Zmień certyfikat"* (gdy konto łączy się jeszcze tokenem: *"Skonfiguruj certyfikat"*).
2. Wgraj oba pliki pobrane z KSeF: certyfikat i klucz prywatny. Pliki są rozpoznawane po zawartości (format PEM), nie po rozszerzeniu, więc kolejność i nazwy plików nie mają znaczenia.
3. Wprowadź *"Hasło klucza prywatnego"* i kliknij *"Połącz z KSeF"*, aby odnowić połączenie.

### Diagnostyka połączenia

Wersja przeglądarkowa:

- *"Odśwież"* na karcie statusu: sprawdza połączenie i aktualizuje czas ostatniego sprawdzenia. Okno z wynikiem pojawia się tylko przy błędzie.
- *"Diagnostyka połączenia"* w sekcji *"ZARZĄDZANIE POŁĄCZENIEM"*: to samo sprawdzenie, ale okno z wynikiem otwiera się zawsze, także gdy wszystko działa.
- Jeżeli ostatnie sprawdzenie się nie powiodło, nad kartą statusu pojawi się ostrzeżenie *"Ostatnia weryfikacja połączenia nie powiodła się"* z listą najczęstszych przyczyn i przyciskiem *"Sprawdź ponownie"*.
- *"Dezaktywuj połączenie"*: wyłącza połączenie z systemem KSeF.

Wersja mobilna:

Na ekranie **Więcej → Krajowy System e-Faktur** znajdziesz te same akcje zarządzania: *"Zmień certyfikat"*, *"Komunikaty techniczne KSeF"* i *"Dezaktywuj połączenie"*. Ostrzeżenia o brakujących uprawnieniach i wstrzymanej synchronizacji wyglądają tak samo jak w przeglądarce.

### Synchronizacja faktur

W sekcji *"Synchronizacja faktur"* zobaczysz, że nowe faktury pobierają się automatycznie do 30 minut. Przyciskiem *"Synchronizuj faktury"* uruchomisz pobieranie ręcznie z wybranego okresu. Więcej w artykule [Faktury kosztowe z KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/faktury-kosztowe-z-ksef).

### Komunikaty techniczne KSeF

W sekcji *"ZARZĄDZANIE POŁĄCZENIEM"* znajdziesz link *"Komunikaty techniczne KSeF"* do aktualnych komunikatów Ministerstwa Finansów o działaniu systemu, na przykład o przerwach technicznych, oraz link *"Poradnik konfiguracji"* do instrukcji połączenia.

### Zobacz też

- [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)
- [Ustawienia KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ksef)

## Dokumenty

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty

Moduł dokumentów to centrum aplikacji: tutaj wystawiasz, przeglądasz i zarządzasz wszystkimi fakturami oraz innymi dokumentami.

### Gdzie znajdziesz dokumenty

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty) lub w menu rozwiń grupę *"Dokumenty"* i wybierz *"Lista dokumentów"*.

Wersja mobilna:

Wybierz zakładkę **Dokumenty** na dolnym pasku aplikacji.

### Szkice i dokumenty wystawione

Każdy nowo utworzony dokument trafia najpierw do grupy *"Szkice"*. Szkic to dokument przygotowany, ale jeszcze nieprzekazany kontrahentowi. Po wysłaniu dokumentu oznacz go jako wystawiony, wtedy trafi do grupy *"Wystawione"*. Więcej w artykule [Oznaczanie jako wystawiony](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow/oznaczanie-jako-wystawiony).

### Wyszukiwanie i filtrowanie

Wersja przeglądarkowa:

Nad listą dokumentów znajdziesz wyszukiwarkę oraz filtry.

Wersja mobilna:

U góry ekranu znajduje się wyszukiwarka (*"Szukaj numer, kontrahent, NIP..."*) oraz szybkie filtry typów dokumentów. Ikona filtra w lewym dolnym rogu otwiera filtry zaawansowane. Aktywne filtry wyczyścisz przyciskiem *"Wyczyść"*.

### Pobieranie wielu dokumentów

Dokumenty z wybranego miesiąca pobierzesz jednym kliknięciem, w jednym pliku.

Wersja przeglądarkowa:

Nad listą kliknij *"Pobierz wiele"*. W oknie *"Pobierz wiele dokumentów"* wybierz okres i format:

- *"PDF"*: wszystkie dokumenty w jednym pliku PDF. Dokumenty pobrane z KSeF nie są uwzględniane.
- *"XML KSeF"*: pliki XML faktur wysłanych do KSeF, spakowane w archiwum ZIP. Trafiają tam tylko faktury, które mają numer KSeF.

Dla PDF wybierzesz jeden z presetów: *"Wszystkie dokumenty"*, *"Sprzedaż bez proform"* (bez proform, zamówień i dokumentów magazynowych), *"Dokumenty magazynowe"* (WZ, PZ, PW, RW i MM) albo *"Własny wybór"*, w którym zaznaczasz typy dokumentów. Dla XML dostępne są presety *"Wszystkie faktury z KSeF"* i *"Własny wybór"*.

Jeżeli korzystasz z [konta pracowniczego](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), format *"XML KSeF"* i presety faktur wymagają uprawnienia do pobierania dokumentów. Bez niego okno pokaże tylko dokumenty magazynowe, o ile masz uprawnienie do ich pobierania.

Wersja mobilna:

Na ekranie **Dokumenty** naciśnij ikonę menu (trzy kropki) na górnym pasku i wybierz *"Pobierz masowo"*. Okno *"Pobierz wiele dokumentów"* ma te same formaty (*"PDF"*, *"XML KSeF"*) i presety co w przeglądarce, a gotowy plik udostępnisz z telefonu.

### Najważniejsze akcje

- *"Wystaw dokument"* (w aplikacji mobilnej przycisk *"+"*): tworzy nowy dokument.
- *"Wystaw podobny"*: tworzy nowy dokument na podstawie istniejącego, z przepisanymi danymi.
- *"Oznacz jako wystawione"* / *"Oznacz jako szkic"*: przenosi dokument między grupami.
- Podgląd dokumentu: otwiera widok z opcjami pobrania PDF, wysyłki e-mailem i wysyłki do KSeF.

### Artykuły w tej sekcji

- [Wystawianie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow)
- [Dokumenty cykliczne](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne)
- [Adnotacje na fakturze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze)
- [Dostosowanie formularza](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dostosowanie-formularza)
- [Wysyłanie dokumentów e-mailem](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wysylanie-dokumentow-email)
- [Oznaczanie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow)
- [Usuwanie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/usuwanie-dokumentow)

## Wystawianie dokumentów

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wystawianie dokumentów
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow

Fakturnia obsługuje wszystkie najpopularniejsze typy dokumentów sprzedażowych. W tym artykule znajdziesz przegląd typów oraz informację, które z nich trafiają do KSeF.

### Jak rozpocząć wystawianie

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij przycisk *"Wystaw dokument"* na liście dokumentów lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw). Możesz też użyć opcji *"Wystaw podobny"* przy istniejącym dokumencie, nowy dokument przepisze z niego dane.

Wersja mobilna:

Na ekranie **Pulpit** lub **Dokumenty** naciśnij przycisk *"+"* w prawym dolnym rogu.

### Typy dokumentów

| Typ dokumentu | Wysyłka do KSeF | Zastosowanie |
| --- | --- | --- |
| Faktura VAT | Tak | Podstawowa faktura sprzedaży |
| Faktura zaliczkowa | Tak | Zaliczka na poczet zamówienia |
| Faktura rozliczeniowa | Tak | Rozliczenie zaliczek i zamknięcie transakcji |
| Faktura korygująca | Tak | Korekta wystawionej faktury |
| Faktura korygująca zaliczkową | Tak | Korekta faktury zaliczkowej |
| Faktura korygująca rozliczeniową | Tak | Korekta faktury rozliczeniowej |
| Faktura (bez VAT) | Nie | Starszy typ, zalecamy Fakturę VAT |
| Faktura proforma | Nie | Dokument informacyjny, nie jest fakturą |
| Faktura proforma (bez VAT) | Nie | Dokument informacyjny |
| Zamówienie | Nie | Podstawa do faktur zaliczkowych |
| Faktura końcowa | Tak | Starszy typ, zalecamy Fakturę rozliczeniową |

Informacja: Wybierając typ *"Faktura"* zobaczysz podpowiedź, że ten dokument nie zostanie wysłany do KSeF. Jeżeli planujesz wysyłkę do KSeF, wybierz *"Faktura VAT"*, to odpowiednik faktury podstawowej w KSeF. KSeF nie rozróżnia faktur "z VAT" i "bez VAT", zwolnienie z VAT dodaje się jako adnotację na fakturze.

### Instrukcje krok po kroku

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Jak wystawić fakturę korygującą](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-korygujaca)
- [Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-zaliczkowa-i-rozliczeniowa)
- [Jak wystawić fakturę końcową](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-koncowa)
- [Faktura do paragonu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-do-paragonu)
- [Faktura dla JST](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-dla-jst)

## Jak wystawić fakturę

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wystawianie dokumentów > Jak wystawić fakturę
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture

W tym artykule wystawisz fakturę krok po kroku: od wybrania typu dokumentu, przez nabywcę i pozycje, po płatność i pobranie PDF. Podczas tworzenia dokumentu korzystaj z podglądu, aby mieć pewność, że dane na dokumencie wyglądają tak, jak chcesz.

### Otwórz formularz

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij przycisk *"Wystaw dokument"* na liście dokumentów lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw).

Wersja mobilna:

Na ekranie **Pulpit** lub **Dokumenty** naciśnij przycisk *"+"* w prawym dolnym rogu.

### 1. Wybierz typ dokumentu

W polu *"Typ dokumentu"* wybierz *"Faktura VAT"* (lub inny typ z listy). Faktura VAT to podstawowy typ zgodny z KSeF. Przegląd wszystkich typów znajdziesz w artykule [Wystawianie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow).

### 2. Numer dokumentu

Pole *"Symbol"* i numer uzupełniają się automatycznie, jeżeli masz włączone automatyczne numerowanie. Ikona koła zębatego obok numeru otwiera ustawienia formatu numeracji. Więcej w artykule [Autouzupełnianie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie).

### 3. Daty i miejsce wystawienia

Ustaw datę wystawienia, datę sprzedaży oraz miejsce wystawienia. Zamiast pojedynczej daty sprzedaży możesz włączyć zakres dat.

W przypadku faktury w walucie obcej wybierz walutę. Kurs przeliczeniowy podpowiada się automatycznie według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie.

### 4. Wybierz nabywcę

1. Kliknij pole nabywcy i zacznij wpisywać nazwę lub NIP. Kontrahenci z Twojej bazy podpowiedzą się automatycznie.
2. Jeżeli kontrahenta nie ma w bazie, dodaj go: wpisz NIP i pobierz dane z bazy GUS albo wprowadź je ręcznie. Więcej w artykule [Jak dodać kontrahenta](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/klienci/jak-dodac-klienta).

Uwaga: Do wysyłki do KSeF nabywca musi mieć pełne dane adresowe: ulicę, kod pocztowy i miejscowość. Formularz pokaże ostrzeżenie, jeżeli czegoś brakuje.

Jeżeli dokument ma zawierać odbiorcę (podmiot inny niż nabywca, na przykład jednostkę podrzędną JST), użyj przycisku *"Dodaj odbiorcę"*. Więcej w artykułach [Faktura dla JST](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-dla-jst) i [Faktura do paragonu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-do-paragonu).

### 5. Dodaj pozycje

1. Dodaj pozycję i wprowadź nazwę. Produkty z Twojej bazy podpowiedzą się automatycznie.
2. Wybierz jednostkę miary, ilość, cenę oraz stawkę VAT.
3. Jeżeli masz włączone kody GTU lub PKWiU, wybierz je przy pozycji.

Informacja: To, czy ceny wpisujesz w kwotach netto czy brutto, ustawisz w [Autouzupełnianiu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie) (opcja *"Tryb cen"*). Rabat do pozycji włączysz przez [dostosowanie formularza](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dostosowanie-formularza).

### 6. Adnotacje

W sekcji *"Adnotacje"* zaznaczysz mechanizm podzielonej płatności, procedurę marży, zwolnienie z VAT lub samofakturowanie. Szczegóły w artykule [Adnotacje na fakturze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze). Adnotacje mogą też uzupełniać się automatycznie, zobacz [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje).

### 7. Płatność

W sekcji płatności ustaw:

- *"Status płatności"*: *"Do zapłaty"* lub *"Zapłacono"*. Przy statusie *"Do zapłaty"* wybierz termin zapłaty, przy *"Zapłacono"* datę otrzymania zapłaty.
- *"Sposób płatności"*: na przykład przelew lub gotówka.
- Numer konta bankowego: przy przelewie wybierz konto z listy swoich [kont bankowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe). Możesz dodać więcej niż jedno konto, na przykład w różnych walutach.

### 8. Utwórz dokument

Sprawdź podgląd i kliknij przycisk *"Utwórz dokument"*. Z podglądu dokumentu możesz następnie:

- pobrać PDF (*"Pobierz PDF"*),
- [wysłać dokument e-mailem](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wysylanie-dokumentow-email),
- [wysłać fakturę do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef) (*"Wystaw i wyślij do KSeF"*).

### Wskazówki

- Opcja *"Wystaw podobny"* na liście dokumentów tworzy nowy dokument z danymi przepisanymi z istniejącego. To najszybszy sposób na powtarzalne faktury.
- Nowy dokument trafia do grupy *"Szkice"*. Po przekazaniu kontrahentowi [oznacz go jako wystawiony](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow/oznaczanie-jako-wystawiony).

## Jak wystawić fakturę korygującą

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wystawianie dokumentów > Jak wystawić fakturę korygującą
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-korygujaca

Faktura korygująca służy do poprawienia faktury, która została już wystawiona, na przykład błędnej ceny, ilości lub danych nabywcy. W Fakturni wystawisz korekty faktur VAT, a także korekty faktur zaliczkowych i rozliczeniowych.

### Otwórz formularz

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij przycisk *"Wystaw dokument"* na liście dokumentów lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw).

Wersja mobilna:

Na ekranie **Pulpit** lub **Dokumenty** naciśnij przycisk *"+"* w prawym dolnym rogu.

### 1. Wybierz typ dokumentu

W polu *"Typ dokumentu"* wybierz:

- *"Faktura korygująca"*: dla korekty zwykłej faktury,
- *"Faktura korygująca zaliczkową"*: dla korekty faktury zaliczkowej,
- *"Faktura korygująca rozliczeniową"*: dla korekty faktury rozliczeniowej.

### 2. Wybierz korygowany dokument

W sekcji *"Korygowany dokument"* kliknij przycisk wyboru dokumentu i wskaż fakturę, którą chcesz skorygować. Pozycje z korygowanego dokumentu zostaną pobrane do formularza.

### 3. Podaj przyczynę korekty

W polu *"Przyczyna korekty"* opisz powód, na przykład "Błąd w cenie" lub "Zmiana ilości". Pole jest opcjonalne, ale jego treść będzie widoczna na PDF i zostanie wysłana do KSeF.

### 4. Skoryguj pozycje

Zmień pozycje tak, aby odpowiadały stanowi po korekcie. Na dokumencie pojawi się porównanie wartości przed i po korekcie.

W przypadku korekty zaliczkowej podaj kwotę zaliczki po korekcie, formularz wyświetli rozkład VAT korekty. W przypadku korekty rozliczeniowej wskaż faktury zaliczkowe i kwotę rozliczenia po korekcie.

### 5. Utwórz dokument

Sprawdź podgląd i kliknij przycisk *"Utwórz dokument"*. Fakturę korygującą możesz następnie wysłać do KSeF tak samo jak zwykłą fakturę.

Informacja: Jeżeli oryginalna faktura została wysłana do KSeF, korekta również powinna trafić do KSeF.

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-zaliczkowa-i-rozliczeniowa)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)

## Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wystawianie dokumentów > Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-zaliczkowa-i-rozliczeniowa

Gdy otrzymujesz zaliczkę przed realizacją zamówienia, wystawiasz fakturę zaliczkową. Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę rozliczeniową, która rozlicza wpłacone zaliczki i zamyka zamówienie. Oba typy są w pełni zgodne z KSeF.

### Jak to działa

1. **Zamówienie**: tworzysz dokument typu *"Zamówienie"* z pełną wartością transakcji.
2. **Faktura zaliczkowa**: do zamówienia wystawiasz jedną lub więcej faktur zaliczkowych na otrzymane wpłaty.
3. **Faktura rozliczeniowa**: na końcu wystawiasz fakturę rozliczeniową, która wykazuje zaliczki i pozostałą kwotę do zapłaty.

### Wystawianie faktury zaliczkowej

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij *"Wystaw dokument"* lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw).

Wersja mobilna:

Naciśnij przycisk *"+"* na ekranie **Pulpit** lub **Dokumenty**.

1. W polu *"Typ dokumentu"* wybierz *"Faktura zaliczkowa"*.
2. W sekcji *"Zamówienie"* wybierz zamówienie, którego dotyczy zaliczka.
3. W polu kwoty zaliczki wprowadź otrzymaną kwotę brutto. Formularz pilnuje, aby suma zaliczek nie przekroczyła wartości zamówienia, i wyświetla maksymalną możliwą kwotę.
4. Sprawdź tabelę rozkładu VAT zaliczki: kwota brutto jest automatycznie dzielona na stawki VAT proporcjonalnie do pozycji zamówienia.
5. Uzupełnij nabywcę i płatność, a następnie kliknij *"Utwórz dokument"*.

Informacja: Do jednego zamówienia możesz wystawić kilka faktur zaliczkowych, na przykład przy płatności w ratach.

### Blokada edycji zamówienia

Po wystawieniu pierwszej faktury zaliczkowej zamówienie zostaje zablokowane do edycji. Zaliczka zapisuje migawkę zamówienia (nazwę, pozycje, sumę brutto) i wyliczony z niej rozkład VAT, więc późniejsza zmiana zamówienia rozjechałaby te dane, także w XML wysłanym do KSeF. Przy próbie zapisu zobaczysz komunikat *"To zamówienie ma powiązane faktury zaliczkowe (...) i nie może być edytowane."*. Takiego zamówienia nie można też usunąć.

Wersja przeglądarkowa:

W podglądzie zamówienia, pod listą *"Powiązane zaliczki:"*, widać dopisek *"Edycja zablokowana"*.

Wersja mobilna:

Blokada działa tak samo w aplikacji mobilnej: formularz edycji zamówienia z zaliczkami nie zapisze zmian i pokaże ten sam komunikat.

Jeżeli zamówienie wymaga zmian, skoryguj wystawione zaliczki albo utwórz nowe zamówienie.

### Wystawianie faktury rozliczeniowej

1. W polu *"Typ dokumentu"* wybierz *"Faktura rozliczeniowa"*.
2. W sekcji faktur zaliczkowych kliknij *"Wybierz faktury zaliczkowe"* i zaznacz zaliczki, które rozliczasz.
3. Formularz wykaże sumę zaliczek i wyliczy pozostałą kwotę do zapłaty.
4. Sprawdź podgląd i kliknij *"Utwórz dokument"*.

### Skróty w podglądzie dokumentu

Nie musisz zaczynać od pustego formularza, podgląd dokumentu podpowiada kolejny krok:

- Zaraz po utworzeniu zamówienia zobaczysz podpowiedź *"Wystaw fakturę zaliczkową do tego zamówienia"*. Ten sam skrót, *"Wystaw fakturę zaliczkową"*, jest wśród akcji podglądu zamówienia.
- W podglądzie wystawionej faktury zaliczkowej, która nie ma jeszcze faktury rozliczeniowej, wybierz *"Wystaw fakturę rozliczeniową"*: formularz otworzy się z tą zaliczką już wybraną.
- W podglądzie zamówienia akcja *"Wystaw fakturę rozliczeniową"* wczytuje do formularza komplet zaliczek tego zamówienia.

### Korekty zaliczek i rozliczeń

Jeżeli kwota zaliczki lub rozliczenia wymaga zmiany, wystaw dokument typu *"Faktura korygująca zaliczkową"* lub *"Faktura korygująca rozliczeniową"*. Korekta faktury rozliczeniowej pokazuje w podglądzie kwotę pozostałą do zapłaty po korekcie, a jej kolejne korekty tworzą łańcuch. Szczegóły w artykule [Jak wystawić fakturę korygującą](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-korygujaca).

### Faktura rozliczeniowa pobrana z KSeF

Gdy fakturę rozliczeniową (lub jej korektę) otrzymasz od dostawcy przez KSeF, jej podgląd odczytuje z XML rozliczone zaliczki.

Wersja przeglądarkowa:

W podglądzie takiej faktury znajdziesz sekcję *"Rozliczone faktury zaliczkowe"*. Każda zaliczka jest opisana numerem KSeF (oznaczenie *"(numer KSeF)"*) albo, gdy zaliczka była wystawiona poza systemem, jej numerem własnym (*"(poza KSeF)"*). Zaliczki częściowe pojawiają się jako *"Zaliczka częściowa z ..."* z datą i kwotą.

Wersja mobilna:

Lista rozliczonych zaliczek z XML jest dostępna w przeglądarce. Na telefonie otwórz taką fakturę w przeglądarce, jeżeli potrzebujesz numerów KSeF zaliczek.

Więcej o pobieraniu faktur od dostawców w artykule [Faktury kosztowe z KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/faktury-kosztowe-z-ksef).

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę końcową](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-koncowa)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)

## Jak wystawić fakturę końcową

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wystawianie dokumentów > Jak wystawić fakturę końcową
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-koncowa

Faktura końcowa to dokument finalizujący transakcję rozłożoną w czasie: wykazuje wystawione wcześniej faktury zaliczkowe i rozlicza pozostałą kwotę.

Uwaga: Faktura końcowa to starszy typ dokumentu. Dla nowych transakcji zalecamy [fakturę rozliczeniową](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-zaliczkowa-i-rozliczeniowa), która jest w pełni zgodna z KSeF i współpracuje z zamówieniami oraz korektami.

### Otwórz formularz

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij przycisk *"Wystaw dokument"* lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw).

Wersja mobilna:

Naciśnij przycisk *"+"* na ekranie **Pulpit** lub **Dokumenty**.

### Jak wystawić fakturę końcową

1. W polu *"Typ dokumentu"* wybierz *"Faktura końcowa"*.
2. W sekcji *"Powiązane faktury zaliczkowe"* dodaj faktury zaliczkowe wchodzące w skład transakcji. Suma brutto dokumentu zostanie pomniejszona o sumę zaliczek.
3. Uzupełnij nabywcę i dodaj pozycje obejmujące całą transakcję.
4. Ustaw płatność i sprawdź podgląd, aby upewnić się, że zaliczki zostały prawidłowo wykazane.
5. Kliknij przycisk *"Utwórz dokument"*.

### Zobacz też

- [Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-zaliczkowa-i-rozliczeniowa)
- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)

## Faktura do paragonu

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wystawianie dokumentów > Faktura do paragonu
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-do-paragonu

Jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej, a klient prosi o fakturę, wystawiasz fakturę do paragonu. Taka faktura otrzymuje w KSeF oznaczenie FP (art. 109 ust. 3d ustawy o VAT).

Informacja: Oznaczenie FP to adnotacja na zwykłej fakturze VAT, a nie osobny typ dokumentu. Faktury z oznaczeniem FP nie zwiększają wartości sprzedaży w ewidencji, bo sprzedaż została już ujęta w raporcie z kasy fiskalnej.

### Jak wystawić fakturę do paragonu

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij przycisk *"Wystaw dokument"* lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/wystaw).

Wersja mobilna:

Naciśnij przycisk *"+"* na ekranie **Pulpit** lub **Dokumenty**.

1. W polu *"Typ dokumentu"* wybierz *"Faktura VAT"*.
2. Uzupełnij nabywcę i pozycje zgodnie z paragonem.
3. W sekcji *"Informacje dodatkowe"* zaznacz pole *"Faktura do paragonu"* (FP).
4. Sprawdź podgląd i kliknij *"Utwórz dokument"*.

### Numer paragonu na fakturze

Struktura faktury w KSeF nie zawiera osobnego pola na numer paragonu. Jeżeli chcesz go udokumentować, wpisz numer paragonu w polu uwag dokumentu, wtedy pojawi się na PDF i w treści faktury wysłanej do KSeF.

### Najczęstsze pytania

- **Czy fakturę do paragonu wysyła się do KSeF?** Tak, faktura z oznaczeniem FP trafia do KSeF jak każda faktura VAT.
- **Czy klient musi zwrócić paragon?** Przy sprzedaży na rzecz firmy faktura do paragonu jest możliwa tylko, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Przy sprzedaży konsumenckiej zasady określa ustawa o VAT.

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)

## Faktura dla JST

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wystawianie dokumentów > Faktura dla JST
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-dla-jst

Faktury dla jednostek samorządu terytorialnego (JST), na przykład gmin i powiatów, mają szczególną strukturę: nabywcą jest jednostka nadrzędna (na przykład gmina), a faktura dotyczy jednostki podrzędnej (na przykład szkoły), która występuje jako odbiorca.

### Krok 1: Włącz obsługę JST w ustawieniach

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/ksef](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/ksef) i włącz opcję *"Status nabywcy - JST"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → KSeF** i włącz opcję obsługi JST.

Po włączeniu tej opcji na formularzu dokumentu pojawi się dodatkowe pole wyboru dotyczące JST.

### Krok 2: Wystaw fakturę

1. Otwórz formularz nowego dokumentu i wybierz typ *"Faktura VAT"*.
2. Jako nabywcę wybierz jednostkę nadrzędną, na przykład gminę. To jej NIP znajdzie się na fakturze.
3. Zaznacz pole *"Czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST?"*.
4. Formularz automatycznie doda sekcję *"Odbiorca"*, jej wypełnienie jest wymagane. Wybierz jednostkę podrzędną, na przykład szkołę lub przedszkole.
5. Uzupełnij pozycje i płatność, a następnie kliknij *"Utwórz dokument"*.

Informacja: Po zaznaczeniu opcji JST nie można ukryć sekcji odbiorcy, bo wskazanie jednostki podrzędnej jest w tym scenariuszu obowiązkowe. W fakturze wysyłanej do KSeF nabywca otrzymuje oznaczenie JST, a odbiorca odpowiednią rolę jednostki podrzędnej.

### Najczęstsze pytania

- **Jaki NIP podać?** NIP zawsze należy do jednostki nadrzędnej (nabywcy). Jednostka podrzędna zwykle nie ma własnego NIP i występuje tylko jako odbiorca z danymi adresowymi.
- **Czy odbiorca musi mieć pełny adres?** Tak, do wysyłki do KSeF odbiorca, podobnie jak nabywca, potrzebuje pełnych danych adresowych.

### Zobacz też

- [Ustawienia KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ksef)
- [Jak dodać kontrahenta](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/klienci/jak-dodac-klienta)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)

## Dokumenty cykliczne

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Dokumenty cykliczne
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne

Dokumenty cykliczne automatyzują powtarzalne fakturowanie: abonamenty, najem, stałą obsługę. Ustawiasz regułę raz, a dokumenty powstają same według harmonogramu. Reguła to szablon dokumentu połączony z harmonogramem i trybem pracy, a każda generacja tworzy kopię szablonu z nową datą i kolejnym numerem.

### Gdzie znajdziesz dokumenty cykliczne

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/cykliczne](https://app.fakturnia.pl/konto/dokumenty/cykliczne) lub wybierz *"Dokumenty cykliczne"* w grupie *"Dokumenty"* w menu.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Dokumenty cykliczne**. Do listy reguł przejdziesz też z zakładki **Dokumenty**, przez menu opcji.

Informacja: Jeżeli korzystasz z [kont pracowniczych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), dostęp do modułu wymaga uprawnienia *"Dokumenty cykliczne"*.

### Jak to działa

1. Wybierasz istniejący dokument, który staje się szablonem reguły.
2. Ustawiasz harmonogram: częstotliwość, datę startu i warunek zakończenia cyklu.
3. Wybierasz [tryb pracy](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tryby-pracy-i-automatyzacje): automatyczne wystawienie, szkic do akceptacji albo samo przypomnienie.
4. W dniu generacji, około godziny 6:00, aplikacja tworzy dokument i wykonuje ustawione automatyzacje.

W nazwach pozycji i uwagach szablonu działają [placeholdery](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/placeholdery-w-dokumentach-cyklicznych), dzięki którym każdy wygenerowany dokument ma aktualny okres rozliczeniowy, na przykład "Obsługa księgowa za lipiec 2026".

### Lista reguł

Nad listą znajdziesz podsumowanie: liczbę aktywnych reguł, datę najbliższej generacji, miesięczny przychód cykliczny ze wszystkich aktywnych reguł oraz liczbę reguł wstrzymanych.

Każda reguła ma jeden ze statusów:

- *"Aktywna"*: generuje dokumenty zgodnie z harmonogramem.
- *"Wstrzymana"*: harmonogram stoi w miejscu do czasu wznowienia.
- *"Zakończona"*: cykl dobiegł końca (minęła data końcowa lub wystawiono zaplanowaną liczbę dokumentów).

W menu reguły dostępne są akcje:

- *"Edytuj / historia"*: otwiera edytor reguły wraz z historią generacji.
- *"Wstrzymaj"* / *"Wznów"*: zatrzymuje lub przywraca cykl.
- *"Pomiń najbliższe"*: opuszcza jedno zaplanowane wystąpienie, a cykl przesuwa się na kolejny termin.
- *"Wystaw teraz"*: generuje dokument od razu, poza harmonogramem. Cykl się nie przesuwa.
- *"Usuń"*: reguła przestaje generować dokumenty. Wygenerowane wcześniej dokumenty pozostają bez zmian.

### Historia generacji

W edytorze reguły znajdziesz historię wszystkich przebiegów ze statusami: *"Wystawiono"*, *"Szkic"*, *"Przypomniano"*, *"Pominięto"* oraz *"Błąd"*. Każdy wpis prowadzi do wygenerowanego dokumentu, a ikona koperty oznacza, że dokument został wysłany e-mailem.

### Artykuły w tej sekcji

- [Tworzenie reguły cyklicznej](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tworzenie-reguly-cyklicznej)
- [Tryby pracy i automatyzacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tryby-pracy-i-automatyzacje)
- [Placeholdery w dokumentach cyklicznych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/placeholdery-w-dokumentach-cyklicznych)

## Tworzenie reguły cyklicznej

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Dokumenty cykliczne > Tworzenie reguły cyklicznej
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tworzenie-reguly-cyklicznej

Regułę cykliczną utworzysz na dwa sposoby: z listy reguł albo jednym kliknięciem z istniejącego dokumentu. W obu przypadkach podstawą jest dokument źródłowy, który staje się szablonem: może to być faktura VAT, proforma (również bez VAT) lub zamówienie.

### Jak rozpocząć

Wersja przeglądarkowa:

Na liście dokumentów cyklicznych kliknij *"Nowa reguła"* i wyszukaj dokument źródłowy po numerze lub kontrahencie. Szybsza droga: na liście dokumentów otwórz menu przy wybranej fakturze i wybierz *"Utwórz cykl z tej faktury"*.

Wersja mobilna:

Na liście dokumentów cyklicznych naciśnij przycisk *"+"* (*"Dodaj regułę"*) i wybierz dokument źródłowy. Możesz też otworzyć dokument z listy i w opcjach wybrać *"Utwórz cykl z tego dokumentu"*.

### Szablon dokumentu

Każda generacja tworzy kopię wybranego dokumentu z nową datą i kolejnym numerem. Późniejsza edycja reguły wpływa tylko na przyszłe dokumenty, wygenerowane wcześniej pozostają bez zmian. W nazwach pozycji i uwagach działają [placeholdery](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/placeholdery-w-dokumentach-cyklicznych), na przykład `{miesiac-1_slownie} {rok}`.

### Nazwa i tryb pracy

Wprowadź *"Nazwę reguły"*, na przykład "Obsługa księgowa dla Firma Sp. z o.o.". Nazwa jest tylko dla Ciebie i nie trafia na dokument. Następnie wybierz, co ma się stać w dniu generacji: dokument może zostać wystawiony automatycznie, czekać jako szkic do akceptacji albo reguła tylko przypomni Ci o wystawieniu. Szczegóły znajdziesz w artykule [Tryby pracy i automatyzacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tryby-pracy-i-automatyzacje).

### Harmonogram

- *"Częstotliwość"*: co tydzień, co miesiąc, co 2 miesiące, co kwartał, co pół roku, co rok albo własna (co N dni, tygodni lub miesięcy).
- *"Dzień miesiąca"* (cykle miesięczne i dłuższe): od 1 do 31 albo *"Ostatni dzień miesiąca"*. Dzień 31 w krótszym miesiącu oznacza jego ostatni dzień.
- *"Dzień tygodnia"* (cykle tygodniowe): od poniedziałku do niedzieli.
- *"Data startu"*: od tego dnia liczony jest harmonogram.
- *"Generuj tylko w dni robocze"*: gdy termin wypada w weekend lub święto, cykle miesięczne cofają się do piątku, a tygodniowe przechodzą na poniedziałek.

Koniec cyklu ustawisz na trzy sposoby:

- *"Bezterminowo"*: reguła działa do ręcznego wstrzymania lub usunięcia.
- *"Do daty"*: ostatnia generacja wypada najpóźniej w podanym dniu (włącznie).
- *"Po N dokumentach"*: reguła kończy się po wystawieniu zadanej liczby dokumentów. Na liście reguł widzisz postęp, na przykład "3 z 12".

### Data sprzedaży

Wybierz, jaką datę sprzedaży mają dostawać generowane dokumenty:

- *"Taka sama jak data wystawienia"*,
- *"Ostatni dzień poprzedniego miesiąca"*: typowy abonament rozliczany z dołu,
- *"Ostatni dzień bieżącego miesiąca"*,
- *"Przesunięcie o N dni"*: dowolne przesunięcie względem daty wystawienia, również ujemne.

### Status płatności

Zdecyduj, z jakim statusem płatności ma powstawać dokument:

- *"Do zapłaty"*: dokument dostaje termin płatności liczony od daty wystawienia (od 1 do 14 dni).
- *"Zapłacono"*: dokument od razu ma status opłaconego, z datą płatności równą dacie wystawienia. Wygodne, gdy kontrahent płaci stałym zleceniem.

### Własny symbol numeracji

Opcjonalnie nadaj generowanym dokumentom osobną serię numeracji, wpisując *"Własny symbol numeracji"*, na przykład "ABON/". Puste pole oznacza domyślną serię dokumentów.

### Podgląd następnej faktury

Przed zapisaniem reguły kliknij *"Podejrzyj następną fakturę"*. Zobaczysz dokładnie ten dokument, który reguła wystawi przy najbliższym wywołaniu: z rozwiązanymi placeholderami, przewidywanym numerem i datami. To tylko podgląd, nic nie zostaje zapisane.

Informacja: Panel *"Tak zadziała ta reguła"* podsumowuje na bieżąco wszystkie ustawienia i pokazuje daty najbliższych generacji oraz nazwy pozycji pierwszego dokumentu.

Po uzupełnieniu ustawień kliknij *"Utwórz regułę"*.

### Zobacz też

- [Tryby pracy i automatyzacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tryby-pracy-i-automatyzacje)
- [Placeholdery w dokumentach cyklicznych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/placeholdery-w-dokumentach-cyklicznych)
- [Wystawianie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow)

## Tryby pracy i automatyzacje

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Dokumenty cykliczne > Tryby pracy i automatyzacje
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tryby-pracy-i-automatyzacje

Tryb pracy reguły decyduje o tym, co dzieje się w dniu generacji: czy dokument zostaje od razu wystawiony, czeka na Twoją akceptację, czy powstaje tylko przypomnienie. Do tego dochodzą automatyzacje: wysyłka e-mailem, wysyłka do KSeF i powiadomienia.

### Trzy tryby pracy

- *"Szkic do akceptacji"* (zalecany): dokument powstaje jako szkic i czeka na Twoje zatwierdzenie. To bezpieczny wybór przy KSeF, bo daje bufor na poprawki przed wysyłką.
- *"Wystaw automatycznie"*: dokument dostaje numer i jest wystawiany bez Twojego udziału. Tylko w tym trybie działa automatyczna wysyłka e-mailem i do KSeF.
- *"Tylko przypomnij"*: żaden dokument nie powstaje, dostajesz e-mail z przypomnieniem o wystawieniu. W tym trybie ustawienia dokumentu (data sprzedaży, płatność, numeracja) są ukryte.

Wersja przeglądarkowa:

W przeglądarce tryby mają etykiety *"Szkic do akceptacji"*, *"Wystaw automatycznie"* i *"Tylko przypomnij"*.

Wersja mobilna:

W aplikacji mobilnej pierwszy tryb ma etykietę *"Szkic do akceptacji (zalecane)"*, pozostałe: *"Wystaw automatycznie"* i *"Tylko przypomnij"*.

### Wysyłka e-mailem do kontrahenta

W trybie *"Wystaw automatycznie"* możesz włączyć opcję *"Wyślij dokument e-mailem do kontrahenta"*. Podaj maksymalnie 3 adresy odbiorców, rozdzielone przecinkami. PDF dokumentu trafi do kontrahenta zaraz po wystawieniu.

Informacja: Jeżeli masz podłączone [konto pocztowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe), wiadomości z dokumentami cyklicznymi wychodzą bezpośrednio z Twojej skrzynki.

### Wysyłka do KSeF

Opcja *"Wyślij do KSeF po wystawieniu"* jest dostępna w trybie *"Wystaw automatycznie"* i tylko dla faktur VAT, ponieważ proform i zamówień nie wysyła się do KSeF.

Uwaga: Po wysyłce do KSeF dokumentu nie można już edytować. Jeżeli chcesz mieć możliwość poprawek, wybierz tryb *"Szkic do akceptacji"* i wysyłaj faktury do KSeF po ich sprawdzeniu.

### Powiadomienia

Niezależnie od trybu pracy możesz włączyć:

- *"Powiadom mnie e-mailem po każdej generacji"* (domyślnie włączone),
- *"Powiadom mnie dzień przed generacją"*,
- *"Powiadom mnie push-em w przeglądarce"*,
- *"Powiadom mnie push-em na telefonie"*.

Powiadomienia push wymagają włączonych [powiadomień](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia) w przeglądarce lub aplikacji mobilnej.

### Kiedy generują się dokumenty

- Dokumenty powstają w dniu wynikającym z harmonogramu, około godziny 6:00.
- Reguła nie wystawia dokumentów wstecz. Jeżeli wystąpienie zostało przegapione (na przykład reguła była wstrzymana), dokument do 7 dni po terminie wygeneruje się z bieżącą datą, a starsze wystąpienia zostaną pominięte i cykl przejdzie do kolejnego terminu.

### Zobacz też

- [Tworzenie reguły cyklicznej](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tworzenie-reguly-cyklicznej)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)
- [Konta pocztowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe)

## Placeholdery w dokumentach cyklicznych

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Dokumenty cykliczne > Placeholdery w dokumentach cyklicznych
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/placeholdery-w-dokumentach-cyklicznych

Placeholdery to znaczniki w nawiasach klamrowych, które przy każdej generacji zamieniają się na aktualne wartości: miesiąc, rok, kwartał czy dzień. Dzięki nim pozycje faktury cyklicznej zawsze opisują właściwy okres, na przykład "Obsługa księgowa za lipiec 2026".

### Gdzie działają placeholdery

Placeholdery możesz wpisywać w nazwach pozycji oraz w uwagach dokumentu, który jest szablonem reguły. Wielkość liter nie ma znaczenia, a polskie znaki są opcjonalne: `{miesiac}` i `{miesiąc}` działają tak samo.

### Dostępne placeholdery

Przykłady dla dokumentu generowanego 1 sierpnia 2026:

| Placeholder | Znaczenie | Przykład |
| --- | --- | --- |
| `{dzien}` | dzień miesiąca | 1 |
| `{miesiac}` | numer miesiąca | 8 |
| `{rok}` | rok | 2026 |
| `{kwartal}` | numer kwartału | 3 |
| `{miesiac_slownie}` | nazwa miesiąca | sierpień |
| `{miesiac_slownie_dopelniacz}` | nazwa miesiąca w dopełniaczu | sierpnia |

### Przesunięcia w czasie

Do każdego placeholdera możesz dodać przesunięcie, na przykład `-1` lub `+2`:

| Placeholder | Znaczenie | Przykład |
| --- | --- | --- |
| `{miesiac-1}` | poprzedni miesiąc | 7 |
| `{miesiac-1_slownie}` | poprzedni miesiąc słownie | lipiec |
| `{miesiac-1_slownie_dopelniacz}` | poprzedni miesiąc w dopełniaczu | lipca |
| `{miesiac+2}` | drugi miesiąc do przodu | 10 |
| `{rok-1}` | poprzedni rok | 2025 |
| `{kwartal-1}` | poprzedni kwartał | 2 |
| `{dzien+14}` | dzień przesunięty o 14 dni | 15 |

Rozliczasz usługi z dołu i chcesz mieć poprawny rok także na fakturze styczniowej? Użyj `{miesiac-1_rok}`: to rok dopasowany do przesuniętego miesiąca, więc w styczniu 2027 zapis `za {miesiac-1_slownie} {miesiac-1_rok}` da "za grudzień 2026".

### Przykłady

- `Abonament za {miesiac_slownie} {rok}` daje "Abonament za sierpień 2026".
- `Obsługa księgowa za {miesiac-1_slownie} {miesiac-1_rok}` daje "Obsługa księgowa za lipiec 2026".
- `Czynsz najmu, {kwartal} kwartał {rok}` daje "Czynsz najmu, 3 kwartał 2026".

Informacja: Nie musisz zgadywać, jak zadziała placeholder. Panel podsumowania w edytorze reguły pokazuje nazwy pozycji pierwszego dokumentu z już podstawionymi wartościami, a przycisk *"Podejrzyj następną fakturę"* renderuje cały dokument.

Wersja przeglądarkowa:

Przycisk *"Podejrzyj następną fakturę"* znajdziesz w panelu *"Tak zadziała ta reguła"* po prawej stronie edytora reguły, nad przyciskiem *"Utwórz regułę"*.

Wersja mobilna:

Przycisk *"Podejrzyj następną fakturę"* znajdziesz na dole formularza reguły, nad przyciskiem *"Utwórz regułę"* (przy edycji: *"Zapisz zmiany"*). Podgląd otwiera się jako PDF.

### Zobacz też

- [Tworzenie reguły cyklicznej](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tworzenie-reguly-cyklicznej)
- [Tryby pracy i automatyzacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne/tryby-pracy-i-automatyzacje)

## Adnotacje na fakturze

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Adnotacje na fakturze
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze

Adnotacje to specjalne oznaczenia na fakturze wymagane w określonych sytuacjach podatkowych: mechanizm podzielonej płatności, procedura marży, zwolnienie z VAT oraz samofakturowanie. Wszystkie znajdziesz w sekcji *"Adnotacje"* na formularzu dokumentu.

Informacja: Adnotacje mogą zaznaczać się automatycznie przy każdym nowym dokumencie. Zobacz artykuł [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje).

### Gdzie znajdziesz adnotacje

Wersja przeglądarkowa:

Na formularzu wystawiania dokumentu znajdź kartę *"Adnotacje"*.

Wersja mobilna:

Na formularzu dokumentu rozwiń sekcję **Adnotacje**. Liczba przy nagłówku pokazuje, ile adnotacji jest aktywnych.

### Mechanizm podzielonej płatności (MPP)

MPP oznacza, że nabywca płaci kwotę VAT na specjalne konto VAT sprzedawcy. Adnotacja jest obowiązkowa między innymi dla faktur powyżej 15 000 zł obejmujących towary i usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT.

1. Włącz opcję *"Mechanizm podzielonej płatności"*.
2. W polu *"Konto VAT"* wybierz konto bankowe oznaczone jako konto VAT.

Uwaga: Aby wybrać konto VAT, najpierw oznacz je w swoich kontach bankowych. Zobacz artykuł [Konta bankowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe).

### Procedura marży

Procedura marży dotyczy opodatkowania marży, na przykład przy towarach używanych, dziełach sztuki, antykach lub usługach biur podróży.

1. Włącz opcję *"Procedura marży"*.
2. Wybierz rodzaj procedury z listy, na przykład towary używane lub biura podróży.

### Zwolnienie z VAT

Jeżeli na fakturze znajdują się pozycje ze stawką *"zw."*, faktura powinna zawierać podstawę prawną zwolnienia. Jest to wymagane przez KSeF.

1. Włącz opcję *"Zwolnienie z VAT"*.
2. Wybierz *"Rodzaj podstawy prawnej"* (zgodny ze strukturą KSeF, na przykład przepis ustawy albo dyrektywy).
3. W polu *"Podstawa prawna"* wpisz konkretny przepis, na przykład "art. 113 ust. 1 ustawy o VAT".
4. Zdecyduj, czy podstawa zwolnienia ma być widoczna na wydruku dokumentu.

Uwaga: Jeżeli faktura zawiera pozycje ze stawką "zw.", a podstawa prawna nie jest uzupełniona, formularz wyświetli ostrzeżenie. Domyślną podstawę prawną ustawisz raz w [automatycznych adnotacjach](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje).

### Samofakturowanie

Samofakturowanie to sytuacja, w której fakturę wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy (na podstawie wcześniejszej umowy). Po włączeniu tej opcji formularz zamienia role: wskazujesz kontrahenta jako sprzedawcę, a Twoja firma występuje jako nabywca.

### Zobacz też

- [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje)
- [Konta bankowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe)
- [Stawki VAT](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/stawki-vat)

## Dostosowanie formularza

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Dostosowanie formularza
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dostosowanie-formularza

Formularz dokumentu domyślnie pokazuje tylko najczęściej używane pola. Pozostałe, na przykład rabat, uwagi czy odbiorcę, włączysz w oknie *"Dostosuj dokument"*. Dzięki temu formularz pozostaje przejrzysty, a Ty decydujesz, co znajdzie się na dokumencie.

### Gdzie znajdziesz dostosowanie

Wersja przeglądarkowa:

Na formularzu wystawiania dokumentu kliknij przycisk *"Dostosuj"* w prawym górnym rogu, a następnie wybierz *"Dostosuj dokument"*. W tym samym menu znajdziesz też opcję *"Edytuj dane sprzedawcy"*.

Wersja mobilna:

Na formularzu dokumentu większość pól włącza się bezpośrednio w odpowiednich sekcjach, na przykład odbiorcę przyciskiem *"Dodaj odbiorcę"*, a zakres dat przełącznikiem przy dacie sprzedaży.

### Pola, które możesz włączyć lub wyłączyć

- *"Edytuj pole: miejsce wystawienia"*: miejsce wystawienia zawsze jest na dokumencie, ta opcja pozwala edytować je w formularzu.
- *"Dodaj odbiorcę"*: sekcja odbiorcy, czyli podmiotu innego niż nabywca.
- *"Dodaj pole na uwagi"*: dodatkowe uwagi widoczne na dokumencie.
- *"Dodaj pole rabat"*: rabat procentowy przy pozycjach.
- *"Dodaj GTU do pozycji"* oraz *"Dodaj PKWiU do pozycji"*: kody klasyfikacji przy pozycjach.
- *"Wyświetlaj PKWiU na dokumencie"*: możesz ewidencjonować kody PKWiU bez pokazywania ich na wydruku.
- *"Dodaj datę płatności"* i *"Dodaj opis płatności"*: dodatkowe pola w sekcji płatności.
- *"Podstawa zwolnienia na dokumencie"*: wyświetla podstawę prawną zwolnienia z VAT (wymagana przy pozycjach ze stawką "zw.").
- *"Dodaj podpisy osób upoważnionych"*: pola na podpisy na wydruku.
- *"Wyświetlaj QR kod KSeF"*: kod QR do weryfikacji faktury w KSeF (tylko dla faktur wysłanych do KSeF).
- *"Wyświetlaj wartość brutto w PLN"*: przeliczenie kwoty brutto na PLN dla faktur w walutach obcych.

Po zaznaczeniu opcji kliknij *"Zapisz"*.

Informacja: Większość z tych opcji ma swoje domyślne wartości w ustawieniach, dzięki czemu nie musisz włączać ich przy każdym dokumencie. Zobacz [Autouzupełnianie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie) i [Dane sprzedawcy na dokumencie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-sprzedawcy-na-dokumencie).

### Edycja danych sprzedawcy

Opcja *"Edytuj dane sprzedawcy"* pozwala zdecydować, które dane Twojej firmy będą widoczne na konkretnym dokumencie, na przykład ukryć numer telefonu albo pokazać stronę WWW. Domyślny zestaw pól ustawisz w [ustawieniach sprzedawcy](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-sprzedawcy-na-dokumencie).

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Autouzupełnianie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie)

## Wysyłanie dokumentów e-mailem

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Wysyłanie dokumentów e-mailem
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wysylanie-dokumentow-email

Gotowy dokument możesz wysłać kontrahentowi e-mailem bezpośrednio z aplikacji albo pobrać PDF i przekazać go samodzielnie.

### Wysyłka e-mailem

Wersja przeglądarkowa:

Otwórz podgląd dokumentu i w panelu opcji wybierz *"Wyślij przez e-mail"*.

Wersja mobilna:

Otwórz dokument z listy i wybierz opcję wysyłki e-mailem.

1. W polu *"Nowy odbiorca"* wpisz adres e-mail i dodaj go do listy. Możesz dodać maksymalnie 3 odbiorców.
2. Zaznacz odbiorców, do których ma trafić wiadomość. Jeżeli kontrahent ma zapisany adres e-mail w bazie, podpowie się automatycznie.
3. Opcjonalnie zaznacz *"Wyślij kopię również do mnie"*, aby otrzymać kopię wiadomości na swój adres.
4. Kliknij *"Wyślij wiadomość"*.

Dokument zostanie dostarczony jako załącznik PDF.

Informacja: Domyślnie wiadomości wychodzą z adresu systemowego Fakturni. Jeżeli chcesz, aby dokumenty wychodziły z Twojego adresu e-mail, podłącz własną skrzynkę w [kontach pocztowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe).

### Pobieranie PDF

Wersja przeglądarkowa:

W podglądzie dokumentu kliknij *"Pobierz PDF"*. Na liście dokumentów dostępny jest też przycisk *"Pobierz wiele"*, który pobiera lub drukuje faktury z całego wybranego miesiąca.

Wersja mobilna:

Otwórz dokument, wyświetl podgląd PDF i skorzystaj z opcji pobrania lub udostępnienia. Przez systemowe udostępnianie prześlesz dokument dowolną aplikacją, na przykład komunikatorem.

Informacja: Po wysłaniu dokumentu kontrahentowi [oznacz go jako wystawiony](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow/oznaczanie-jako-wystawiony), aby przenieść go ze szkiców do dokumentów wystawionych.

### Zobacz też

- [Konta pocztowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)
- [Oznaczanie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow)

## Oznaczanie dokumentów

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Oznaczanie dokumentów
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow

Dokumenty w Fakturni są podzielone na grupy: *"Szkice"* i *"Wystawione"*. Oznaczanie dokumentów przenosi je między grupami i pomaga utrzymać porządek: od razu widzisz, które dokumenty zostały już przekazane kontrahentom, a które czekają na wystawienie.

### Jak działają grupy

- **Szkice**: każdy nowo utworzony dokument trafia tutaj. Szkic możesz swobodnie edytować.
- **Wystawione**: dokumenty przekazane kontrahentom, wysłane e-mailem lub do KSeF.

Informacja: Faktura wysłana do KSeF jest automatycznie traktowana jako wystawiona, otrzymuje numer KSeF i nie powinna być już edytowana. Zmiany wprowadza się wtedy fakturą korygującą.

### Artykuły w tej sekcji

- [Oznaczanie jako wystawiony](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow/oznaczanie-jako-wystawiony)

## Oznaczanie jako wystawiony

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Oznaczanie dokumentów > Oznaczanie jako wystawiony
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow/oznaczanie-jako-wystawiony

Dokument oznaczony jako wystawiony trafia do grupy *"Wystawione"*. To dokumenty, które zostały przekazane kontrahentom, na przykład wysłane e-mailem lub wydrukowane.

### Jak oznaczyć dokument jako wystawiony

Wersja przeglądarkowa:

1. Na liście *"Szkice"* zaznacz dokument lub dokumenty do oznaczenia.
2. Kliknij przycisk *"Oznacz jako wystawione"*.
3. Dokumenty zostaną przeniesione do grupy *"Wystawione"*.

Wersja mobilna:

Otwórz dokument z listy i wybierz opcję oznaczenia jako wystawiony.

Informacja: Jeżeli przez pomyłkę oznaczysz niewłaściwy dokument, zaznacz go na liście wystawionych i kliknij *"Oznacz jako szkic"*. Dokument wróci do grupy *"Szkice"*.

### Zobacz też

- [Wysyłanie dokumentów e-mailem](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wysylanie-dokumentow-email)
- [Usuwanie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/usuwanie-dokumentow)

## Usuwanie dokumentów

Ścieżka: Baza wiedzy > Dokumenty > Usuwanie dokumentów
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/usuwanie-dokumentow

Dokumenty, których już nie potrzebujesz, możesz usunąć z poziomu listy dokumentów. Zachowaj ostrożność: usunięcia nie cofniesz samodzielnie w aplikacji.

### Jak usunąć dokument

Wersja przeglądarkowa:

1. W zakładce *"Dokumenty"* zaznacz dokument lub dokumenty do usunięcia.
2. Kliknij przycisk *"Usuń"*.
3. Potwierdź operację przyciskiem *"Potwierdzam"*.

Wersja mobilna:

Otwórz dokument z listy i wybierz opcję usunięcia, a następnie potwierdź operację.

Uwaga: Usunięcie dokumentu jest nieodwracalne z poziomu aplikacji. Jeżeli usuniesz dokument przez pomyłkę, niezwłocznie skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@fakturnia.pl, możemy przywrócić dokument do 2 miesięcy od usunięcia.

### Usuwanie a numeracja

Przy włączonym automatycznym numerowaniu usunięcie dokumentu może zwolnić numer. Aplikacja podpowie kolejny wolny numer przy następnym dokumencie i ostrzeże, jeżeli numer byłby zduplikowany.

### Faktury wysłane do KSeF

Faktury zarejestrowanej w KSeF nie da się wycofać z systemu Ministerstwa Finansów. Jeżeli faktura wysłana do KSeF zawiera błędy, wystaw [fakturę korygującą](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-korygujaca).

### Zobacz też

- [Oznaczanie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/oznaczanie-dokumentow)
- [Jak wystawić fakturę korygującą](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture-korygujaca)

## Kontrahenci

Ścieżka: Baza wiedzy > Kontrahenci
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/klienci

Moduł kontrahentów to Twoja baza klientów i dostawców. Każdy podmiot dodany podczas wystawiania dokumentu trafia do bazy, dzięki czemu przy kolejnych fakturach dane podpowiadają się automatycznie i nie trzeba ich wpisywać ponownie.

### Gdzie znajdziesz kontrahentów

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/kontrahenci](https://app.fakturnia.pl/konto/kontrahenci) lub wybierz zakładkę *"Kontrahenci"* w menu.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Kontrahenci**. Znajdziesz tam listę kontrahentów, a nowego dodasz przyciskiem *"+"*.

### Co przechowuje baza

Dla każdego kontrahenta zapisywane są dane do faktur: nazwa lub imię i nazwisko, NIP (lub inny identyfikator), pełny adres oraz dane kontaktowe. Kompletne dane adresowe są ważne, bo wymaga ich wysyłka faktur do KSeF.

### Artykuły w tej sekcji

- [Jak dodać kontrahenta](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/klienci/jak-dodac-klienta)

## Jak dodać kontrahenta

Ścieżka: Baza wiedzy > Kontrahenci > Jak dodać kontrahenta
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/klienci/jak-dodac-klienta

Kontrahenta dodasz na dwa sposoby: bezpośrednio podczas wystawiania dokumentu albo z poziomu modułu kontrahentów. W obu przypadkach dane firmy możesz pobrać automatycznie z bazy GUS po numerze NIP.

### Dodawanie z modułu kontrahentów

Wersja przeglądarkowa:

1. Przejdź do zakładki *"Kontrahenci"* ([https://app.fakturnia.pl/konto/kontrahenci](https://app.fakturnia.pl/konto/kontrahenci)).
2. Kliknij przycisk *"Dodaj kontrahenta"* w prawym górnym rogu listy.

Wersja mobilna:

1. Wybierz **Więcej → Kontrahenci** i naciśnij przycisk *"+"*.

1. Wybierz typ kontrahenta: firma czy osoba fizyczna.
2. Wpisz numer NIP i pobierz dane automatycznie z bazy GUS albo wprowadź dane ręcznie.
3. Sprawdź dane adresowe: ulicę, kod pocztowy i miejscowość.
4. Zapisz kontrahenta.

Uwaga: Do wysyłki faktur do KSeF kontrahent musi mieć pełny adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość). Warto uzupełnić go od razu, formularz faktury ostrzeże o brakach.

### Dodawanie podczas wystawiania dokumentu

1. Na formularzu dokumentu kliknij pole nabywcy.
2. Wpisz NIP lub nazwę. Jeżeli kontrahent jest już w bazie, wybierz go z podpowiedzi.
3. Jeżeli go nie ma, wybierz opcję dodania nowego kontrahenta, pobierz dane z GUS lub wpisz ręcznie i zapisz.

Nowy kontrahent zostanie automatycznie ustawiony jako nabywca dokumentu i zapisany w bazie.

### Typy identyfikatorów

Standardowo kontrahent jest identyfikowany numerem NIP. Dla szczególnych przypadków dostępne są inne typy identyfikatorów, na przykład dla osób fizycznych bez NIP lub podmiotów zagranicznych. Wybierzesz je w formularzu kontrahenta.

Informacja: Identyfikator wewnętrzny (idWew) jest przeznaczony dla jednostek podrzędnych JST występujących jako odbiorca. Nabywca faktury wysyłanej do KSeF nie może mieć identyfikatora tego typu, formularz to zweryfikuje.

### Rola odbiorcy w KSeF

Jeżeli kontrahent występuje na fakturze jako odbiorca (osobny podmiot obok nabywcy, na przykład jednostka podrzędna JST), do KSeF trafia też jego rola. Ustawisz ją w formularzu kontrahenta, w zwijanej sekcji *"Opcje KSeF"*.

Wersja przeglądarkowa:

Pole *"Rola odbiorcy w KSeF"* znajdziesz w oknie dodawania kontrahenta oraz na karcie kontrahenta.

Wersja mobilna:

W formularzu kontrahenta rozwiń sekcję *"Opcje KSeF"* i stuknij wiersz *"Rola odbiorcy"*.

Dostępne wartości: *"Automatycznie"*, *"1. Faktor"*, *"2. Odbiorca"*, *"3. Podmiot pierwotny"*, *"4. Dodatkowy nabywca"*, *"5. Wystawca faktury"*, *"6. Dokonujący płatności"*, *"7. Jednostka samorządu terytorialnego (wystawca)"*, *"8. Jednostka samorządu terytorialnego (odbiorca)"*, *"9. Członek grupy VAT (wystawca)"*, *"10. Członek grupy VAT (odbiorca)"* i *"11. Pracownik"*.

Domyślne *"Automatycznie"* oznacza rolę 8 (jednostka samorządu terytorialnego) na fakturach oznaczonych jako JST oraz rolę 2 (odbiorca) na pozostałych dokumentach. W większości przypadków nie musisz nic zmieniać.

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Faktura dla JST](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-dla-jst)

## Produkty

Ścieżka: Baza wiedzy > Produkty
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/produkty

Moduł *"Produkty i usługi"* to baza Twoich produktów i usług. Zapisane pozycje podpowiadają się podczas wystawiania dokumentów razem z ceną, jednostką, stawką VAT oraz kodami GTU i PKWiU, dzięki czemu fakturę wystawisz w kilka sekund.

### Gdzie znajdziesz produkty

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/produkty](https://app.fakturnia.pl/konto/produkty) lub w menu rozwiń grupę *"Produkty"* i wybierz *"Produkty i usługi"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Produkty i usługi**. Znajdziesz tam bazę produktów, a nowy dodasz przyciskiem *"+"*.

### Artykuły w tej sekcji

- [Jak dodać produkt](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/produkty/jak-dodac-produkt)

## Jak dodać produkt

Ścieżka: Baza wiedzy > Produkty > Jak dodać produkt
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/produkty/jak-dodac-produkt

Produkt lub usługę dodasz z poziomu modułu *"Produkty i usługi"* albo bezpośrednio podczas wystawiania dokumentu, zapisując wprowadzoną pozycję.

### Dodawanie z modułu produktów

Wersja przeglądarkowa:

1. Przejdź do zakładki *"Produkty i usługi"* ([https://app.fakturnia.pl/konto/produkty](https://app.fakturnia.pl/konto/produkty)).
2. Kliknij przycisk *"Dodaj produkt"* w prawym górnym rogu listy.

Wersja mobilna:

1. Wybierz **Więcej → Produkty i usługi** i naciśnij przycisk *"+"*.

1. Wprowadź nazwę produktu lub usługi.
2. Ustaw cenę (netto lub brutto, zgodnie z [trybem cen](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie)), jednostkę miary i stawkę VAT.
3. Jeżeli masz włączone kody GTU lub PKWiU, przypisz je do produktu. Będą automatycznie trafiać na faktury razem z pozycją.
4. Zapisz produkt.

Od tej pory produkt będzie podpowiadał się przy dodawaniu pozycji na dokumentach.

### Dodawanie podczas wystawiania dokumentu

Podczas dodawania pozycji na fakturze wprowadź jej dane i skorzystaj z opcji zapisania pozycji jako produktu. Dzięki temu przy kolejnych dokumentach nie będziesz wpisywać tych samych danych ponownie.

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Stawki VAT](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/stawki-vat)
- [Autouzupełnianie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie)

## Magazyn

Ścieżka: Baza wiedzy > Magazyn
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn

Moduł magazynu pozwala prowadzić stany magazynowe razem z fakturami: wystawiać dokumenty WZ, PZ, PW, RW i MM, robić korekty i inwentaryzacje, pilnować stanów minimalnych oraz śledzić wartość zapasów. Wszystko w tej samej aplikacji, w której fakturujesz.

### Gdzie znajdziesz magazyn

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn](https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn) lub wybierz *"Magazyn"* w grupie *"Produkty"* w menu.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Magazyn**. Znajdziesz tam pozycje **Stany magazynowe**, **Ruchy magazynowe** oraz **Magazyny**. Gdy moduł jest włączony, na telefonie magazyn ma też własną zakładkę **Magazyn** na dolnym pasku (obok zakładek **Pulpit**, **Dokumenty** i **Więcej**), a na tablecie pozycję na bocznym pasku nawigacji.

Informacja: Jeżeli korzystasz z [kont pracowniczych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), dostęp kontrolują uprawnienia z grupy *"Magazyn"*: podgląd, dokumenty magazynowe, korekty stanów i zarządzanie magazynami.

### Włączanie i wyłączanie modułu

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/magazyn](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/magazyn) (*"Ustawienia"*, panel *"Magazyn"*) i włącz przełącznik *"Funkcje magazynowe"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → Magazyn** i włącz przełącznik **Funkcje magazynowe**.

Po wyłączeniu modułu z aplikacji znikają typy dokumentów magazynowych przy wystawianiu oraz widoki magazynu, ale zapisane dokumenty i stany pozostają bez zmian i wrócą po ponownym włączeniu.

### Ustawienia magazynu

W tym samym panelu (*"Ustawienia"*, sekcja *"Magazyn"*, w aplikacji mobilnej **Więcej → Ustawienia → Magazyn**) znajdziesz cztery przełączniki, które zmieniają sposób pracy z dokumentami magazynowymi:

- *"Potwierdzanie wydań i przyjęć"*: nowe dokumenty magazynowe czekają na potwierdzenie i do tego czasu rezerwują towar, zamiast od razu zmieniać stan. Domyślnie wyłączone.
- *"Numery WZ na fakturze"*: na wydruku faktury pojawia się lista powiązanych wydań (linia *"Wydania:"*). Domyślnie włączone.
- *"Wartości na dokumentach magazynowych"*: ceny i wartości pozycji na wydruku WZ, PZ, PW, RW i MM. Domyślnie wyłączone, dokument pokazuje wtedy tylko ilości.
- *"Podpisy na dokumentach magazynowych"*: pola *"Wydał"* i *"Odebrał"* na nowych dokumentach magazynowych, niezależnie od podpisów na fakturach. Domyślnie włączone.

Działanie każdego z nich opisuje artykuł [Dokumenty magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe). Stanu minimalnego nie ustawisz tutaj: definiujesz go w edycji produktu, osobno dla każdego magazynu, zobacz [Produkty w magazynie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/produkty-w-magazynie).

### Jak działa magazyn

- Stanami magazynowymi objęte są produkty oznaczone jako [towar](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/produkty-w-magazynie). Usługi nie mają stanów.
- Stan towaru to suma [ruchów magazynowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/ruchy-magazynowe): przyjęcia zwiększają stan, wydania go zmniejszają. Ruchy powstają automatycznie z [dokumentów magazynowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe) oraz [korekt stanu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/korekta-stanu).
- Wartość magazynu liczona jest w cenach zakupu metodą średniej ważonej.

### Od czego zacząć

1. Włącz *"Funkcje magazynowe"* w ustawieniach.
2. Oznacz swoje produkty jako towary i uzupełnij ceny zakupu, zobacz [Produkty w magazynie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/produkty-w-magazynie).
3. Wprowadź stany początkowe: przyjęciem PZ albo korektą stanu jako bilansem otwarcia.
4. Wystawiaj dokumenty magazynowe, a stany będą aktualizować się same. Do faktur sprzedaży wystawisz WZ jednym kliknięciem.

### Artykuły w tej sekcji

- [Stany magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe)
- [Dokumenty magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe)
- [Korekta stanu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/korekta-stanu)
- [Ruchy magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/ruchy-magazynowe)
- [Produkty w magazynie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/produkty-w-magazynie)
- [Zarządzanie magazynami](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/zarzadzanie-magazynami)

## Stany magazynowe

Ścieżka: Baza wiedzy > Magazyn > Stany magazynowe
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe

Widok stanów magazynowych to centrum modułu: lista towarów z aktualnymi stanami, wartością zapasów i alertami stanów minimalnych. Nad listą widzisz łączną liczbę pozycji oraz wartość magazynu liczoną w cenach zakupu (średnia ważona).

### Gdzie znajdziesz stany magazynowe

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn](https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Magazyn → Stany magazynowe**.

### Wyszukiwanie i filtry

Pozycje wyszukasz po nazwie, SKU lub EAN. Po lewej stronie (w aplikacji mobilnej: w pasku filtrów) zawęzisz widok do wybranych magazynów. Dostępne są też filtry stanów:

- *"Poniżej minimum"*: tylko pozycje ze stanem poniżej stanu minimalnego,
- *"Brak w magazynie"*: tylko pozycje ze stanem zerowym lub ujemnym,
- *"Tylko towary"* (domyślnie włączony): ukrywa usługi, które nie mają stanów magazynowych.

Kolumny *"Nazwa"*, *"Stan"* i *"Wartość"* możesz sortować, a widoczne pozycje wyeksportować do pliku CSV.

### Oznaczenia stanów

- *"Poniżej minimum"* (bursztynowe): stan spadł poniżej stanu minimalnego.
- *"Brak na stanie"* (czerwone): stan wynosi zero.
- *"Stan ujemny"* (czerwone): wydano więcej, niż przyjęto, na przykład historycznymi dokumentami.

Przy kilku magazynach lista pokazuje stan łączny, a kliknięcie w stan rozwija rozbicie na poszczególne magazyny.

### Stan minimalny

Alert *"Poniżej minimum"* opiera się na stanie minimalnym produktu, który ustawiasz w edycji produktu osobno dla każdego magazynu (w przeglądarce sekcja *"Stany minimalne"*, w aplikacji mobilnej *"Stan minimalny"*). Puste pole oznacza, że minimum w danym magazynie nie jest śledzone i alert się nie pojawi.

### Akcje przy pozycji

- *"Historia ruchów"*: pełna historia przyjęć i wydań produktu wraz ze stanem po każdym ruchu.
- *"Przyjęcie (PZ) z tym produktem"* oraz *"Wydanie (WZ) z tym produktem"*: otwiera formularz dokumentu z wypełnioną pozycją.
- *"Korekta stanu"*: ręczna zmiana stanu, na przykład po inwentaryzacji, zobacz [Korekta stanu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/korekta-stanu).

### Zobacz też

- [Dokumenty magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe)
- [Produkty w magazynie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/produkty-w-magazynie)
- [Ruchy magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/ruchy-magazynowe)

## Dokumenty magazynowe

Ścieżka: Baza wiedzy > Magazyn > Dokumenty magazynowe
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe

Dokumenty magazynowe rejestrują przyjęcia i wydania towarów. Każdy zapisany dokument automatycznie tworzy ruchy magazynowe i aktualizuje stany, bez dodatkowego księgowania.

### Typy dokumentów magazynowych

| Typ | Pełna nazwa | Zastosowanie |
| --- | --- | --- |
| PZ | Przyjęcie zewnętrzne | Przyjęcie towaru od dostawcy |
| WZ | Wydanie zewnętrzne | Wydanie towaru kontrahentowi, np. do faktury sprzedaży |
| PW | Przychód wewnętrzny | Przyjęcie wewnętrzne, np. z produkcji lub zwrot |
| RW | Rozchód wewnętrzny | Wydanie na potrzeby własne, straty, zużycie |
| MM | Przesunięcie międzymagazynowe | Przeniesienie towaru między magazynami |

### Jak wystawić dokument magazynowy

Wersja przeglądarkowa:

Na formularzu wystawiania dokumentu (*"Wystaw dokument"*) wybierz typ z grupy *"Magazyn"*. Szybsze ścieżki: na liście stanów magazynowych przycisk *"Dodaj"* tworzy PZ lub WZ, a akcje przy pozycji otwierają dokument z wypełnionym produktem.

Wersja mobilna:

Na ekranie **Dokumenty** naciśnij *"+"* i wybierz typ dokumentu z grupy magazynowej. PZ i WZ utworzysz też z ekranu **Stany magazynowe**, przyciskiem *"Dodaj"* lub z akcji przy pozycji.

Na dokumencie wskazujesz *"Magazyn"* (podpowiada się magazyn domyślny). Dokument MM wymaga wskazania *"Magazynu źródłowego"* i *"Magazynu docelowego"*, potrzebujesz więc co najmniej dwóch magazynów.

Informacja: Ruchy magazynowe naliczają się tylko dla pozycji z kartoteki oznaczonych jako towar. Usługi i pozycje wpisane ręcznie nie zmieniają stanów.

### Czym różnią się od faktur

- Ceny podajesz w kwotach netto, bez rozliczenia VAT. Kolumny z ceną i wartością pozycji pojawiają się na wydruku tylko przy włączonym ustawieniu *"Wartości na dokumentach magazynowych"* (domyślnie wyłączone), zobacz niżej.
- Nie mają statusu płatności ani terminu zapłaty.
- Numeracja może zawierać oznaczenie magazynu (symbol ustawiony w [zarządzaniu magazynami](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/zarzadzanie-magazynami)).
- Jeżeli towary mają uzupełnioną wagę jednostkową, dokument pokazuje kolumnę *"Waga (kg)"* i sumę *"Waga towarów"*, przydatne przy pakowaniu i wysyłce.

### Blokada wydania bez pokrycia w stanie

Dokumentów wydań (WZ, RW, MM) nie zapiszesz, jeżeli ilości przekraczają dostępny stan. Aplikacja pokaże komunikat *"Niewystarczający stan magazynowy"* z listą brakujących pozycji. Zmniejsz ilości albo najpierw uzupełnij stan, na przykład dokumentem PZ.

Wersja przeglądarkowa:

Blokada działa przy zapisie formularza: dokument nie zostanie zapisany, dopóki nie poprawisz ilości brakujących pozycji.

Wersja mobilna:

Aplikacja mobilna przy zapisie WZ, RW lub MM pokazuje okno *"Niewystarczający stan magazynowy"* z listą pozycji: ile jest dostępne, ile chcesz wydać i ile brakuje. Jeżeli towar leży w innym magazynie, okno podpowie w którym, abyś mógł przesunąć go dokumentem MM. Stan dostępny uwzględnia towar zarezerwowany przez dokumenty czekające na potwierdzenie wydania.

### Potwierdzanie wydań i przyjęć

Domyślnie zapis dokumentu magazynowego od razu zmienia stany. Jeżeli w [ustawieniach magazynu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn) włączysz *"Potwierdzanie wydań i przyjęć"*, nowe dokumenty powstają jako oczekujące: WZ i RW ze statusem *"Do wydania"*, PZ i PW ze statusem *"Do przyjęcia"*, MM ze statusem *"Do realizacji"*. Taki dokument rezerwuje towar, ale nie tworzy jeszcze ruchów magazynowych. To wygodne, gdy dokument przygotowuje biuro, a towar fizycznie wydaje magazyn.

- Rezerwacja pomniejsza stan dostępny dla innych wydań, więc tego samego towaru nie wydasz dwa razy.
- Ruch magazynowy powstaje dopiero po potwierdzeniu: na podglądzie dokumentu wybierz *"Potwierdź wydanie"* i podaj faktyczną datę wydania. Ruchy dostają tę datę, a nie datę wystawienia dokumentu, dzięki czemu stan na dany dzień pozostaje zgodny z rzeczywistością. Opcja *"Cofnij wydanie"* przywraca dokument do oczekujących.
- Status pojedynczego dokumentu możesz też ustawić ręcznie w formularzu, niezależnie od ustawienia konta.
- Oczekujące wydania odfiltrujesz na liście dokumentów filtrem *"Do wydania"*.

### Wartości i podpisy na wydruku

Dwa ustawienia z panelu magazynu decydują o wyglądzie dokumentów magazynowych:

- *"Wartości na dokumentach magazynowych"*: gdy jest wyłączone (domyślnie), dokument pokazuje tylko ilości, bez kolumn z ceną i wartością. Taki dokument nadaje się dla magazynu, kuriera i odbiorcy, a wartości zostają na fakturze. Ustawienie działa od razu w formularzu, w podglądzie i na PDF, także dla dokumentów wystawionych wcześniej. Koszt zakupu na PZ i PW nadal wpisujesz w edycji pozycji, niezależnie od tego przełącznika.
- *"Podpisy na dokumentach magazynowych"*: dodaje pola *"Wydał"* i *"Odebrał"*. Jest niezależne od podpisów na fakturach z [Autouzupełniania](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie), więc możesz mieć podpisy na dokumentach magazynowych i nie mieć ich na fakturach. Dotyczy tylko nowych dokumentów; w pojedynczym dokumencie podpisy włączysz lub wyłączysz w *"Dostosuj dokument"*.

### Wystaw WZ do faktury

Do faktury sprzedaży wystawisz WZ jednym kliknięciem:

1. Otwórz podgląd faktury.
2. Wybierz opcję *"Wystaw WZ do faktury"*.
3. Otworzy się formularz WZ z przepisanym odbiorcą i pozycjami faktury. Pozycje spoza kartoteki oraz usługi są pomijane.
4. Sprawdź dokument i zapisz go. WZ zostaje powiązane z fakturą.

### Numery WZ na fakturze

Przy włączonym ustawieniu *"Numery WZ na fakturze"* (domyślnie tak) wydruk faktury zawiera linię *"Wydania:"* z numerami powiązanych dokumentów WZ. Niezależnie od tego ustawienia numery WZ trafiają do e-faktury w KSeF, bo schemat FA(3) ma na nie osobne pole.

### Zobacz też

- [Stany magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe)
- [Ruchy magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/ruchy-magazynowe)
- [Wystawianie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow)

## Korekta stanu

Ścieżka: Baza wiedzy > Magazyn > Korekta stanu
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/korekta-stanu

Korekta stanu to ręczna zmiana stanu magazynowego bez wystawiania dokumentu: przydaje się przy inwentaryzacji, bilansie otwarcia, stratach czy przecenie zapasu. Każda korekta zapisuje się w historii jako ruch magazynowy typu INW.

### Jak wykonać korektę

Wersja przeglądarkowa:

Na liście [stanów magazynowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe) pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn](https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn) kliknij przy produkcie ikonę suwaków z podpowiedzią *"Korekta stanu"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Magazyn → Stany magazynowe** (lub zakładkę **Magazyn** na dolnym pasku), naciśnij kafelek produktu i z listy akcji wybierz *"Korekta stanu"*.

1. Otwórz korektę stanu przy produkcie, jak opisano wyżej.
2. Wybierz *"Magazyn"*, którego dotyczy korekta.
3. Wprowadź *"Stan docelowy"*, czyli faktyczną ilość po przeliczeniu. Aplikacja pokazuje obecny stan i sama wyliczy różnicę.
4. Opcjonalnie podaj *"Koszt jednostkowy netto"*.
5. Dodaj *"Notatkę"*, na przykład "inwentaryzacja" lub "bilans otwarcia", i kliknij *"Zapisz korektę"*.

### Koszt jednostkowy i przecena

Pole *"Koszt jednostkowy netto"* działa dwojako:

- przy zwiększeniu stanu to koszt przyjęcia nowych sztuk, uwzględniany w wycenie magazynu,
- przy stanie bez zmian to przecena: zapas dostaje nową średnią cenę zakupu, a w historii pojawia się ruch typu *"Wycena"*.

### Korekta na usłudze

Stany magazynowe dotyczą tylko towarów. Jeżeli wykonasz korektę na produkcie oznaczonym jako usługa, aplikacja automatycznie oznaczy go jako towar i od tej pory jego stan będzie śledzony.

Informacja: Jeżeli korzystasz z [kont pracowniczych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), korekty wymagają uprawnienia *"Korekty stanów"*.

### Zobacz też

- [Stany magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe)
- [Ruchy magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/ruchy-magazynowe)
- [Produkty w magazynie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/produkty-w-magazynie)

## Ruchy magazynowe

Ścieżka: Baza wiedzy > Magazyn > Ruchy magazynowe
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/ruchy-magazynowe

Ruchy magazynowe to dziennik wszystkich operacji na stanach: każde przyjęcie, wydanie, przesunięcie i korekta zostawia w nim wpis. Stan każdego towaru jest po prostu sumą jego ruchów, dlatego dziennik pozwala prześledzić, skąd wziął się dowolny stan.

### Gdzie znajdziesz ruchy magazynowe

Wersja przeglądarkowa:

Na stronie magazynu otwórz menu *"Więcej"* i wybierz *"Ruchy magazynowe"* lub przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn/ruchy](https://app.fakturnia.pl/konto/magazyn/ruchy).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Magazyn → Ruchy magazynowe**.

### Typy ruchów

| Typ | Znaczenie | Kierunek |
| --- | --- | --- |
| PZ | Przyjęcie zewnętrzne | przyjęcie |
| WZ | Wydanie zewnętrzne | wydanie |
| PW | Przychód wewnętrzny | przyjęcie |
| RW | Rozchód wewnętrzny | wydanie |
| MM | Przesunięcie międzymagazynowe | wydanie z magazynu źródłowego i przyjęcie do docelowego |
| Korekta (INW) | Korekta lub inwentaryzacja | zależnie od różnicy |
| Wycena | Przecena, zmiana średniej ceny zakupu | bez zmiany ilości |

### Praca z dziennikiem

- Ruchy wyszukasz po produkcie, numerze dokumentu lub notatce, a listę zawęzisz filtrem typu ruchu.
- Przyjęcia są oznaczone na zielono, wydania na czerwono.
- Ruch powstały z dokumentu prowadzi bezpośrednio do tego dokumentu.
- Przy ruchach wykonanych przez pracownika widoczne jest, kto je wykonał.
- Widoczne ruchy wyeksportujesz do pliku CSV.

### Historia ruchów produktu

Z listy stanów magazynowych otworzysz też *"Historię ruchów"* pojedynczego produktu: oś czasu wszystkich jego ruchów wraz ze stanem po każdym z nich, z możliwością zawężenia do jednego magazynu.

### Zobacz też

- [Stany magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe)
- [Dokumenty magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe)
- [Korekta stanu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/korekta-stanu)

## Produkty w magazynie

Ścieżka: Baza wiedzy > Magazyn > Produkty w magazynie
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/produkty-w-magazynie

Stanami magazynowymi objęte są tylko produkty oznaczone jako towar. W edycji produktu ustawisz też kody, cenę zakupu, stany minimalne oraz dane logistyczne wykorzystywane na dokumentach magazynowych.

### Towar czy usługa

W formularzu produktu pole *"Typ pozycji"* przyjmuje dwie wartości:

- *"Usługa (bez stanów magazynowych)"*: domyślny typ, stan nie jest śledzony.
- *"Towar (stany magazynowe)"*: produkt pojawia się na liście stanów, a dokumenty magazynowe zmieniają jego stan.

Wersja przeglądarkowa:

*"Typ pozycji"* znajdziesz w sekcji *"Podstawowe informacje"* formularza produktu. Pola magazynowe są podzielone na sekcje *"Identyfikacja i zakup"* (SKU, EAN, cena zakupu), *"Stany minimalne"* oraz *"Dane logistyczne"* (waga i wymiary).

Wersja mobilna:

*"Typ pozycji"* oraz kody, cena zakupu, waga i wymiary znajdują się w sekcji *"Magazyn"* formularza produktu, a stany minimalne w sekcji *"Stan minimalny"* pod nią.

Pola magazynowe pojawiają się w formularzu tylko wtedy, gdy moduł magazynu jest włączony.

Produkty dodane przed włączeniem modułu magazynu mają typ usługi. Oznacz jako towary te, których stany chcesz prowadzić. Wykonanie [korekty stanu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/korekta-stanu) na usłudze automatycznie zamienia ją w towar.

### Kody i cena zakupu

- *"SKU (kod własny)"* oraz *"EAN (kod kreskowy)"*: ułatwiają wyszukiwanie na liście stanów.
- *"Cena zakupu netto"*: podstawa wyceny magazynu. Wartość zapasów liczona jest średnią ważoną cen zakupu z przyjęć.

### Stan minimalny

Dla towaru ustawisz *"Stan minimalny"*, przy kilku magazynach osobno dla każdego z nich. Gdy stan spadnie poniżej minimum, pozycja dostaje oznaczenie *"Poniżej minimum"* na liście stanów. Puste pole oznacza, że minimum w tym magazynie nie jest śledzone.

### Dane logistyczne

Podasz też *"Wagę jednostkową"* (kg) oraz wymiary: *"Szerokość"*, *"Wysokość"* i *"Długość"* (cm); w przeglądarce to sekcja *"Dane logistyczne"*, w aplikacji mobilnej dolna część sekcji *"Magazyn"*. Waga pozycji na dokumentach WZ i PZ liczy się wtedy automatycznie, a dokument pokazuje sumę *"Waga towarów"*.

Informacja: Jeżeli korzystasz z [kont pracowniczych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), sekcja magazynowa produktu jest widoczna tylko dla pracowników z uprawnieniem *"Podgląd magazynu"*.

### Zobacz też

- [Jak dodać produkt](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/produkty/jak-dodac-produkt)
- [Stany magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe)
- [Dokumenty magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe)

## Zarządzanie magazynami

Ścieżka: Baza wiedzy > Magazyn > Zarządzanie magazynami
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/zarzadzanie-magazynami

Przy pierwszym uruchomieniu modułu aplikacja tworzy magazyn domyślny, który wystarcza większości firm. Jeżeli prowadzisz kilka lokalizacji, możesz dodać kolejne magazyny i przesuwać towar między nimi dokumentami MM.

### Gdzie zarządzać magazynami

Wersja przeglądarkowa:

Na stronie magazynu otwórz menu *"Więcej"* i wybierz *"Zarządzaj magazynami"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Magazyn → Magazyny**.

### Jak dodać lub edytować magazyn

1. Kliknij *"Dodaj magazyn"* (lub *"Edytuj"* przy istniejącym).
2. Wprowadź *"Nazwę"*, na przykład "Magazyn główny".
3. Opcjonalnie dodaj *"Oznaczenie (do numeracji)"*, na przykład "MAG1". Symbol jest używany w numeracji dokumentów magazynowych.
4. Opcjonalnie uzupełnij *"Adres"*.
5. Zaznacz *"Magazyn domyślny"*, jeżeli ten magazyn ma się podpowiadać na dokumentach magazynowych i przy korektach stanów.
6. Kliknij *"Zapisz"*.

### Usuwanie magazynu

Usunąć można tylko magazyn bez zarejestrowanych ruchów. Jeżeli magazyn ma historię przyjęć lub wydań, pozostaje w aplikacji, aby stany i dziennik ruchów pozostały spójne.

### Kilka magazynów

Przy więcej niż jednym magazynie:

- lista stanów pokazuje stan łączny z rozbiciem na magazyny,
- na dokumentach magazynowych wskazujesz, którego magazynu dotyczą,
- towar między magazynami przesuniesz dokumentem *"Przesunięcie międzymagazynowe (MM)"*, wskazując magazyn źródłowy i docelowy,
- stany minimalne produktów ustawisz osobno dla każdego magazynu.

Informacja: Jeżeli korzystasz z [kont pracowniczych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), dodawanie i edycja magazynów wymaga uprawnienia *"Zarządzanie magazynami"*.

### Zobacz też

- [Dokumenty magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/dokumenty-magazynowe)
- [Stany magazynowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn/stany-magazynowe)

## Konta pracownicze

Ścieżka: Baza wiedzy > Konta pracownicze
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze

Konta pracownicze pozwalają udostępnić aplikację współpracownikom bez podawania im hasła do Twojego konta. Każdy pracownik loguje się własnym adresem e-mail i hasłem oraz widzi tylko te moduły, na które mu pozwolisz. Ustawienia konta i dane logowania właściciela pozostają poza jego zasięgiem.

### Gdzie znajdziesz konta pracownicze

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pracownicze](https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pracownicze) lub wybierz *"Konta pracownicze"* w sekcji *"Inne"* w menu.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Pracownicy** w sekcji **Moduły aplikacji**.

Kontami pracowniczymi zarządza wyłącznie właściciel konta.
Na jednym koncie firmy możesz utworzyć do 20 kont.

### Lista pracowników

Na liście widzisz karty pracowników ze statusem (*"Aktywne"* lub *"Nieaktywne"*), oznaczeniem *"2FA"* przy włączonej weryfikacji dwuetapowej, datą ostatniego logowania oraz podsumowaniem nadanych uprawnień. Listę przeszukasz po imieniu, nazwisku lub adresie e-mail i przefiltrujesz po statusie konta.

Przy każdym pracowniku dostępne są akcje:

- *"Historia aktywności"*: oś czasu logowań i działań pracownika,
- *"Edytuj"*: dane, status konta, hasło i uprawnienia,
- *"Włącz weryfikację dwuetapową"* / *"Wyłącz weryfikację dwuetapową"*,
- *"Dezaktywuj konto"* / *"Aktywuj konto"*,
- *"Usuń konto"*.

Informacja: Dezaktywacja lub zmiana hasła natychmiast wylogowuje pracownika ze wszystkich urządzeń. Zmiana uprawnień działa od razu, bez ponownego logowania.

### Artykuły w tej sekcji

- [Dodawanie pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/dodawanie-pracownika)
- [Uprawnienia pracowników](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/uprawnienia-pracownikow)
- [Logowanie i konto pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/logowanie-i-konto-pracownika)
- [Historia aktywności pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/historia-aktywnosci-pracownika)

## Dodawanie pracownika

Ścieżka: Baza wiedzy > Konta pracownicze > Dodawanie pracownika
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/dodawanie-pracownika

Nowe konto pracownicze zakładasz w kilka chwil: podajesz dane pracownika, nadajesz hasło startowe i zaznaczasz uprawnienia. Pracownik od razu może logować się własnym adresem e-mail.

### Jak dodać pracownika

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pracownicze](https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pracownicze) i kliknij *"Dodaj pracownika"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Pracownicy** i naciśnij przycisk *"+"* w prawym dolnym rogu (podpowiedź *"Dodaj pracownika"*).
Pole adresu e-mail nazywa się tu *"E-mail"*.

1. Otwórz formularz nowego pracownika, jak opisano wyżej.
2. Wprowadź *"Imię"* i *"Nazwisko"*.
3. Wprowadź *"Adres email"*. Tym adresem pracownik będzie się logować, dlatego musi być unikalny: nie może być zajęty przez inne konto w Fakturni.
4. Nadaj *"Hasło"* (minimum 8 znaków) i przekaż je pracownikowi.
5. Zaznacz [uprawnienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/uprawnienia-pracownikow), które ma otrzymać konto.
6. Kliknij *"Utwórz konto"*.

Informacja: Możesz utworzyć maksymalnie 20 kont pracowniczych.

### Edycja konta

W edycji konta zmienisz dane pracownika, uprawnienia oraz status konta (przełącznik *"Konto aktywne"*). Adres e-mail i dane pracownika zmienia wyłącznie właściciel konta, pracownik nie zrobi tego samodzielnie.

### Zmiana hasła pracownika

W edycji konta kliknij *"Zmień hasło"*, a następnie wprowadź i powtórz nowe hasło. Zmiana zapisuje się od razu i natychmiast wylogowuje pracownika ze wszystkich urządzeń.

### Dezaktywacja konta

Opcja *"Dezaktywuj konto"* blokuje dostęp pracownika natychmiast: zostaje wylogowany ze wszystkich urządzeń, a logowanie jest niemożliwe do czasu ponownej aktywacji. Dane konta i historia aktywności zostają zachowane, a adres e-mail pozostaje zajęty. To dobre rozwiązanie na urlop, przerwę we współpracy albo sytuację, w której chcesz tymczasowo odciąć dostęp.

### Usuwanie konta

Opcja *"Usuń konto"* trwale usuwa konto pracownicze: pracownik zostaje natychmiast wylogowany, a jego adres e-mail wraca do puli i może zostać użyty ponownie. Usuniętego konta nie można przywrócić, ale historia aktywności i oznaczenia "kto wykonał" przy dokumentach oraz ruchach magazynowych pozostają.

Uwaga: Jeżeli chcesz tylko zablokować dostęp z zachowaniem konta, użyj dezaktywacji zamiast usuwania.

### Zobacz też

- [Uprawnienia pracowników](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/uprawnienia-pracownikow)
- [Logowanie i konto pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/logowanie-i-konto-pracownika)
- [Historia aktywności pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/historia-aktywnosci-pracownika)

## Uprawnienia pracowników

Ścieżka: Baza wiedzy > Konta pracownicze > Uprawnienia pracowników
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/uprawnienia-pracownikow

Uprawnienia decydują o tym, co pracownik widzi i może robić w aplikacji. Moduły, do których nie ma dostępu, znikają z jego menu, a operacje bez uprawnienia są blokowane. Zmiany uprawnień działają natychmiast, bez ponownego logowania pracownika.

### Jak nadawać uprawnienia

Uprawnienia zaznaczasz przy tworzeniu lub edycji konta pracowniczego. Są pogrupowane w moduły: nagłówek modułu zaznacza lub odznacza całą grupę, a licznik pokazuje, ile uprawnień z modułu jest aktywnych.

Niektóre uprawnienia gwarantują inne, na przykład *"Wystawianie dokumentów"* zawiera w sobie *"Podgląd dokumentów"*, a także obsługę kontrahentów oraz produktów i usług, bez których nie da się wystawić dokumentu. Takie wymuszone uprawnienie jest zaznaczone automatycznie i zablokowane, z podpowiedzią *"Gwarantowane przez"*.

Usuwanie danych jest zawsze osobnym uprawnieniem i nigdy nie jest gwarantowane przez inne. Dotyczy to dokumentów, dokumentów magazynowych, kontrahentów oraz produktów i usług. Dzięki temu pracownik może na co dzień wystawiać dokumenty, dopisywać kontrahentów i pozycje cennika, a mimo to nie skasuje niczego z bazy.

### Dostępne uprawnienia

**Pulpit**

- *"Analiza finansów"*: karta z wykresem przychodów i kosztów na pulpicie. Wyliczenia opierają się na dokumentach, dlatego zawiera w sobie *"Podgląd dokumentów"*.
- *"Historia transakcji"*: karta z listą ostatnich dokumentów na pulpicie. Zawiera w sobie *"Podgląd dokumentów"*.

**Dokumenty**

- *"Podgląd dokumentów"*: przeglądanie dokumentów i pobieranie PDF.
- *"Wystawianie i edycja dokumentów"*: tworzenie i edycja dokumentów oraz operacje na wystawionym dokumencie (oznaczanie płatności, zmiana na szkic). Zawiera w sobie podgląd oraz dodawanie i edycję kontrahentów i produktów, bo bez nich nie da się wystawić dokumentu. Nie obejmuje usuwania: ani dokumentów, ani kontrahentów, ani produktów.
- *"Usuwanie dokumentów"*: kasowanie faktur i pozostałych dokumentów niemagazynowych. Osobne uprawnienie, więc pracownik może fakturować bez ryzyka, że skasuje wystawiony dokument.
- *"Wysyłka dokumentów e-mailem"*: wysyłka faktur i pozostałych dokumentów e-mailem do kontrahentów.
- *"Wysyłka do KSeF"*: wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur dokumentów obsługiwanych przez KSeF. To osobne uprawnienie od wysyłki e-mailem, więc pracownik może wysyłać dokumenty kontrahentom bez prawa wystawiania faktur w KSeF (i odwrotnie).
- *"Dokumenty cykliczne"*: przeglądanie i edycja reguł [dokumentów cyklicznych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne).

**Kontrahenci**

- *"Podgląd kontrahentów"*: przeglądanie bazy kontrahentów.
- *"Dodawanie i edycja kontrahentów"*: zakładanie nowych kart kontrahentów i poprawianie istniejących.
- *"Usuwanie kontrahentów"*: kasowanie kart, pojedynczo i wsadowo. Celowo osobne uprawnienie, którego wystawianie dokumentów nie gwarantuje, więc pracownik fakturujący nie skasuje bazy kontrahentów.
- *"Eksport kontrahentów"*: pobranie bazy do pliku CSV.

**Produkty i usługi**

- *"Podgląd produktów i usług"*: przeglądanie cennika.
- *"Dodawanie i edycja produktów i usług"*: zakładanie nowych pozycji i poprawianie istniejących.
- *"Usuwanie produktów i usług"*: kasowanie pozycji z cennika. Tak jak przy kontrahentach, jest to osobne uprawnienie poza zakresem wystawiania dokumentów.

**Magazyn**

- *"Podgląd magazynu"*: stany, wartość magazynu i historia ruchów.
- *"Wystawianie dokumentów magazynowych"*: wystawianie i edycja dokumentów PZ, WZ, PW, RW i MM (w tym WZ do faktury). Tak jak wystawianie faktur zawiera w sobie podgląd oraz dodawanie i edycję kontrahentów i produktów, ale nie ich usuwanie. Działa samodzielnie, bez uprawnień z sekcji Dokumenty, więc możesz mieć pracownika obsługującego wyłącznie magazyn, bez dostępu do faktur.
- *"Usuwanie dokumentów magazynowych"*: kasowanie dokumentów PZ, WZ, PW, RW i MM. Osobne uprawnienie, bo skasowanie przyjęcia czy rozchodu zmienia stany magazynowe.
- *"Wysyłka dokumentów magazynowych"*: wysyłka dokumentów PZ, WZ, PW, RW i MM e-mailem. Wysyłkę faktur kontroluje sekcja Dokumenty.
- *"Korekty stanów"*: inwentaryzacja, bilans otwarcia i przeceny.
- *"Zarządzanie magazynami"*: dodawanie, edycja i usuwanie magazynów.

**Powiadomienia**

- *"Powiadomienia"*: dostęp do dzwonka powiadomień. Bez tego uprawnienia dzwonek jest ukryty, a powiadomienia nie trafiają na urządzenia pracownika.

**Ustawienia**

- *"Ustawienia konta"*: numeracja, dane firmy, konta bankowe, stawki VAT.
- *"Konfiguracja kont pocztowych"*: podłączanie [kont pocztowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe).

**KSeF**

- *"Zarządzanie połączeniem KSeF"*: łączenie konta z KSeF, tokeny i certyfikaty, synchronizacja oraz przeglądanie faktur z KSeF. Bez tego uprawnienia zakładka KSeF jest niewidoczna. Sama wysyłka faktur do KSeF nie wymaga zarządzania połączeniem, wystarczy uprawnienie *"Wysyłka do KSeF"* z sekcji Dokumenty.

Informacja: Pracownik bez uprawnienia *"Podgląd magazynu"* w ogóle nie otrzymuje danych magazynowych na swoje urządzenia. Analogicznie pracownik bez uprawnienia *"Podgląd dokumentów"* nie otrzymuje faktur ani pozostałych dokumentów niemagazynowych. Na jego urządzenia trafiają wtedy wyłącznie dokumenty magazynowe (o ile ma dostęp do magazynu). Zmiana tych uprawnień wymusza pełną synchronizację danych w aplikacjach pracownika.

### Co zawsze pozostaje poza zasięgiem pracownika

Niezależnie od uprawnień pracownik nie ma dostępu do: zarządzania kontami pracowniczymi, modułu Integracje (REST API), powiązanych kont, listy urządzeń, usuwania konta ani zmiany danych logowania właściciela.

### Zobacz też

- [Dodawanie pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/dodawanie-pracownika)
- [Logowanie i konto pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/logowanie-i-konto-pracownika)

## Logowanie i konto pracownika

Ścieżka: Baza wiedzy > Konta pracownicze > Logowanie i konto pracownika
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/logowanie-i-konto-pracownika

Pracownik korzysta z tej samej strony logowania i tej samej aplikacji mobilnej co właściciel konta. Loguje się własnym adresem e-mail i hasłem nadanym przez właściciela, a aplikacja automatycznie pokazuje mu tylko te moduły, do których ma uprawnienia.

### Logowanie

Wersja przeglądarkowa:

Pracownik loguje się pod adresem [https://app.fakturnia.pl](https://app.fakturnia.pl), podając swój adres e-mail i hasło.

Wersja mobilna:

Pracownik loguje się w aplikacji mobilnej swoim adresem e-mail i hasłem, tak samo jak w przeglądarce.

Jeżeli konto pracownika ma włączoną weryfikację dwuetapową, po podaniu hasła pracownik potwierdza logowanie kodem z aplikacji uwierzytelniającej lub kodem wysłanym na e-mail.

### Co widzi pracownik

Menu aplikacji dopasowuje się do uprawnień: moduły bez dostępu po prostu znikają. Przy próbie wykonania operacji bez uprawnienia pojawia się komunikat *"Brak uprawnień"* z podpowiedzią, aby poprosić właściciela konta o dodatkowe uprawnienia. Pracownik nie zostaje przy tym wylogowany.

### Moje konto pracownika

W sekcji *"Moje konto"* pracownik zarządza wyłącznie własnym kontem:

- **Zdjęcie profilowe**: może dodać lub usunąć swoje zdjęcie, widoczne między innymi w historii aktywności.
- **Imię, nazwisko i adres e-mail**: widoczne tylko do odczytu, zmienia je właściciel konta.
- **Zmiana hasła**: pracownik może samodzielnie zmienić swoje hasło.
- **Weryfikacja dwuetapowa (2FA)**: pracownik może skonfigurować własne 2FA.

Dane firmy, konta bankowe, urządzenia i usuwanie konta pozostają dostępne wyłącznie dla właściciela.

### Weryfikacja dwuetapowa pracownika

Weryfikację dwuetapową konta pracowniczego można włączyć z dwóch stron:

- **Pracownik** konfiguruje ją samodzielnie na ekranie *"Moje konto"*, w sekcji *"Bezpieczeństwo"* (w przeglądarce panel *"Bezpieczeństwo"* pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo), w aplikacji mobilnej **Więcej → Moje konto → Weryfikacja dwuetapowa (2FA)**), wybierając aplikację uwierzytelniającą lub kody na e-mail. Po konfiguracji otrzymuje jednorazowe klucze odzyskiwania.
- **Właściciel** może wymusić 2FA z listy pracowników opcją *"Włącz weryfikację dwuetapową"*. Jeżeli pracownik nie skonfigurował jeszcze aplikacji uwierzytelniającej, kody weryfikacyjne będą przychodzić na jego adres e-mail, bez dodatkowej konfiguracji.

Konta z włączoną weryfikacją mają na liście pracowników niebieskie oznaczenie *"2FA"*.

### Zobacz też

- [Uprawnienia pracowników](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/uprawnienia-pracownikow)
- [Weryfikacja dwuetapowa](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa)
- [Historia aktywności pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/historia-aktywnosci-pracownika)

## Historia aktywności pracownika

Ścieżka: Baza wiedzy > Konta pracownicze > Historia aktywności pracownika
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/historia-aktywnosci-pracownika

Każde konto pracownicze ma pełną historię aktywności: logowania, działania na dokumentach, operacje magazynowe i zmiany samego konta. Dzięki temu zawsze wiesz, kto i kiedy wykonał daną operację.
Jeżeli chcesz zobaczyć działania całego zespołu i własne na jednej osi czasu, skorzystaj z [aktywności konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/aktywnosc-konta).

### Gdzie znajdziesz historię

Wersja przeglądarkowa:

Na liście kont pracowniczych pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pracownicze](https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pracownicze) kliknij przy wybranym pracowniku ikonę z podpowiedzią *"Historia aktywności"*. Historia otwiera się w oknie o tej samej nazwie.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Pracownicy**, naciśnij przycisk *"Akcje"* (ikona trzech kropek) na karcie pracownika i wybierz *"Historia aktywności"*.

Na karcie pracownika widoczna jest też data ostatniego logowania.

### Co zawiera historia

Oś czasu jest grupowana dniami i możesz ją filtrować zakresami: *"Wszystko"*, *"Logowania"*, *"Dokumenty"*, *"Magazyn"* oraz *"Konto"*. Starsze wpisy doczytasz przyciskiem *"Pokaż starsze wpisy"*.

- **Logowania**: data, sposób logowania (hasło lub weryfikacja dwuetapowa), urządzenie, przeglądarka i adres IP.
- **Dokumenty**: wystawienie, edycja, usunięcie, wysyłka e-mailem i do KSeF, pobrania PDF, oznaczenia płatności. Wpis zawiera numer dokumentu.
- **Magazyn**: dokumenty magazynowe, korekty stanów, zmiany magazynów i ustawień modułu.
- **Konto**: utworzenie konta, zmiany danych, zmiany uprawnień (z listą dodanych i odebranych uprawnień), zmiany hasła, aktywacja, dezaktywacja i włączenie lub wyłączenie weryfikacji dwuetapowej.

Informacja: Historia obejmuje zdarzenia z ostatnich 12 miesięcy.

### Oznaczenia "kto wykonał" w aplikacji

Działania pracowników są oznaczane także poza historią aktywności:

- w historii dokumentu akcje wykonane przez pracownika mają plakietkę z jego imieniem i nazwiskiem,
- ruchy magazynowe pokazują, kto je wykonał (kolumna *"Wykonał"*, również w eksporcie CSV),
- na liście urządzeń widać, które sesje należą do pracowników,
- dokument wystawiony z konta pracowniczego otrzymuje dane pracownika w podpisie osoby wystawiającej.

### Zobacz też

- [Konta pracownicze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze)
- [Uprawnienia pracowników](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/uprawnienia-pracownikow)
- [Urządzenia](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/urzadzenia)
- [Aktywność konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/aktywnosc-konta)

## Ustawienia

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia

Ustawienia pozwalają dopasować Fakturnię do Twojego sposobu pracy i zautomatyzować powtarzalne czynności: od numeracji dokumentów, przez automatyczne adnotacje, po konta bankowe i powiadomienia.

### Gdzie znajdziesz ustawienia

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia). Dane firmy, logo i konta bankowe znajdują się w sekcji *"Moje konto"* pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia**. Dane firmy, logo i konta bankowe znajdziesz w **Więcej → Moje konto**, czyli po naciśnięciu wiersza z Twoim imieniem i adresem e-mail na górze ekranu **Więcej**. Wiersz **Ustawienia** znajduje się w tej samej karcie, tuż pod nim.

### Sekcje ustawień

- [Ustawienia ogólne](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ogolne): tryb jasny i ciemny, format daty, newsletter.
- [Autouzupełnianie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie): numeracja, symbole dokumentów, miejsce wystawienia, podpisy, kody GTU i PKWiU, tryb cen i inne wartości domyślne.
- [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje): domyślna procedura marży, MPP i podstawa zwolnienia z VAT.
- [Stawki VAT](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/stawki-vat): domyślna stawka i stawki widoczne na formularzu.
- [Dane sprzedawcy na dokumencie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-sprzedawcy-na-dokumencie): które dane firmy pokazują się na dokumentach.
- [Powiadomienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia): powiadomienia push w przeglądarce i na telefonie.
- [Ustawienia KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ksef): widoczność funkcji KSeF i obsługa JST.
- [Magazyn](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn): włączanie modułu magazynu, potwierdzanie wydań i przyjęć, numery WZ na fakturze oraz wartości i podpisy na dokumentach magazynowych.
- [Dane personalne](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-personalne) oraz [Dane firmy](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-firmy): dane właściciela konta i firmy, logo.
- [Konta bankowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe): rachunki na dokumentach, konto domyślne i konto VAT.
- [Konta pocztowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe): wysyłka dokumentów z własnej skrzynki Gmail, Outlook lub SMTP.

## Ustawienia ogólne

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Ustawienia ogólne
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ogolne

W ustawieniach ogólnych dostosujesz wygląd aplikacji, format wyświetlania dat oraz zdecydujesz, czy chcesz otrzymywać newsletter.

### Gdzie znajdziesz ustawienia ogólne

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/ogolne](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/ogolne).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → Ogólne**.

### Tryb jasny i ciemny

W polu *"Tryb"* wybierz wygląd aplikacji: jasny, ciemny lub automatyczny. Tryb automatyczny dopasowuje się do ustawień Twojego systemu.

### Format daty

W polu *"Format daty"* wybierz, jak mają być wyświetlane daty w aplikacji i na dokumentach. Do wyboru jest kilka formatów, między innymi:

- DD.MM.RRRR (na przykład 07.02.2026)
- RRRR-MM-DD (na przykład 2026-02-07)
- D miesiąc RRRR (na przykład 7 lutego 2026)

### Newsletter

Przełącznik *"Newsletter"* decyduje, czy chcesz otrzymywać na e-mail informacje o nowościach i aktualizacjach aplikacji. Możesz go wyłączyć w każdej chwili.

Informacja: Newsletter to co innego niż powiadomienia push o zdarzeniach w aplikacji. Powiadomienia konfigurujesz w sekcji [Powiadomienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia).

### Zobacz też

- [Autouzupełnianie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie)
- [Powiadomienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia)

## Autouzupełnianie

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Autouzupełnianie
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/autouzupelnianie

Autouzupełnianie to największa sekcja ustawień. Definiujesz w niej wartości domyślne dla nowych dokumentów: numerację, symbole, miejsce wystawienia, podpisy, kody GTU i PKWiU, tryb cen i inne. Dobrze skonfigurowane autouzupełnianie sprawia, że wystawienie faktury to dosłownie kilka kliknięć.

### Gdzie znajdziesz autouzupełnianie

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/autouzupelnianie](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/autouzupelnianie).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → Autouzupełnianie**.

### Numerowanie dokumentów

- *"Numerowanie dokumentów"*: po włączeniu aplikacja automatycznie nadaje numery kolejnym dokumentom.
- *"Typ numerowania"*: numery mogą być resetowane co miesiąc lub co rok.
- *"Format numerowania"*: szablon numeru, w którym MM oznacza miesiąc, a YYYY rok, na przykład 1/MM/YYYY.

Informacja: Numerowanie miesięczne wymaga formatu zawierającego symbol miesiąca (MM), inaczej numery z różnych miesięcy mogłyby się powtarzać.

### Symbole dokumentów

W sekcji *"Symbole dokumentów"* spersonalizujesz domyślne symbole (prefiksy) dla każdego typu dokumentu, na przykład FV dla faktury VAT i FP dla proformy.

### Miejsce wystawienia

Domyślne miejsce wystawienia wpisywane do każdego nowego dokumentu.

### Uwagi

Tekst, który ma domyślnie uzupełniać pole uwag na nowych dokumentach, na przykład stała informacja dla kontrahentów.

### Podpisy

Po włączeniu opcji *"Podpisy"* na dokumentach automatycznie pojawią się pola na podpisy osób upoważnionych.

### Kody GTU i PKWiU

- *"Kody GTU"*: włącza wybór kodów GTU przy pozycjach na fakturach.
- *"Kody PKWiU"*: włącza wybór kodów PKWiU przy pozycjach.
- *"Wyświetlaj PKWiU na fakturach"*: decyduje, czy kody PKWiU mają być widoczne na PDF. Możesz je ewidencjonować bez pokazywania na wydruku.

### Tryb cen

Opcja *"Tryb cen"* określa, czy ceny pozycji wprowadzasz w kwotach netto czy brutto. Przydatne na przykład przy sprzedaży konsumenckiej, gdzie ceny ustala się od brutto.

### Domyślny status zapłaty

Dla nowych dokumentów aplikacja może automatycznie ustawiać status *"Do zapłaty"* lub *"Zapłacono"*.

### Opcje KSeF i walut

- *"Pokaż QR KSeF"*: na wydruku faktury wysłanej do KSeF pojawi się kod QR umożliwiający weryfikację faktury w systemie KSeF.
- *"Pokaż przeliczoną kwotę"*: na wydruku faktury w walucie obcej pojawi się wartość brutto przeliczona na PLN.

### Automatyczne adnotacje

Na dole sekcji znajduje się konfiguracja automatycznych adnotacji (procedura marży, MPP, podstawa zwolnienia z VAT). To na tyle ważny temat, że ma osobny artykuł: [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje).

### Zobacz też

- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)
- [Dostosowanie formularza](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dostosowanie-formularza)

## Automatyczne adnotacje

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Automatyczne adnotacje
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje

Jeżeli regularnie wystawiasz faktury z adnotacjami, na przykład z procedurą marży albo mechanizmem podzielonej płatności, nie musisz zaznaczać ich ręcznie przy każdym dokumencie. Automatyczne adnotacje zaznaczą je za Ciebie i ustawią domyślne wartości.

### Gdzie znajdziesz automatyczne adnotacje

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/autouzupelnianie](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/autouzupelnianie) i przewiń do sekcji *"Automatyczne adnotacje"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → Autouzupełnianie** i przewiń do sekcji **Automatyczne adnotacje**.

### Główny przełącznik

Opcja *"Automatyczne adnotacje dla nowych dokumentów"* włącza całą funkcję. Gdy jest aktywna, przy tworzeniu nowego dokumentu aplikacja automatycznie zaznacza wybrane przez Ciebie adnotacje i ustawia ich domyślne wartości.

### Domyślna procedura marży

1. Włącz opcję *"Procedura marży"*.
2. W polu *"Rodzaj procedury marży"* wybierz wariant, którym się posługujesz, na przykład towary używane lub biura podróży.

Każdy nowy dokument będzie miał zaznaczoną procedurę marży z wybranym rodzajem. Na konkretnym dokumencie zawsze możesz ją wyłączyć ręcznie.

### Domyślny mechanizm podzielonej płatności (MPP)

Po włączeniu opcji *"Domyślny mechanizm podzielonej płatności (MPP)"* nowe dokumenty będą miały zaznaczony split payment, a jako konto VAT zostanie ustawione konto bankowe oznaczone jako konto VAT.

Uwaga: Jeżeli nie masz skonfigurowanego konta VAT w kontach bankowych, ustawienia wyświetlą ostrzeżenie z linkiem do konfiguracji. MPP zostanie zaznaczony na dokumencie, ale bez wskazanego konta VAT. Zobacz artykuł [Konta bankowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe).

### Podstawa zwolnienia z VAT

Jeżeli wystawiasz faktury z pozycjami ze stawką *"zw."*, ustaw domyślną podstawę prawną zwolnienia (zgodną ze strukturą KSeF):

1. Włącz opcję *"Podstawa zwolnienia z VAT"*.
2. W polu *"Typ podstawy prawnej"* wybierz rodzaj przepisu, na przykład przepis ustawy lub dyrektywy.
3. W polu *"Podstawa prawna"* wpisz konkretny przepis, na przykład "art. 113 ust. 1 ustawy o VAT".
4. Przełącznik *"Podstawa zwolnienia na dokumencie"* decyduje, czy podstawa będzie widoczna na wydruku.

Dzięki temu każda faktura z pozycją "zw." będzie od razu kompletna i gotowa do wysyłki do KSeF.

Informacja: Domyślne wartości to tylko punkt startowy. Na każdym dokumencie możesz zmienić lub wyłączyć adnotacje w sekcji *"Adnotacje"* formularza. Zobacz artykuł [Adnotacje na fakturze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze).

### Zobacz też

- [Adnotacje na fakturze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze)
- [Konta bankowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe)
- [Stawki VAT](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/stawki-vat)

## Stawki VAT

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Stawki VAT
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/stawki-vat

W ustawieniach stawek VAT wybierzesz stawkę domyślną dla nowych pozycji oraz zdecydujesz, które stawki mają być widoczne na formularzu dokumentu. Ukrycie nieużywanych stawek skraca listę wyboru i zmniejsza ryzyko pomyłki.

### Gdzie znajdziesz stawki VAT

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/stawki-vat](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/stawki-vat).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → Stawki VAT**.

### Domyślna stawka VAT

W polu *"Domyślna stawka VAT"* wybierz stawkę, która będzie automatycznie ustawiana dla nowych pozycji na dokumentach, na przykład 23%.

### Widoczne stawki VAT

W sekcji *"Spersonalizuj stawki VAT"* zaznacz stawki, których używasz. Tylko zaznaczone stawki pojawią się na liście wyboru przy pozycjach dokumentu.

Do dyspozycji masz:

- **stawki procentowe**: 0%, 5%, 8%, 23% oraz zagraniczna stawka 19%, na przykład dla sprzedaży opodatkowanej w innym kraju UE w procedurze OSS,
- **stawki specjalne** (zgodne z KSeF): między innymi *"zw."* (zwolnienie z VAT) i *"oo"* (odwrotne obciążenie).

Uwaga: Faktura z pozycją o stawce spoza polskiego systemu VAT (na przykład 19%) nie przejdzie walidacji KSeF. Przy próbie wysyłki zobaczysz komunikat *"Stawka VAT 19% nie występuje w polskim systemie VAT. Dokument ze stawką zagraniczną (np. sprzedaż w procedurze OSS) nie podlega wysyłce do KSeF"*. Takich dokumentów nie wysyłaj do KSeF.

Informacja: Jeżeli używasz stawki *"zw."*, faktura powinna zawierać podstawę prawną zwolnienia. Skonfiguruj ją raz w [automatycznych adnotacjach](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje), a będzie uzupełniana automatycznie.

### Zobacz też

- [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje)
- [Jak dodać produkt](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/produkty/jak-dodac-produkt)

## Dane sprzedawcy na dokumencie

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Dane sprzedawcy na dokumencie
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-sprzedawcy-na-dokumencie

Możesz zdecydować, które dane Twojej firmy będą domyślnie widoczne na nowych dokumentach, na przykład pokazać stronę WWW, a ukryć numer telefonu.

### Gdzie znajdziesz to ustawienie

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/sprzedawca](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/sprzedawca).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → Sprzedawca**.

### Jak to działa

W sekcji *"Domyślnie widoczne dane"* zaznacz pola, które mają pojawiać się na każdym nowym dokumencie, na przykład NIP, adres, telefon, e-mail czy stronę WWW.

To ustawienie określa tylko wartości domyślne. Na pojedynczym dokumencie zawsze możesz zmienić widoczne dane sprzedawcy opcją *"Edytuj dane sprzedawcy"* w menu *"Dostosuj"* na formularzu.

Informacja: Same dane firmy (nazwę, adres, NIP, logo) edytujesz w sekcji [Dane firmy](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-firmy). Ten ekran steruje wyłącznie ich widocznością na dokumentach.

### Zobacz też

- [Dane firmy](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-firmy)
- [Dostosowanie formularza](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dostosowanie-formularza)

## Powiadomienia

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Powiadomienia
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/powiadomienia

Fakturnia może wysyłać powiadomienia push o ważnych zdarzeniach, na przykład o nowych fakturach kosztowych pobranych z KSeF. Powiadomienia działają osobno w przeglądarce i na telefonie.

### Gdzie znajdziesz powiadomienia

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/powiadomienia](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/powiadomienia).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → Powiadomienia**.

### Powiadomienia push w przeglądarce

Przełącznik *"Powiadomienia push w przeglądarce"* włącza powiadomienia o nowych fakturach i ważnych zdarzeniach bezpośrednio na pulpicie komputera.

Przy pierwszym włączeniu przeglądarka poprosi o zgodę na wyświetlanie powiadomień. Zaakceptuj ją, inaczej powiadomienia nie będą działać.

Uwaga: Jeżeli wcześniej zablokowano powiadomienia dla aplikacji, przełącznik będzie nieaktywny. Odblokuj powiadomienia w ustawieniach przeglądarki (zwykle ikona kłódki przy pasku adresu), a następnie spróbuj ponownie.

### Jedna subskrypcja, kilka kont

Subskrypcja push jest przypisana do przeglądarki, a nie do konta. Jeżeli korzystasz z [powiązanych kont](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/powiazane-konta) i przełączysz się na inne konto z włączonymi powiadomieniami, aplikacja sama dopina to konto do istniejącej subskrypcji, bez ponownej zgody przeglądarki. Jedna przeglądarka może więc odbierać powiadomienia z kilku firm.

Wylogowanie odpina od subskrypcji tylko konto, z którego się wylogowujesz; pozostałe konta dostają powiadomienia dalej, a przeglądarka zwalnia subskrypcję dopiero wtedy, gdy nie zostaje przy niej żadne konto. Tak samo działa usunięcie konta: odpina wyłącznie usuwane konto.

### Powiadomienia mobilne

Przełącznik *"Powiadomienia mobilne"* dotyczy powiadomień push na telefonie lub tablecie, między innymi o nowych fakturach kosztowych pobranych z KSeF.

Informacja: Powiadomienia mobilne włączysz wyłącznie z poziomu aplikacji mobilnej (**Więcej → Ustawienia → Powiadomienia**). W wersji przeglądarkowej możesz je jedynie wyłączyć.

### Zobacz też

- [Faktury kosztowe z KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/faktury-kosztowe-z-ksef)
- [Aplikacja mobilna](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/aplikacja-mobilna)

## Ustawienia KSeF

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Ustawienia KSeF
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/ustawienia-ksef

W ustawieniach KSeF zdecydujesz, czy aplikacja ma pokazywać funkcje związane z Krajowym Systemem e-Faktur, oraz włączysz obsługę faktur dla jednostek samorządu terytorialnego (JST).

Informacja: Samo połączenie konta z KSeF (certyfikat, uprawnienia, synchronizacja) konfiguruje się w panelu integracji. Zobacz artykuł [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef).

### Gdzie znajdziesz ustawienia KSeF

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/ksef](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia/ksef).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Ustawienia → KSeF**.

### Funkcje KSeF

Przełącznik *"Funkcje KSeF"* steruje widocznością opcji wysyłki i statusów KSeF w całej aplikacji. Po wyłączeniu przyciski wysyłki do KSeF i kolumny statusów znikną z list oraz podglądu dokumentów.

### Status nabywcy - JST

Przełącznik *"Status nabywcy - JST"* włącza możliwość oznaczania faktur dla jednostek samorządu terytorialnego. Po włączeniu na formularzu dokumentu pojawi się pole *"Czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST?"*, które automatycznie dodaje wymaganą sekcję odbiorcy.

Pełną instrukcję wystawiania takich faktur znajdziesz w artykule [Faktura dla JST](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-dla-jst).

### Zobacz też

- [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef)
- [Faktura dla JST](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-dla-jst)
- [Wysyłanie faktur do KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/wysylanie-faktur-do-ksef)

## Dane personalne

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Dane personalne
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-personalne

Dane personalne to informacje o właścicielu konta: imię, nazwisko, telefon i opcjonalne dane identyfikacyjne. Część z nich może pojawiać się na dokumentach, na przykład imię i nazwisko osoby wystawiającej.

### Gdzie znajdziesz dane personalne

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta). Sekcja *"Dane personalne"* znajduje się na górze strony.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Dane personalne**.

### Dostępne pola

- *"Imię"* i *"Nazwisko"* (wymagane)
- *"Numer telefonu"* (wymagany)
- *"Adres e-mail"*: tylko do odczytu, zmienisz go w sekcji bezpieczeństwa, zobacz [Zmiana adresu e-mail](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-adresu-email)
- *"PESEL"* (opcjonalnie)
- *"Numer dowodu"* (opcjonalnie)

Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk *"Zapisz zmiany"*.

### Zobacz też

- [Dane firmy](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-firmy)
- [Zmiana adresu e-mail](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-adresu-email)

## Dane firmy

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Dane firmy
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-firmy

Dane firmy trafiają na każdy wystawiany dokument jako dane sprzedawcy. W tej sekcji zaktualizujesz nazwę, adres i dane rejestrowe firmy oraz dodasz logo, które pojawi się na fakturach.

### Gdzie znajdziesz dane firmy

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta) i znajdź sekcję *"Dane firmy"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Dane firmy**.

### Dostępne pola

- *"Typ działalności"*: *"Firma (działalność gospodarcza)"* lub *"Osoba fizyczna (z NIPem)"*.
- *"Nazwa firmy"* (wymagana).
- *"NIP"*: tylko do odczytu, nie można go zmienić po rejestracji.
- Adres: *"Ulica i numer"*, *"Kod pocztowy"*, *"Miejscowość"*, *"Kraj"* (wymagane do wysyłki faktur do KSeF).
- Dane dodatkowe: *"VAT UE"*, *"REGON"*, *"BDO"*, *"KRS"*, *"Strona WWW"*, *"Fax"* oraz pole opisowe.

Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk *"Zapisz zmiany"*.

Informacja: Numery *"KRS"*, *"REGON"* i *"BDO"* trafiają też na faktury wysyłane do KSeF: do sekcji rejestrów w stopce faktury ustrukturyzowanej. Warunek: pole musi być widoczne na dokumencie (zobacz [Dane sprzedawcy na dokumencie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-sprzedawcy-na-dokumencie)) i mieć poprawny format (KRS: 10 cyfr, REGON: 9 lub 14 cyfr, BDO: do 9 znaków). Wartość w złym formacie jest pomijana, aby KSeF nie odrzucił całej faktury. Analogiczne rejestry nabywcy i odbiorcy uzupełniane są z karty kontrahenta.

Uwaga: Numer NIP jest przypisany do konta na stałe. Jeżeli zmieniasz działalność na inną z nowym NIP, załóż nowe konto i ewentualnie [powiąż je z obecnym](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/powiazane-konta).

### Logo firmy

W sekcji *"Logo firmy"* dodasz grafikę, która będzie wyświetlana na dokumentach PDF. Przyjmowane są pliki JPG i PNG.

Wersja przeglądarkowa:

1. Kliknij *"Dodaj logo"* (lub *"Zmień logo"*, jeżeli logo już jest) albo przeciągnij plik na podgląd. Plik może mieć do 12 MB.
2. Otworzy się okno *"Kadrowanie logo"*. Aplikacja sama proponuje obcięcie pustych marginesów (*"Dopasuj do logo"*), możesz też zostawić *"Całą grafikę"* albo przesunąć ramkę ręcznie. Podgląd *"Tak logo trafi na fakturę"* pokazuje efekt w nagłówku dokumentu.
3. Kliknij *"Zapisz logo"*.
4. Aby usunąć logo, kliknij *"Usuń"* obok przycisku zmiany.

Wersja mobilna:

1. Wybierz **Więcej → Moje konto → Dane firmy** i stuknij kafelek *"Logo firmy"*, a następnie *"Zmień logo"*.
2. W oknie *"Kadrowanie logo"* obetnij marginesy (*"Dopasuj do logo"* albo *"Cała grafika"*) i zapisz.
3. Logo usuniesz tą samą drogą, opcją *"Usuń logo"*.

Informacja: Najlepiej sprawdza się logo na przezroczystym tle (PNG) o proporcjach poziomych. Puste marginesy zmniejszają logo na fakturze, dlatego warto je obciąć podczas kadrowania.

#### Rozmiar logo na dokumentach

Po wgraniu logo pod podglądem pojawia się ustawienie *"Rozmiar logo na dokumentach"* z trzema wariantami: *"Standardowe"* (dotychczasowy wygląd), *"Duże"* i *"Bardzo duże"*. Wybór zapisuje się od razu, bez osobnego przycisku.

Uwaga: Logo i jego rozmiar są odczytywane w chwili generowania PDF, więc zmiana obejmuje także dokumenty wystawione wcześniej: przy kolejnym pobraniu lub wysyłce e-mailem dostaną logo w nowym rozmiarze.

### Które dane widać na dokumencie

O tym, które z danych firmy są domyślnie widoczne na dokumentach, decyduje osobne ustawienie. Zobacz [Dane sprzedawcy na dokumencie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-sprzedawcy-na-dokumencie).

### Zobacz też

- [Dane sprzedawcy na dokumencie](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/dane-sprzedawcy-na-dokumencie)
- [Konta bankowe](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe)

## Konta bankowe

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Konta bankowe
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe

Konta bankowe pojawiają się na fakturach w sekcji płatności. Możesz mieć ich kilka, na przykład w różnych walutach, wskazać konto domyślne oraz oznaczyć konto VAT używane przy mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

### Gdzie znajdziesz konta bankowe

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta#konta-bankowe](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/dane-konta#konta-bankowe). Sekcja *"Konta bankowe"* znajduje się na dole strony z danymi konta.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Konta bankowe**. Pozycja znajduje się w sekcji **Dane konta**.

Informacja: Przy zakładaniu konta aplikacja może pobrać numery rachunków zgłoszone dla Twojej firmy z wykazu Ministerstwa Finansów (białej listy).

### Jak dodać konto bankowe

1. Kliknij przycisk *"Dodaj konto bankowe"*.
2. Wprowadź *"Nazwę banku"*, która pomoże Ci rozróżniać konta, na przykład nazwę banku i walutę.
3. Wprowadź *"Numer konta bankowego"*.
4. Jeżeli to rachunek VAT dla mechanizmu podzielonej płatności, włącz przełącznik *"Konto VAT"*.
5. Zapisz zmiany.

### Dodatkowe pola KSeF

Przy dodawaniu lub edycji konta możesz rozwinąć sekcję *"Dodatkowe pola KSeF"*:

- *"Kod SWIFT"*: przydatny przy fakturach zagranicznych (na przykład BREXPLPWXXX).
- *"Opis rachunku"*: dodatkowa informacja o rachunku.
- *"Typ rachunku własnego"*: pole dotyczące wyłącznie banków i SKOK, zwykłe firmy go nie wypełniają.

### Konto domyślne

Konto oznaczone jako *"Domyślne"* jest automatycznie przypisywane do nowych dokumentów. Aby zmienić konto domyślne, użyj opcji wyboru domyślnego (ikona gwiazdki) przy wybranym koncie.

### Konto VAT i mechanizm podzielonej płatności

Konto z włączonym przełącznikiem *"Konto VAT"* otrzymuje zielone oznaczenie *"Konto VAT"* na liście i jest używane wszędzie tam, gdzie potrzebny jest rachunek VAT:

- przy ręcznym zaznaczaniu adnotacji MPP na dokumencie,
- przy [automatycznych adnotacjach](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje), gdzie konto VAT podstawia się samo.

### Konta na fakturze

Na formularzu dokumentu, w sekcji płatności, wybierasz konto z listy zapisanych kont. Możesz też dodać do dokumentu więcej niż jedno konto, na przykład rachunek PLN i rachunek walutowy.

### Zobacz też

- [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje)
- [Adnotacje na fakturze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze)
- [Jak wystawić fakturę](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/jak-wystawic-fakture)

## Konta pocztowe

Ścieżka: Baza wiedzy > Ustawienia > Konta pocztowe
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe

Konta pocztowe pozwalają wysyłać dokumenty bezpośrednio z Twojej własnej skrzynki e-mail. Po podłączeniu i weryfikacji konta odbiorcy zobaczą Twój adres jako nadawcę wiadomości, zarówno przy ręcznej wysyłce dokumentów, jak i przy [dokumentach cyklicznych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne).

### Gdzie znajdziesz konta pocztowe

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pocztowe](https://app.fakturnia.pl/konto/konta-pocztowe) lub wybierz *"Konta pocztowe"* w sekcji *"Inne"* w menu.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Konta pocztowe** w sekcji **Moduły aplikacji**.

Możesz podłączyć maksymalnie 5 kont pocztowych. Pierwsze dodane konto automatycznie staje się kontem domyślnym.

### Jak dodać konto Gmail lub Outlook

Konta Google i Microsoft podłączysz bez podawania hasła, przez bezpieczne logowanie u dostawcy:

1. Kliknij *"Dodaj konto pocztowe"*.
2. Wybierz rodzaj konta: *"Gmail"* (logowanie przez Google) lub *"Outlook"* (Microsoft 365, Hotmail).
3. Kliknij *"Zaloguj się przez Google"* lub *"Zaloguj się przez Microsoft"*.
4. Zalogujesz się na stronie dostawcy i wyrazisz zgodę na wysyłkę wiadomości w Twoim imieniu. Fakturnia nie poznaje hasła do Twojej skrzynki.

Wersja przeglądarkowa:

Po zakończeniu autoryzacji wrócisz na stronę kont pocztowych, a nowe konto pojawi się na liście.

Wersja mobilna:

Autoryzacja odbywa się w przeglądarce. Po potwierdzeniu dostępu wróć do aplikacji, lista kont odświeży się automatycznie.

### Jak dodać skrzynkę SMTP

Dowolną inną skrzynkę (na przykład Interia, Onet, WP, o2 czy poczta we własnej domenie) podłączysz przez SMTP:

1. Kliknij *"Dodaj konto pocztowe"* i wybierz rodzaj *"Inne (SMTP)"*.
2. Wprowadź *"Adres email"* skrzynki. Dla znanych dostawców poczty serwer i port uzupełnią się automatycznie.
3. Wprowadź *"Hasło"* do skrzynki oraz, jeśli nie uzupełniły się same, *"Serwer SMTP"* i *"Port"*.
4. Kliknij *"Dodaj i zweryfikuj"*.

Po zapisaniu aplikacja wyśle na podany adres wiadomość testową. Jeżeli dotrze poprawnie, konto otrzyma status *"Zweryfikowane"* i będzie gotowe do wysyłki dokumentów. W razie błędu sprawdź hasło oraz ustawienia serwera i spróbuj ponownie.

Uwaga: Gmail podłączony przez SMTP wymaga hasła do aplikacji (zwykłe hasło nie zadziała), a konta Microsoft dodatkowej konfiguracji. Dla tych skrzynek wygodniej wybrać tryb *"Gmail"* lub *"Outlook"* i zalogować się u dostawcy.

### Statusy konta

- *"Zweryfikowane"*: konto działa i dokumenty wychodzą z Twojego adresu.
- *"Niezweryfikowane"*: konto czeka na poprawną weryfikację, wiadomości nie są z niego wysyłane.
- *"Wystąpił błąd"*: ostatnia wysyłka się nie powiodła. Dokumenty do czasu naprawy wychodzą z adresu systemowego Fakturni, więc żadna wiadomość nie przepada. Popraw ustawienia konta lub użyj opcji *"Wyślij wiadomość testową"*, aby zweryfikować je ponownie.

### Konto domyślne

Wiadomości z dokumentami wychodzą z konta oznaczonego jako *"Domyślne"*. Aby zmienić konto domyślne, otwórz menu przy wybranym koncie i wybierz *"Ustaw jako domyślne"*.

### Nadawca w historii dokumentu

Po wysłaniu dokumentu w jego historii zobaczysz wpis *"Wysłano z Twojej skrzynki"* wraz z logo dostawcy i adresem, z którego wyszła wiadomość. Dzięki temu zawsze wiesz, którą skrzynką dotarł dokument do kontrahenta.

Informacja: Jeżeli korzystasz z [kont pracowniczych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), dostęp do modułu wymaga uprawnienia *"Konfiguracja kont pocztowych"*.

### Zobacz też

- [Wysyłanie dokumentów e-mailem](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wysylanie-dokumentow-email)
- [Dokumenty cykliczne](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne)

## Konto

Ścieżka: Konto
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto

W tej sekcji znajdziesz wszystko, co dotyczy bezpieczeństwa i zarządzania Twoim kontem: zmianę hasła i adresu e-mail, weryfikację dwuetapową, zalogowane urządzenia, powiązane konta, aktywność konta oraz odzyskiwanie i usuwanie konta.

### Gdzie znajdziesz ustawienia konta

Wersja przeglądarkowa:

Ustawienia konta dostępne są pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo). Możesz też kliknąć swój awatar w prawym górnym rogu i wybrać pozycję *"Moje konto"*. Pozycja *"Ustawienia"* w tym samym menu to co innego: prowadzi do ustawień aplikacji pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia](https://app.fakturnia.pl/konto/ustawienia), opisanych w sekcji [Ustawienia](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto**. Znajdziesz tam sekcje z danymi konta oraz sekcję **Bezpieczeństwo**.

### Artykuły w tej sekcji

- [Zmiana hasła](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-hasla)
- [Zmiana adresu e-mail](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-adresu-email)
- [Weryfikacja dwuetapowa](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa)
- [Urządzenia](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/urzadzenia)
- [Powiązane konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/powiazane-konta)
- [Aktywność konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/aktywnosc-konta)
- [Odzyskiwanie konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/odzyskiwanie-konta)
- [Usuwanie konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/usuwanie-konta)

## Zmiana hasła

Ścieżka: Konto > Zmiana hasła
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-hasla

Hasło warto zmienić od razu, gdy podejrzewasz, że mogło zostać ujawnione, albo gdy osoby niepowołane mogły uzyskać dostęp do Twojego konta.

### Gdzie zmienisz hasło

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo) i znajdź sekcję *"Zmień hasło"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Zmiana hasła**.

### Jak zmienić hasło

1. Wprowadź aktualne hasło, którym logujesz się do konta.
2. Wprowadź nowe hasło.
3. Powtórz nowe hasło.
4. Zatwierdź formularz przyciskiem *"Ustaw nowe hasło"*.

Informacja: Nowe hasło powinno mieć co najmniej 8 znaków. Zalecamy połączenie małych i dużych liter, cyfr oraz znaków specjalnych.

Po zmianie hasła otrzymasz potwierdzenie na adres e-mail przypisany do konta.

### Najczęstsze problemy

- **Nie pamiętasz aktualnego hasła**: skorzystaj z [odzyskiwania konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/odzyskiwanie-konta), aby ustawić nowe hasło przez link wysłany na e-mail.
- **Logujesz się przez Google lub Apple**: Twoje konto nie używa hasła Fakturni. Hasłem zarządzasz u swojego dostawcy.

### Zobacz też

- [Weryfikacja dwuetapowa](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa)
- [Urządzenia](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/urzadzenia)

## Zmiana adresu e-mail

Ścieżka: Konto > Zmiana adresu e-mail
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-adresu-email

Adres e-mail przypisany do konta służy do logowania i odbierania powiadomień. Możesz go zmienić w każdej chwili, na przykład gdy tracisz dostęp do starej skrzynki pocztowej.

### Gdzie zmienisz adres e-mail

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo) i znajdź sekcję *"Zmień adres e-mail"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Zmiana adresu e-mail**.

### Jak zmienić adres e-mail

1. Wprowadź nowy adres e-mail.
2. Powtórz nowy adres e-mail.
3. Podaj swoje hasło do konta, aby potwierdzić zmianę.
4. Zatwierdź formularz przyciskiem *"Zmień email"*.

Uwaga: Upewnij się, że nowy adres jest poprawny i masz do niego dostęp. Po zmianie to on będzie służył do logowania i odzyskiwania konta.

Po zmianie otrzymasz potwierdzenie zarówno na dotychczasowy, jak i na nowy adres e-mail.

### Zobacz też

- [Zmiana hasła](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-hasla)
- [Odzyskiwanie konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/odzyskiwanie-konta)

## Weryfikacja dwuetapowa

Ścieżka: Konto > Weryfikacja dwuetapowa
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa

Weryfikacja dwuetapowa (2FA) to dodatkowa warstwa ochrony konta. Po jej włączeniu, oprócz hasła, przy logowaniu podasz jednorazowy kod. Nawet jeśli ktoś pozna Twoje hasło, nie zaloguje się bez kodu.

Informacja: Weryfikacja dwuetapowa dotyczy wyłącznie logowania hasłem. Logowanie przez Google i Apple celowo jej nie wymaga, bo korzysta z zabezpieczeń Twojego dostawcy. Jeśli logujesz się przez Google lub Apple, włącz weryfikację dwuetapową u dostawcy.

### Gdzie znajdziesz weryfikację dwuetapową

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo) i znajdź sekcję *"Weryfikacja dwuetapowa (2FA)"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Weryfikacja dwuetapowa (2FA)**. Pozycja znajduje się w sekcji **Bezpieczeństwo**.

### Dostępne metody

- **Aplikacja uwierzytelniająca**: kody generuje aplikacja TOTP na Twoim telefonie, na przykład Google Authenticator lub Microsoft Authenticator. To zalecana, najbezpieczniejsza metoda, działa też bez dostępu do internetu.
- **Kod e-mail**: jednorazowy kod przychodzi na adres e-mail przypisany do konta.

### Jak włączyć weryfikację przez aplikację uwierzytelniającą

1. Wybierz metodę *"Aplikacja uwierzytelniająca"* i kliknij przycisk *"Włącz weryfikację"*.
2. Zeskanuj wyświetlony kod QR aplikacją uwierzytelniającą na telefonie.
3. Jeżeli nie możesz zeskanować kodu, kliknij *"Pokaż klucz ręczny"* i przepisz klucz do aplikacji.
4. Wprowadź 6-cyfrowy kod z aplikacji, aby potwierdzić konfigurację.
5. Zapisz wyświetlone klucze odzyskiwania i potwierdź przyciskiem *"Zapisałem klucze"*.

### Jak włączyć weryfikację kodem e-mail

1. Wybierz metodę *"Kod e-mail"* i kliknij przycisk *"Włącz weryfikację"*.
2. Wprowadź kod, który otrzymasz na swój adres e-mail.
3. Zapisz wyświetlone klucze odzyskiwania.

### Klucze odzyskiwania

Przy włączaniu weryfikacji otrzymasz zestaw jednorazowych kluczy odzyskiwania. Pozwalają one zalogować się, gdy stracisz dostęp do aplikacji uwierzytelniającej lub skrzynki e-mail. Każdy klucz działa tylko raz.

Uwaga: Przechowuj klucze odzyskiwania w bezpiecznym miejscu, na przykład w menedżerze haseł. Bez nich utrata telefonu z aplikacją uwierzytelniającą może oznaczać utratę dostępu do konta.

### Jak wyłączyć weryfikację dwuetapową

W tej samej sekcji kliknij przycisk *"Wyłącz weryfikację dwuetapową"* i potwierdź operację hasłem do konta.

### Zobacz też

- [Zmiana hasła](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-hasla)
- [Urządzenia](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/urzadzenia)

## Urządzenia

Ścieżka: Konto > Urządzenia
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/urzadzenia

W sekcji urządzeń sprawdzisz, na jakich urządzeniach Twoje konto jest zalogowane, i odbierzesz dostęp tym, których nie rozpoznajesz. To dobre miejsce do okresowej kontroli bezpieczeństwa.

### Gdzie znajdziesz listę urządzeń

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/urzadzenia](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/urzadzenia).

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Urządzenia**.

### Co widać na liście

Każda pozycja to urządzenie lub przeglądarka, w której zalogowano się na Twoje konto, wraz z informacją o ostatnim logowaniu. Dzięki temu łatwo wychwycisz logowania, których nie rozpoznajesz.

### Jak odebrać dostęp urządzeniu

Przy urządzeniu, które chcesz wylogować, użyj opcji odebrania dostępu. Urządzenie zostanie wylogowane i przy następnej próbie wejścia na konto będzie wymagało ponownego logowania.

Uwaga: Jeżeli widzisz urządzenie, którego nie rozpoznajesz, odbierz mu dostęp, a następnie od razu [zmień hasło](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-hasla) i rozważ włączenie [weryfikacji dwuetapowej](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa).

### Zobacz też

- [Weryfikacja dwuetapowa](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa)
- [Zmiana hasła](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-hasla)

## Powiązane konta

Ścieżka: Konto > Powiązane konta
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/powiazane-konta

Jeżeli prowadzisz kilka działalności, możesz powiązać ze sobą ich konta w Fakturni i przełączać się między nimi jednym kliknięciem, bez wylogowywania i ponownego logowania.

### Jak działa powiązanie

- Możesz powiązać do **10 kont**.
- Powiązanie jest dwustronne: drugie konto również zobaczy Twoje konto na swojej liście.
- Każde konto pozostaje osobnym kontem z własnymi dokumentami, kontrahentami i ustawieniami.

### Gdzie znajdziesz powiązane konta

Wersja przeglądarkowa:

Kliknij swój awatar w prawym górnym rogu. Gdy masz już powiązane konta, w menu pojawia się pozycja *"Przełącz konto"* z listą kont do szybkiego przełączenia oraz pozycja *"Zarządzaj kontami"* (bez powiązań: *"Dodaj/zarządzaj kontami"*), która otwiera okno *"Twoje konta"*. W tym oknie zarządzasz powiązaniami.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Powiązane konta**, aby otworzyć okno *"Twoje konta"*. Powiązane konta masz też pod ręką bezpośrednio na ekranie **Więcej**: w karcie *"Moje konto"* wiersz *"Pokaż więcej kont"* rozwija listę kont do przełączenia, a pod nią jest wiersz *"Dodaj kolejne konto"* (gdy nie masz jeszcze powiązań: *"Dodaj konto"*).

### Jak powiązać kolejne konto

1. Otwórz okno *"Twoje konta"* i naciśnij przycisk *"Powiąż konto"* (gdy masz już powiązania: *"Powiąż kolejne konto"*). Okno przełączy się na widok *"Powiąż konto"*.
2. Wprowadź adres e-mail i hasło konta, które chcesz powiązać.
3. Jeżeli powiązywane konto ma włączoną weryfikację dwuetapową, podaj również kod weryfikacyjny.
4. Zatwierdź przyciskiem *"Powiąż konto"*. Konto pojawi się na liście powiązanych.

Wersja przeglądarkowa:

Okno *"Twoje konta"* otworzysz z menu awatara pozycją *"Zarządzaj kontami"* lub *"Dodaj/zarządzaj kontami"*.

Wersja mobilna:

Wiersz *"Dodaj kolejne konto"* (lub *"Dodaj konto"*) na ekranie **Więcej** otwiera od razu formularz *"Powiąż konto"*.

### Jak przełączyć się między kontami

Wersja przeglądarkowa:

W oknie *"Twoje konta"* kliknij przycisk *"Przełącz"* przy koncie, na które chcesz się przełączyć, albo wybierz konto z listy w menu awatara, w pozycji *"Przełącz konto"*. Aplikacja przeloguje Cię bez podawania hasła.

Wersja mobilna:

W oknie *"Twoje konta"* albo na rozwiniętej liście na ekranie **Więcej** dotknij konto, na które chcesz się przełączyć. Aplikacja przeloguje Cię bez podawania hasła.

### Zobacz też

- [Weryfikacja dwuetapowa](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa)
- [Urządzenia](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/urzadzenia)

## Aktywność konta

Ścieżka: Konto > Aktywność konta
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/aktywnosc-konta

Aktywność konta to wspólna oś czasu wszystkich działań na Twoim koncie: logowań, operacji na dokumentach, ruchów magazynowych i zmian samego konta. Obejmuje zarówno Twoje działania, jak i działania wszystkich pracowników, dzięki czemu w jednym miejscu sprawdzisz, kto i kiedy wykonał daną operację.

Informacja: Sekcję widzi wyłącznie właściciel konta: pracownik nie zobaczy jej nawet z pełnymi uprawnieniami.

### Gdzie znajdziesz aktywność konta

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/aktywnosc](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/aktywnosc) lub w sekcji *"Moje konto"* wybierz panel *"Aktywność"*.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto → Aktywność**. Pozycja znajduje się w sekcji **Bezpieczeństwo**, tuż pod **Urządzeniami**.

### Co pokazuje oś czasu

Wpisy są grupowane dniami (*"Dzisiaj"*, *"Wczoraj"*, a dalej pełna data), a przy każdym widać, kto wykonał operację: Ty jako konto główne albo konkretny pracownik. Zakres wpisów wybierasz filtrem:

- *"Wszystko"*: wszystkie zdarzenia z konta na jednej liście,
- *"Logowania"*: logowania właściciela i pracowników,
- *"Dokumenty"*: wystawienie, edycja, usunięcie, wysyłka i pobrania dokumentów, zawsze z numerem dokumentu,
- *"Magazyn"*: dokumenty magazynowe, korekty stanów, zmiany magazynów i ustawień modułu,
- *"Konto"*: zmiany danych i uprawnień pracowników, zmiany hasła, aktywacje i dezaktywacje kont oraz włączanie i wyłączanie weryfikacji dwuetapowej.

Przy wpisach o zmianie uprawnień rozwiniesz listę dodanych i odebranych uprawnień przyciskiem *"Szczegóły"*. Jeżeli dokument, którego dotyczy wpis, został w międzyczasie usunięty, jego numer jest przekreślony i nie otwiera podglądu.

### Filtry i wyszukiwanie

- **Pracownik**: *"Wszyscy"*, *"Konto główne"* (tylko Twoje własne działania) albo wybrany pracownik. Przy większym zespole lista pracowników zamienia się w wyszukiwarkę.
- **Zakres dat**: szybkie przedziały *"Dzisiaj"*, *"Ostatnie 7 dni"*, *"Ten miesiąc"*, *"Ostatnie 30 dni"* i *"Poprzedni miesiąc"* albo własne daty *"Od"* i *"Do"*.
- **Szukaj**: numer dokumentu albo imię i nazwisko pracownika.

Wersja przeglądarkowa:

Filtry znajdują się na pasku po prawej stronie osi czasu. Na węższym ekranie otworzysz je przyciskiem z ikoną filtra (*"Pokaż filtry"*), a liczba aktywnych filtrów jest widoczna na plakietce. Przycisk *"Wyczyść filtry"* przywraca pełną listę.

Wersja mobilna:

Zakres przełączysz przyciskami pod nagłówkiem ekranu, wyszukiwarkę otworzysz ikoną lupy, a pracownika i zakres dat ustawisz w oknie *"Filtry"* (ikona filtra w nagłówku) i zatwierdzisz przyciskiem *"Zastosuj filtry"*.

### Doczytywanie starszych wpisów

Lista wczytuje 30 najnowszych wpisów, a kolejne doczytuje automatycznie w miarę przewijania w dół. Gdy dojdziesz do końca, zobaczysz komunikat *"To już wszystkie wpisy."*. Zmiana filtra lub wyszukiwanego tekstu zawsze zaczyna listę od nowa.

Informacja: Wpisy o logowaniach i zmianach konta są przechowywane przez 12 miesięcy.

### Czym różni się od historii aktywności pracownika

[Historia aktywności pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/historia-aktywnosci-pracownika) pokazuje wpisy jednego konta pracowniczego i otwierasz ją z listy pracowników. Aktywność konta obejmuje całe konto: Twoje własne działania i działania wszystkich pracowników na jednej osi czasu, z filtrem pracownika, zakresem dat i wyszukiwarką. Jeżeli nie masz kont pracowniczych, aktywność konta pełni rolę dziennika Twoich własnych logowań i operacji.

### Zobacz też

- [Historia aktywności pracownika](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze/historia-aktywnosci-pracownika)
- [Konta pracownicze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze)
- [Urządzenia](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/urzadzenia)

## Odzyskiwanie konta

Ścieżka: Konto > Odzyskiwanie konta
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/odzyskiwanie-konta

Jeżeli nie pamiętasz hasła lub utraciłeś dostęp do konta, możesz je odzyskać przez link wysłany na adres e-mail przypisany do konta.

### Gdzie odzyskasz konto

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/przypomnij-haslo](https://app.fakturnia.pl/przypomnij-haslo). Link do tej strony znajdziesz też na ekranie logowania.

Wersja mobilna:

Na ekranie logowania w aplikacji wybierz opcję przypomnienia hasła.

### Jak odzyskać dostęp do konta

1. Wprowadź adres e-mail przypisany do konta, które chcesz odzyskać.
2. Kliknij przycisk *"Odzyskaj dostęp"*.
3. Zaloguj się na swoją pocztę i otwórz wiadomość od Fakturni.
4. Kliknij link z wiadomości. Przeniesie Cię on do strony ustawiania nowego hasła.
5. Wprowadź nowe hasło i powtórz je.
6. Zatwierdź przyciskiem *"Ustaw nowe hasło"*.

Informacja: Wiadomość z linkiem powinna dotrzeć w ciągu kilku minut, w zależności od dostawcy poczty. Sprawdź też folder SPAM.

Po ustawieniu nowego hasła otrzymasz wiadomość potwierdzającą odzyskanie konta.

### Najczęstsze problemy

- **Konto założone przez Google lub Apple**: nie ma hasła Fakturni do zresetowania. Zaloguj się przyciskiem Google lub Apple na ekranie logowania.
- **Brak dostępu do skrzynki e-mail**: bez dostępu do poczty nie da się samodzielnie odzyskać konta. Skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@fakturnia.pl.

### Zobacz też

- [Zmiana hasła](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-hasla)
- [Zmiana adresu e-mail](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/zmiana-adresu-email)

## Usuwanie konta

Ścieżka: Konto > Usuwanie konta
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/konto/usuwanie-konta

Konto w Fakturni możesz usunąć samodzielnie. Operacja jest nieodwracalna, dlatego przed jej wykonaniem upewnij się, że masz zabezpieczone wszystkie potrzebne dokumenty.

Ostrzeżenie: Usunięcie konta jest trwałe. Stracisz dostęp do wystawionych dokumentów, bazy kontrahentów i produktów oraz konfiguracji konta.

### Zanim usuniesz konto

- Pobierz dokumenty (PDF), które mogą być Ci potrzebne, na przykład do celów księgowych i podatkowych. Pamiętaj, że przepisy wymagają przechowywania faktur przez określony czas.
- Jeżeli korzystasz z [powiązanych kont](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/powiazane-konta), usunięcie dotyczy tylko tego konta, na którym wykonasz operację. Powiązania z pozostałymi kontami zostają usunięte po obu stronach.
- Jeżeli masz [konta pracownicze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze), zostaną one dezaktywowane i ukryte razem z Twoim kontem. Pracownicy stracą dostęp natychmiast, a ich adresy e-mail wracają do puli: były pracownik może założyć na taki adres własne konto w Fakturni albo zostać pracownikiem u innego właściciela. Zdjęcia profilowe pracowników zostają usunięte.
- Jeżeli konto jest połączone z KSeF, połączenie zostanie rozłączone, a zapisane tokeny i certyfikat usunięte.

### Gdzie usuniesz konto

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo](https://app.fakturnia.pl/konto/moje-konto/bezpieczenstwo) i znajdź sekcję *"Usuń konto"* na dole strony.

Wersja mobilna:

Wybierz **Więcej → Moje konto** i przewiń do sekcji **Niebezpieczna strefa**, w której znajduje się opcja **Usuń konto**.

### Jak usunąć konto

Wersja przeglądarkowa:

1. W sekcji *"Usuń konto"* kliknij przycisk *"Usuń konto"*.
2. W oknie *"Potwierdzenie usunięcia konta"* przeczytaj ostrzeżenie i potwierdź przyciskiem *"Usuń konto"* (lub zrezygnuj przyciskiem *"Anuluj"*).

Wersja mobilna:

1. Na ekranie **Usuń konto** przeczytaj ostrzeżenie i zaznacz pole *"Rozumiem, że tej operacji nie można cofnąć."*. Dopiero wtedy przycisk *"Usuń konto"* stanie się aktywny.
2. Naciśnij *"Usuń konto"* i potwierdź operację w oknie *"Potwierdzenie usunięcia konta"*.

Usunięcie nie wymaga ponownego podania hasła, dlatego przed potwierdzeniem upewnij się, że wybrałeś właściwe konto (nazwa i adres e-mail są widoczne na ekranie *"Moje konto"*).

### Co dzieje się po usunięciu

- Zostajesz wylogowany, a wszystkie sesje konta, Twoje i pracowników, na wszystkich urządzeniach kończą się natychmiast. Lista urządzeń zostaje wyczyszczona.
- Subskrypcje powiadomień push w przeglądarce i na telefonie zostają odpięte od konta. Jeżeli ta sama przeglądarka odbiera powiadomienia innych powiązanych kont, te konta dostają je nadal.
- Adres e-mail konta zostaje zwolniony i możesz użyć go ponownie przy rejestracji nowego konta. Logowanie przez Google i Apple zostaje odłączone.
- Na dotychczasowy adres e-mail otrzymasz wiadomość potwierdzającą usunięcie konta.

### Zobacz też

- [Odzyskiwanie konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/odzyskiwanie-konta)

## Inne

Ścieżka: Inne
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/inne

W tej sekcji znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania oraz informacje o integracjach z Fakturnią.

### Artykuły w tej sekcji

- [Często zadawane pytania](https://pomoc.fakturnia.pl/inne/czesto-zadawane-pytania)
- [API i integracje](https://pomoc.fakturnia.pl/inne/api-i-integracje)

## Często zadawane pytania

Ścieżka: Inne > Często zadawane pytania
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/inne/czesto-zadawane-pytania

Zebraliśmy tu odpowiedzi na pytania, które najczęściej dostajemy od użytkowników. Jeżeli nie znajdziesz odpowiedzi na swoje pytanie, napisz do nas na kontakt@fakturnia.pl.

### Czy Fakturnia integruje się z KSeF?

Tak, Fakturnia integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i łączy się z systemem Ministerstwa Finansów w celu wysyłania faktur ustrukturyzowanych.

Integracja pozwala na:

- wysyłanie faktur do KSeF bezpośrednio z aplikacji,
- automatyczne odbieranie faktur kosztowych z KSeF,
- śledzenie statusów faktur w jednym miejscu.

Dzięki temu zarządzasz dokumentami bez logowania się do rządowej aplikacji KSeF. Zacznij od artykułu [Konfiguracja KSeF](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ksef/konfiguracja-ksef).

### Czy jest dostępna aplikacja mobilna?

Tak, aplikacja Fakturnia jest dostępna na urządzenia mobilne. Pobierzesz ją z oficjalnych sklepów: App Store (iOS) i Google Play (Android).

[Pobierz z App Store](https://apps.apple.com/pl/app/fakturnia-pl-wystaw-faktury/id6746215170)
[Pobierz z Google Play](https://play.google.com/store/apps/details?id=io.fakturnia.mobile)

Więcej w artykule [Aplikacja mobilna](https://pomoc.fakturnia.pl/pierwsze-kroki/aplikacja-mobilna).

### Czy mogę wystawić fakturę z procedurą marży?

Tak. Na formularzu dokumentu przejdź do sekcji *"Adnotacje"*, zaznacz opcję *"Procedura marży"* i wybierz jej rodzaj. Możesz też ustawić procedurę marży jako domyślną dla wszystkich nowych dokumentów, zobacz [Automatyczne adnotacje](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/automatyczne-adnotacje).

### Czy mogę wystawić fakturę z mechanizmem podzielonej płatności (MPP)?

Tak. Na formularzu dokumentu, w sekcji *"Adnotacje"*, zaznacz opcję *"Mechanizm podzielonej płatności"* i wybierz *"Konto VAT"*. Konto VAT oznaczysz wcześniej w swoich [kontach bankowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-bankowe). Szczegóły w artykule [Adnotacje na fakturze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/adnotacje-na-fakturze).

### Jak wystawić fakturę do paragonu?

Wystaw zwykłą fakturę VAT i w sekcji *"Informacje dodatkowe"* zaznacz pole *"Faktura do paragonu"* (FP). Instrukcja krok po kroku: [Faktura do paragonu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/wystawianie-dokumentow/faktura-do-paragonu).

### Dlaczego logowanie przez Google lub Apple nie pyta o kod 2FA?

To celowe działanie. Weryfikacja dwuetapowa w Fakturni dotyczy logowania hasłem. Logowanie przez Google i Apple korzysta z zabezpieczeń tych dostawców, w tym z ich własnej weryfikacji dwuetapowej. Więcej w artykule [Weryfikacja dwuetapowa](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/weryfikacja-dwuetapowa).

### Czy dostępne są konta pracownicze?

Tak.
Możesz utworzyć do 20 kont pracowniczych: każdy pracownik loguje się własnym adresem e-mail i hasłem oraz widzi tylko te moduły, na które mu pozwolisz. Zobacz [Konta pracownicze](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/konta-pracownicze). Jeżeli prowadzisz kilka firm, sprawdź też [powiązane konta](https://pomoc.fakturnia.pl/konto/powiazane-konta), które pozwalają szybko przełączać się między kontami.

### Czy mogę ustawić automatyczne wystawianie faktur co miesiąc?

Tak, służą do tego [dokumenty cykliczne](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/dokumenty-cykliczne). Ustawiasz regułę raz (na przykład abonament albo najem), a dokumenty generują się same według harmonogramu: automatycznie, jako szkic do akceptacji albo jako samo przypomnienie.

### Czy Fakturnia obsługuje magazyn?

Tak. [Moduł magazynu](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/magazyn) prowadzi stany magazynowe razem z fakturami: wystawisz dokumenty WZ, PZ, PW, RW i MM, zrobisz inwentaryzację i przypilnujesz stanów minimalnych. Do faktury sprzedaży wystawisz WZ jednym kliknięciem.

### Czy dokumenty mogą wychodzić z mojego adresu e-mail?

Tak. Podłącz własną skrzynkę (Gmail, Outlook lub dowolny serwer SMTP) w [kontach pocztowych](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/ustawienia/konta-pocztowe), a dokumenty wysyłane e-mailem będą trafiać do odbiorców bezpośrednio z Twojego adresu.

### Czy Fakturnia ma API?

Tak, Fakturnia udostępnia REST API oraz webhooki. Zarządzanie kluczami i integracjami znajdziesz w aplikacji internetowej, w zakładce *"Integracje"* pod adresem [https://app.fakturnia.pl/konto/integracje](https://app.fakturnia.pl/konto/integracje). Zakładka jest dostępna wyłącznie dla właściciela konta (pracownicy jej nie widzą).
Aplikacja mobilna nie ma ekranu integracji. Pełną dokumentację techniczną znajdziesz na [developers.fakturnia.pl](https://developers.fakturnia.pl). Więcej w artykule [API i integracje](https://pomoc.fakturnia.pl/inne/api-i-integracje).

### Usunąłem dokument przez pomyłkę. Czy da się go odzyskać?

Z poziomu aplikacji nie, ale skontaktuj się z nami niezwłocznie na kontakt@fakturnia.pl. Możemy przywrócić dokument do 2 miesięcy od usunięcia. Zobacz [Usuwanie dokumentów](https://pomoc.fakturnia.pl/baza-wiedzy/dokumenty/usuwanie-dokumentow).

## API i integracje

Ścieżka: Inne > API i integracje
URL: https://pomoc.fakturnia.pl/inne/api-i-integracje

Fakturnia udostępnia REST API oraz webhooki, dzięki którym połączysz aplikację z własnym sklepem, systemem księgowym lub innym oprogramowaniem. Możesz na przykład automatycznie wystawiać faktury po złożeniu zamówienia w sklepie internetowym.

### Gdzie znajdziesz integracje

Wersja przeglądarkowa:

Przejdź pod adres [https://app.fakturnia.pl/konto/integracje](https://app.fakturnia.pl/konto/integracje) lub wybierz *"Integracje"* w menu. Sekcja jest dostępna wyłącznie dla właściciela konta: pracownik nie zobaczy jej w menu ani nie otworzy z adresu. Moduł REST API ma trzy zakładki: *"Konta API"* (klucze dostępu), *"Webhooki"* oraz *"Logi API"* (podgląd zapytań wysłanych do API).

Wersja mobilna:

Moduł integracji dostępny jest wyłącznie w wersji przeglądarkowej.

### Co umożliwia API

- wystawianie i pobieranie dokumentów,
- zarządzanie kontrahentami i produktami,
- powiadomienia o zdarzeniach przez webhooki (na przykład o wystawieniu dokumentu).

### Webhooki

Webhook to adres w Twoim systemie, na który Fakturnia wysyła powiadomienie o wybranych zdarzeniach. Adres jest sprawdzany przy każdym zapisie webhooka: musi zaczynać się od http lub https i prowadzić do publicznie dostępnego serwera. Adresy lokalne (na przykład localhost) oraz prywatne lub zarezerwowane adresy IP są odrzucane, podobnie jak nazwy domen, których nie da się rozwiązać w DNS.

### Dokumentacja dla programistów

Pełna dokumentacja techniczna API, wraz z opisem endpointów, przykładami zapytań i instrukcją autoryzacji, znajduje się na portalu deweloperskim: [https://developers.fakturnia.pl](https://developers.fakturnia.pl).

Informacja: Klucz API daje dostęp do danych Twojego konta. Traktuj go jak hasło: nie publikuj go i nie udostępniaj osobom trzecim.

### Zobacz też

- [Często zadawane pytania](https://pomoc.fakturnia.pl/inne/czesto-zadawane-pytania)

## Powiązane zasoby

- [Strona główna Fakturnia.pl](https://fakturnia.pl/): Program do wystawiania faktur online z integracją KSeF
- [Dokumentacja dla deweloperów](https://developers.fakturnia.pl/): REST API, webhooki i integracje techniczne
- [Mapa strony](https://pomoc.fakturnia.pl/sitemap.xml): Lista wszystkich adresów centrum pomocy
- [Skrócony indeks](https://pomoc.fakturnia.pl/llms.txt): Lista artykułów z krótkimi opisami